Reuniões individuais com avaliações diretas podem parecer tão convidativas quanto uma ida ao médico. Mas assim como nas consultas, uma pequena preparação pode promover engajamento e um relacionamento mais saudável. Se feitas corretamente, as reuniões individuais podem fazer com que pessoas construam confiança, identifiquem problemas antes que estes se tornem problemas e também ajudam na retenção de talentos.

Veja quatro dicas para gerentes e funcionários melhorarem as reuniões individuais:

Prepare uma lista de tópicos

Uma lista de tópicos fornece estrutura para que você possa aproveitar ao máximo seu tempo individual. Ambos os participantes devem tê-la. Avise previamente sobre qualquer item importante antes da reunião. Risque os itens à medida que os resolva na reunião. Assim, se você precisar mudar para tópicos mais urgentes, consegue voltar para os que faltaram solucionar. Confira se deixou itens em aberto no final.

Dicas para montar a lista: inclua a coisa mais importante que precisa ouvir (ou dizer); maneiras de ajudar (ou pedir de ajuda); oportunidades de desenvolvimento profissional, reconhecimento, dicas de coaching, algo que está te atrapalhando, frustrações e prazos.

Ouça, aprenda e colabore

Encontrem-se de forma particular, em uma sala só para os dois participantes da reunião, para que ambos estejam totalmente presentes, sem distrações. Silencie os celulares e feche a porta. Estas regras básicas ajudam na hora de promover um diálogo honesto.

Regras sugeridas: 1) Ouça para entender e aprender, não apenas para obter uma resposta; 2) Permita que o ouvinte tenha tempo para pensar e responder; 3) Trabalhe para resolver os problemas de forma conjunta; 4) Expresse intenções e opiniões de forma clara; 5) Faça perguntas para demonstrar que está envolvido.

Crie empatia

Comece se interessando pelo outro lado. Pergunte à outra pessoa como está o trabalho e se ela tem questionamentos sobre alguma coisa. Permita uma resposta autêntica e ofereça uma resposta honesta. Não tem problema um pouco de papo furado, mas evite tópicos delicados como sua vida familiar ou mesmo a política nacional. Tópicos neutros, como planos de fim de semana, animais de estimação, livros e filmes são mais indicados. Não fofoque.

Reconheça conquistas e mostre respeito

Respeito é a melhor maneira de demonstrar que as pessoas pertencem ao trabalho. Reconhecer o bom trabalho e manter os compromissos mostra que o respeito acontece nos dois sentidos. Agradeça a outra pessoa genuína e especificamente. Diga-lhes se você colocou suas ideias em ação. Mantenha a sua hora marcada. Se você precisar reagendar, faça-o com antecedência, se possível, e tente reservar novamente na mesma semana.

Necessária, mas muitas vezes temida, a reunião individual pode parecer uma tarefa a ser deixada de fora da sua lista de afazeres. No entanto, ter uma interação significativa com avaliações diretas é preciso para um ambiente de trabalho produtivo.

Fonte: RH pra Você