Transformações causadas por reuniões híbridas e remotas no ambiente de trabalho tornam dados de colaboração cada vez mais importantes

Com a pandemia, o trabalho remoto tornou-se uma necessidade e, eventualmente, uma norma. Uma análise de 40 milhões de reuniões virtuais de 11 organizações diferentes revela que não há mais volta para o “normal”.

Mike Tolliver e Jonathan Sass, em um artigo publicado na Harvard Business Review, explicam como as reuniões híbridas e remotas transformaram o ambiente de trabalho e destacam a importância de dados de colaboração para melhorar a eficiência e o engajamento nas reuniões.

Principais descobertas

1. O volume de reuniões virtuais continua alto

Mesmo com políticas de retorno ao escritório, o número de reuniões virtuais permaneceu alto. Em 2021, os funcionários participaram de uma média de 8,3 reuniões por semana, que aumentou para 10,32 em 2022, e em 2023, houve uma ligeira redução para 10,1. A preferência por reuniões virtuais persistiu devido à conveniência de recursos como gravação, transcrição e resumos por IA, que não estão disponíveis em reuniões presenciais​​.

2. Taxas de não participação em reuniões de pequenos grupos estão aumentando

As taxas de não participação, onde os participantes ficam com os microfones desativados durante toda a reunião, aumentaram para 7,2% em 2023, comparado a 4,8% em 2022. Esse comportamento, desejável em grandes reuniões para reduzir interrupções, é indicativo de que muitas reuniões de pequenos grupos poderiam ser resolvidas por e-mail​​.

3. Uso de câmeras está diminuindo

Embora o uso de câmeras seja incentivado para melhorar a comunicação, o uso frequente está associado à fadiga. De 2022 a 2023, as taxas de uso de câmeras diminuíram ligeiramente em todos os tipos de reuniões. Há uma correlação forte entre a ativação de câmeras e a retenção de funcionários: aqueles que deixariam a organização dentro de um ano ativaram suas câmeras em 18,4% das reuniões de pequenos grupos, comparado a 32,5% daqueles que permaneceram​​.

Usando dados para melhorar as reuniões

1. Trate a cultura de reuniões como parte da cultura da empresa

Para equipes híbridas e remotas, definir práticas de reuniões eficazes é crucial. Isso inclui estabelecer expectativas claras, como horários de foco agendados e dias sem reuniões, e definir quando uma reunião é necessária​​.

2. Identifique e apoie os “usuários poderosos”

Uma pequena porcentagem de funcionários hospeda a maioria das reuniões. Focar no treinamento desses “usuários poderosos” pode propagar boas práticas de reunião por toda a organização. Por exemplo, 54% de todas as reuniões são organizadas por apenas 10% dos funcionários​​.

3. Utilize dados para validar e iterar

Monitorar dados de colaboração ajuda a validar melhorias e ajustar conforme necessário. Se um departamento apresenta alta taxa de não participação, o treinamento direcionado pode melhorar essa métrica. Organizações como a Netflix reduziram o número de reuniões em 65%, com 85% dos funcionários favorecendo a abordagem​​.

4. Respeite as preocupações com privacidade

Utilizar dados de colaboração deve ser feito de forma anônima para evitar ansiedade entre os funcionários e garantir a segurança psicológica. As decisões de política, como reduzir o tempo gasto em reuniões, devem ser apoiadas por dados e visíveis para a alta administração​​.

A transição para o trabalho híbrido trouxe desafios e oportunidades. Aproveitar os dados de reuniões virtuais pode melhorar significativamente a eficiência e o engajamento, adaptando a cultura de reuniões para atender às necessidades modernas de colaboração.

Fonte: Administradores