Sua mensagem pode ser um diamante, mas se for lançado da forma errada, poderá ter o mesmo efeito de uma pedra e, quem sabe, até machucar.

Como tornar sua comunicação mais clara, objetiva e intencional dentro de setores administrativos? Como palavras bem escolhidas podem alinhar equipes, resolver conflitos e potencializar resultados?

Na vida em sociedade, nos acostumamos com a ideia de que certas regras, como a lei, devem ser iguais para todos. Mas… será que isso vale também para a comunicação?

A resposta é: não necessariamente.

Uma comunicação mal colocada pode gerar retrabalho, desmotivação, perda de tempo e até conflitos graves. Por outro lado, uma mensagem clara, intencional e bem estruturada pode alinhar equipes, acelerar processos e transformar resultados.

No ambiente administrativo, a comunicação precisa ser ajustada conforme o perfil do interlocutor. Adaptar linguagem, tom e canal à realidade do público é uma estratégia inteligente e necessária.

Hoje, quero apresentar quais são os 7 passos de uma comunicação assertiva, personalizada e que de fato alcança seu objetivo, uma adaptação da metodologia 5W2H, aplicado à comunicação. Acredite, uma comunicação com propósito perpassa, ainda que de forma inconsciente por estes 7 pilares, preferencialmente nesta ordem.

O QUE você quer comunicar?

Ter clareza de qual a mensagem você precisa passar. Isto evita inclusive reuniões desnecessárias, mensagens inúteis ou ligações que nem precisariam ter acontecido. Isto diz sobre clareza, objetividade, conhecer o objeto da comunicação a ser transmitida.

Exemplo: “Pessoal, estamos marcando esta reunião aqui para alinharmos os pontos que precisam ser ajustados, referente aos fluxos que precisam ser implementados para garantirmos uma maior assertividade de nossos resultados”.

Afinal: Qual fluxo que precisa ser implementado? Qual resultado que não está sendo alcançado? Talvez o certo seria:

“Pessoal, estamos observando uma queda nas vendas nos últimos três meses. Nosso objetivo com esta reunião é identificar as possíveis causas das quedas e traçar ações para que possamos recuperar o volume das vendas nos próximos três meses”.

POR QUE você quer comunicar?

Se não tiver um porquê, nem precisa buscar o como. O porquê fala do propósito. Afinal, “onde quero chegar” através desta comunicação? Qual meu objetivo final?

Isto pode te colocar no trilho certo na construção da mensagem, ou quem sabe até descobrir que nem precisa passar aquela mensagem. Isto elimina fofocas, reclamações, reuniões desnecessárias e por outro lado traz produtividade, clareza, objetividade e propósito.

“Se não descobrir o porquê, possivelmente seja uma comunicação desnecessária”.

QUEM precisa receber sua mensagem?

Escrever a mensagem sem conhecer o seu destinatário é o mesmo que preparar um saboroso churrasco para um vegano. Então, antes de comunicar, entenda: Quem é seu destinatário

Conhecer o quem, te economiza energia e traz mais objetividade na comunicação.

Exemplo: Um colega certa vez escreveu uma mensagem bem explicativa sobre um resultado que a empresa tinha alcançado. O texto era excelente e completo. Então perguntei: “Para quem você vai enviar esta mensagem?”. Quando soube, então imediatamente afirmei: “Ele não vai ler, pois esta pessoa prefere texto bem curto ou falar por ligação”. Assim que a mensagem foi enviada, então a o destinatário respondeu: “Posso te ligar?”. Ou seja, de fato ela preferiu a explicação por ligação, e não o grande texto enviado.

Conhecer o “quem” irá otimizar o “como”, e o “quando” se comunicar.

QUANDO se comunicar?

Dois erros: A mensagem certa no momento errado, ou a mensagem errada no momento certo.

Quantas vezes você teve uma ideia brilhante e ficou “esperando” o melhor momento para apresentar, e acabou não acontecendo. Ou quantas vezes você teve uma ideia excepcional e na ansiedade de apresentá-la, fala no meio de uma reunião que nada tem de ligação com aquele contexto, e ficou perdida no meio de tantos debates.

Identificar o melhor momento, a reunião adequada, o melhor dia da semana e até o melhor horário pode interferir na assertividade da comunicação.

ONDE se comunicar?

“O ambiente pode mudar a recepção da mensagem”. Sim, isto é uma verdade.

Já pensou se em um intervalo para o lanche, quando estão todos distraídos comentando sobre o final de semana você resolve cobrar um relatório não recebido, ou dar diretrizes sobre uma entrega a ser feita. Será que o corpo, o cérebro e o coração do colaborador vão de fato absorver aquela mensagem?

Escolha o ambiente adequado. Deve se levar em conta: privacidade ou exposição do ambiente, temperatura, conforto. É um ambiente mais sério, descontraído? Vamos falar de pé ou assentados? Exige encontro presencial ou pode ser remoto? Com pessoas por perto ou a sós?

 A mensagem certa no ambiente errada pode ter o mesmo efeito que a falta da mensagem.

QUANTO tenho/preciso para me comunicar?

O quanto trata dos recursos. Para uma boa comunicação, é importante conhecer os recursos disponíveis, e isto inclui tanto recursos financeiros, gráficos, tecnológicos e, principalmente, o tempo.

Se você tem tempo reduzido, precisa garimpar a mensagem para passar a ideia central, e talvez deixar em aberto para perguntas ou momentos posteriores as questões secundárias.

O conhecimento do “quem” também influencia muito. Há pessoas que vão preferir uma palavra mais direta, outras dependem realmente da construção de todo o raciocínio, e, portanto, você precisará de mais tempo para ser assertivo.

COMO você quer se comunicar?

Finalmente, chegamos ao como. O que na maioria das vezes para todos é ponto de partida, na verdade é a última etapa do funil. Para se chegar ao “como”, o ideal é que todas as outras camadas do funil já tenham sido vencidas.

No como você define: Qual melhor meio? Ligação, mensagem, e-mail? O texto será formal ou informal? Será melhor a linguagem verbal ou não verbal?

É neste momento em que se define o formato, tipo de linguagem, qual o meio, e neste aspecto deve se considerar que o comunicador faz parte da mensagem. Sim, o corpo fala, as roupas falam, o tom de voz fala. As palavras certas, ditas no tom errado, podem ter efeito colateral.

Sua mensagem pode ser um diamante, mas se for lançado da forma errada, poderá parecer simplesmente uma pedra e quem sabe, até machucar.

Conclusão

Lembre-se: Comunicação é instrumento. Uma mensagem certa enviada da forma errada pode ser o mesmo que usar uma faca para matar ao invés de ser para partir carne.

Por mais que parecer ser muito metódico, não tenho dúvidas que aplicar o 5W2H eleva a sua comunicação a um outro nível, e certamente irá lhe diferenciar, conectar às pessoas certas e evitar que erros simples quebrem conexões importantes.

Fonte: Administradores