Com a disseminação do novo coronavírus, causador da doença covid-19, empresas de todo o mundo estão orientando que seus funcionários façam home office. A medida serve para evitar a propagação do vírus. No entanto, se para algumas pessoas trabalhar de casa é uma tarefa fácil, para outras pode ser um desafio ― principalmente para os que ocupam um cargo de liderança. Para preparar os gestores e ajudá-los a lidar com a situação, o BCG (Boston Consulting Group), desenvolveu um manual. Confira as principais dicas:

1. Diga quais são as expectativas que você espera
Esclareça o que você espera de seus funcionários durante esse período de trabalho remoto. E claro, crie uma rotina que seja produtiva. Ofereça, por exemplo, ferramentas para organizar o planejamento e execução do trabalho, a produtividade e as entregas. É importante que os funcionários tenham formas fáceis de entrar em contato com outros consultores, equipes e departamentos.

2. Estabeleça normas de trabalho e de tecnologia
Diga aos funcionários qual horário de trabalho cada um deve cumprir e organize os intervalos para almoço. Além disso, alinhe as expectativas sobre tempo de resposta (por exemplo, e-mail respondido em até 30 minutos).
Se você pretende fazer reuniões à distância, avise quais tecnologias pretende usar: telefone, mensagem instantânea ou videoconferência. Se for algum projeto que exige a participação de todos durante o horário comercial, avise-os que será necessário permanecer em uma “sala da equipe” ao vivo durante o período de trabalho.

3. Diga aos funcionários que é preciso criar uma nova rotina
Para os funcionários que não têm costume de trabalhar de casa, pode ser muito difícil estabelecer limites entre o trabalho e a vida pessoal. Portanto, é preciso criar uma nova rotina. O profissional deve acordar, levantar e se preparar como se fosse ao escritório. Depois, estabelecer um local de trabalho que não seja o quarto ou o sofá. Além disso, deve ser um ambiente em que os outros membros da família não estejam por perto. É importante também fazer pausas. “Quando trabalhamos em um escritório, costumamos sair para tomar um café ou levantar da mesa”, diz o relatório. O mesmo deve ser feito em casa. O profissional deve levantar-se, caminhar e tomar um café. “Se as pausas não forem feitas, o profissional ficará esgotado”, afirma o manual.

4. Mostre que você está perto da equipe
É importante manter as discussões diariamente, seja por telefone ou vídeo. Dê feedback para seus funcionários. Elogie os projetos ou diga quais pontos eles devem melhorar. “Mostre que você ainda está perto da equipe”, diz o relatório. Compartilhe os principais tópicos após cada reunião. Para não gerar dúvidas e criar uma equipe de confiança, compartilhe os acontecimentos com todos da equipe.

5. Faça as reuniões por videoconferência valerem a pena
As reuniões por videoconferência podem ser eficazes. Com a ferramenta, é possível entender expressões e linguagem corporal, diferente do que aconteceria em uma ligação por telefone. A videoconferência força os participantes a se concentrarem, permite execução mais eficiente e melhor tomada de decisão, diz o manual. Durante as reuniões, permita que os funcionários compartilhem fatos divertidos sobre o que aconteceu com eles ― mesmo que seja situações pessoais. Pergunte: “o que seus filhos fizeram hoje? Como você está usando o tempo em que estaria no transporte?”, afirma o relatório. Essas perguntas criarão um elo entre o gestor e a equipe ― mesmo que à distância. Lembre-se: as reuniões longas devem ser divididas em partes menores durante a semana. Duas horas é o limite máximo para um envolvimento eficaz em telepresença.

6. Use tecnologias que facilitem o dia a dia do home office
Além da videoconferência, use outras ferramentas para promover o envolvimento da equipe, como Trello, Slack, Asana e ferramentas similares. Isso vai ajudar a promover a conversa. E o mais importante: confie que as pessoas farão seu trabalho ou que vão pedir ajuda quando necessário.

7. Ofereça infraestrutura
Para ter sucesso nos resultados, não esqueça de oferecer infraestrutura para seus funcionários, como:

– Instalar, liberar acesso e testar as ferramentas de colaboração digital
– Elaborar normas para a equipe durante o trabalho remoto
– Oferecer internet de alta velocidade
– Iniciar ou atualizar pastas compartilhadas (Google Drive, por exemplo)
– Configurar as ferramentas que serão usadas para alinhar tarefas

Fonte: Época Negócios

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