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Políticas organizacionais: por que e como implementar na sua empresa

13 de novembro de 2023 / Consultoria / por Comunicação Krypton BPO

As políticas organizacionais desempenham um papel crucial na tomada de decisões em todos os níveis da organização. Quando os colaboradores e gestores são confrontados com dilemas éticos ou situações complexas, as políticas podem servir como um guia confiável.

Ao ter diretrizes claras à disposição, os tomadores de decisão podem avaliar a situação em relação às políticas existentes, garantindo que suas ações estejam alinhadas com os valores e objetivos da organização.

Isso não apenas facilita a tomada de decisões, mas também ajuda a evitar conflitos de interesse e comportamentos antiéticos. Quando os funcionários têm conhecimento das políticas e sabem que a liderança está comprometida em segui-las, eles se sentem mais seguros ao denunciar irregularidades ou problemas, sabendo que as políticas serão aplicadas de maneira justa e consistente.

Para entender melhor o conceito de políticas organizacionais, é importante examinar os elementos-chave envolvidos e como elas são essenciais na promoção da consistência, na gestão de riscos e na garantia de que a organização funcione de acordo com seus objetivos e valores, pois são documentos formais que delineiam regras, regulamentos e diretrizes que orientam o comportamento ético e as ações dos membros dentro da organização.

As políticas podem abranger uma ampla variedade de áreas, desde recursos humanos e finanças até operações e ética empresarial, e têm diversos objetivos que incluem:

  • Padronização: estabelecem padrões uniformes de comportamento e operação dentro da organização, garantindo consistência e eficiência;
  • Gestão de Riscos: ao definir regras claras, as políticas ajudam a minimizar riscos e a evitar comportamentos imprudentes ou ilegais;
  • Orientação: orientam os funcionários sobre como lidar com situações específicas, fornecendo diretrizes para ação;
  • Reforço da Cultura Organizacional: refletem o propósito, os valores e princípios da organização, demonstrando seu comprometimento com a ética e a integridade.

Abaixo, temos os elementos que geralmente estão inclusos nas políticas organizacionais das empresas. São eles:

  • Título: claro e que descreve o assunto da política;
  • Objetivo: uma declaração que explica o propósito da política;
  • Escopo: define a quem a política se aplica e em quais situações;
  • Responsabilidades: indica quem é responsável pela implementação e fiscalização da política;
  • Procedimentos: descreve os passos específicos devem ser seguidos para cumprir a política;
  • Conformidade e Penalidades: informa as consequências para o não cumprimento da política;
  • Data de Revisão: especifica quando a política será revisada e atualizada, se necessário.

Tipos de Políticas Organizacionais

Existem diversos tipos de políticas organizacionais, cada um adaptado a diferentes áreas e necessidades da organização. Abaixo, destacamos cinco dos mais comuns:

1. Políticas de Recursos Humanos

  • Recrutamento e Seleção: define os critérios e o processo de contratação de novos colaboradores;
  • Igualdade de Oportunidades: farante a igualdade de oportunidades para todos os colaboradores, independentemente de raça, gênero, idade, entre outros;
  • Desenvolvimento de Carreira: estabelece diretrizes para o desenvolvimento profissional e o avanço dos colaboradores na organização;
  • Remuneração: é uma estratégia utilizada pelas empresas que determina critérios referentes a salários e benefícios que o colaborador pode receber;
  • Benefícios: estabelece todos os critérios e regras para a concessão dos benefícios corporativos, além de servir, também, como um manual para os colaboradores da empresa;
  • Avaliação de Desempenho: é um conjunto de diretrizes e procedimentos estabelecidos por uma organização para avaliar o desempenho dos colaboradores, definindo critérios de avaliação, métodos, prazos, responsabilidades, feedback e tomada de decisão;
  • Admissão e Demissão: conjunto de diretrizes que estabelecem critérios e procedimentos para a contratação de novos colaboradores e o término de contratos de trabalho de funcionários existentes em uma organização;
  • ESG: são práticas adotadas pelas organizações para promover a sustentabilidade ambiental, responsabilidade social e boas práticas de governança corporativa.

2. Políticas Financeiras

  • Orçamento: estabelece regras para o planejamento e a alocação de recursos financeiros;
  • Controle de Despesas: define limites e procedimentos para controle de gastos;
  • Auditoria Interna: regula as atividades de auditoria para garantir a integridade financeira da organização.

3. Políticas de Ética Empresarial

  • Código de Conduta: define os padrões éticos e comportamentais esperados dos funcionários;
  • Anticorrupção: estabelece diretrizes para prevenir a corrupção e o suborno dentro da organização.

4. Políticas de Segurança e Saúde no Trabalho

  • Segurança no Trabalho: define procedimentos para garantir a segurança dos funcionários;
  • Saúde no Trabalho: estabelece diretrizes para promover a saúde dos funcionários.

5. Políticas Ambientais

  • Sustentabilidade: define o compromisso da organização com a sustentabilidade ambiental e práticas responsáveis;
  • Gerenciamento de Resíduos: regula a gestão adequada de resíduos e poluição.

Um ponto fundamental é evitar políticas desnecessárias. Embora seja crucial reconhecer a importância e a relevância das políticas para garantir a coesão nos processos internos e externos, é igualmente essencial entender quando criar uma política faz sentido e quando ela está alinhada com o estágio e a maturidade da sua empresa.

Criar políticas de forma indiscriminada, sem uma justificativa sólida ou uma necessidade real, não contribui para a efetividade no dia a dia. Pelo contrário, pode sobrecarregar a organização com regras excessivas e burocracia desnecessária, dificultando a agilidade e a capacidade de adaptação da empresa às mudanças do mercado. Portanto, é fundamental exercer discernimento na formulação de políticas, priorizando aquelas que realmente agregam valor e contribuem para os objetivos e valores da organização.

Quando as empresas querem comunicar efetivamente as políticas, é fundamental não limitar a divulgação delas apenas à intranet, por isso é crucial estabelecer uma comunicação eficaz e contínua. A comunicação desempenha um papel fundamental na garantia de que todos os membros da organização tenham conhecimento e acesso às políticas e normas da empresa. Além disso, envolver a liderança de forma ativa reforça a aplicação diária das diretrizes estabelecidas.

No entanto, é essencial considerar cuidadosamente o meio de comunicação utilizado para garantir que as políticas alcancem todo o público-alvo. Isso significa avaliar se todos têm acesso fácil às informações, especialmente em empresas que contam com colaboradores e prestadores de serviços que não têm acesso diário a e-mails, intranet, aplicativos e outros canais de comunicação interna. Então, a empresa precisa se certificar de que as políticas são comunicadas de maneira acessível a todos os colaboradores, o que é fundamental para sua efetiva implementação e cumprimento.

Outro ponto importante a que as empresas precisam ficar atentas são as políticas de conformidade regulatória, que em muitos setores e indústrias são uma parte crítica das operações comerciais. Já as políticas organizacionais desempenham um papel importante na garantia de que a empresa atenda a todas as regulamentações e leis aplicáveis.

Por exemplo, em setores altamente regulamentados, como o financeiro e o de saúde, as políticas são frequentemente elaboradas para se adequar a requisitos específicos de conformidade. Elas podem incluir procedimentos rigorosos de auditoria, relatórios financeiros detalhados, medidas de segurança de dados ou diretrizes de privacidade do paciente. A não conformidade com essas políticas pode resultar em multas substanciais, danos à reputação e outras consequências adversas.

Portanto, além de promover a ética e a cultura organizacional, as políticas organizacionais também servem como um meio de garantir que a empresa cumpra todas as obrigações legais e regulatórias, o que é fundamental para manter a licença para operar e evitar litígios.

Para manter a eficácia das políticas, é necessário um compromisso contínuo com a revisão e atualização. À medida que a empresa cresce, novos desafios surgem e o ambiente de negócios muda, as políticas devem acompanhar essas mudanças.

A criação de um processo sistemático de revisão de políticas é fundamental. Isso pode incluir a formação de um comitê ou equipe dedicada à revisão periódica de todas as políticas. A frequência dessa revisão pode variar, dependendo da indústria e das necessidades específicas da organização, mas é importante que seja um processo regular.

Além disso, as políticas devem ser comunicadas de forma eficaz a todos os membros da organização. Isso pode envolver treinamentos regulares, documentos de referência acessíveis e canais de comunicação claros para esclarecimento de dúvidas.

Em última análise, o sucesso na implementação e no cumprimento das políticas organizacionais não está apenas na criação de diretrizes, mas também na maturidade da equipe que as segue. A maturidade e comprometimento da equipe desempenha um papel vital na cultura organizacional e no clima da empresa.

Uma equipe madura é aquela que compreende a importância das políticas, não apenas como um conjunto de regras a serem seguidas, mas como princípios que sustentam a integridade, a ética e a eficácia da organização. Além disso, uma equipe madura está comprometida em garantir que essas políticas sejam respeitadas, entendendo que elas não são limitações arbitrárias, mas sim diretrizes que promovem a coesão, a segurança e o sucesso da organização – também entendendo o momento de revisar, alterar ou até mesmo excluir.

Uma cultura organizacional, que valoriza o cumprimento das políticas não apenas aumenta a eficiência e a transparência, mas também contribui para um clima de trabalho saudável e positivo. Quando os colaboradores têm confiança de que as políticas são aplicadas de maneira justa e consistente, eles se sentem mais seguros e motivados, o que, por sua vez, melhora o desempenho da equipe e a retenção de talentos.

Portanto, ao implementar e comunicar políticas organizacionais, é fundamental também investir no desenvolvimento da equipe. Isso envolve educação, treinamento e uma abordagem aberta para esclarecimento de dúvidas e preocupações.

A evolução da liderança e colaboradores não apenas facilita o cumprimento das políticas, mas também fortalece os alicerces de uma cultura organizacional sólida e um clima empresarial positivo, contribuindo para o sucesso a longo prazo da organização. Lembre-se de que as políticas são tão eficazes quanto a equipe que as apoia e segue com responsabilidade e comprometimento.

Fonte: Administradores

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