Ficar atolado no trabalho administrativo é a principal coisa que mata a produtividade de alguém, diz especialista

Os menores afazeres em listas de tarefas muitas vezes podem ser os mais cansativos, afirma artigo da CNBC Make It. Em certos momentos, até mesmo olhar para e-mails não lidos na caixa de entrada ou arquivos que precisam ser organizados na área de trabalho pode provocar sentimentos de estresse ou ansiedade.

Cecily Motley, cofundadora da Harriet, uma assistente de local de trabalho alimentada por IA, chama essas atividades repetitivas e tediosas de “tarefas vampiras” – e alerta que ficar atolado no trabalho administrativo é a principal coisa que mata a produtividade das pessoas.

“São aquelas tarefas monótonas e demoradas, como agendar reuniões e responder a e-mails, que esgotam sua energia e tiram tempo do trabalho focado ou de projetos de maior valor”, explica ela. “Esse fluxo constante de tarefas administrativas pode prejudicar ainda mais a produtividade”.

De acordo com um relatório de 2021 da startup de software Brightpearl, a pessoa média gasta pelo menos 21 horas por semana fazendo trabalhos administrativos em seus empregos.

Ao entrevistar 2.000 adultos, os pesquisadores descobriram que quase 40% das pessoas estão “sobrecarregadas” com a quantidade de responsabilidades administrativas que têm de assumir no trabalho.

Para simplificar “tarefas vampiras” e aumentar a produtividade, Motley recomenda as seguintes estratégias:

1. Experimente o timeboxing – mas seja realista

Motley aposta no cronograma ou na programação de blocos de tempo na agenda para se concentrar em itens específicos da lista de tarefas e bloquear quaisquer distrações durante o limite de tempo que atribuído a essa atividade.

Isso inclui agendar “sessões administrativas” para criar períodos mais livres de distrações para projetos importantes – a especialista recomenda guardá-los para um momento que normalmente é menos produtivo, seja no começo ou no final do dia de trabalho.

Contudo, o timeboxing só é eficaz quando existe honestidade sobre o tempo necessário para concluir cada tarefa, diz Motley. É preciso, então, cronometrar a conclusão de diferentes tarefas para descobrir a duração de cada uma e construir uma estrutura confiável para uma programação de cronograma a partir daí.

2. Silencie as notificações

As notificações podem fazer com que algumas tarefas administrativas, como responder a e-mails e convites de calendário, pareçam urgentes e precisem de atenção imediata, mesmo que tais tarefas “raramente o sejam”, diz Motley.

Responder a todas as notificações recebidas pode tornar mais difícil focar novamente no trabalho em que uma pessoa estava envolvida anteriormente. Em vez disso, a especialista sugere desligar as notificações no trabalho e verificar mensagens e alertas recebidos de uma só vez durante o período de trabalho administrativo.

É recomendado que as pessoas informem aos seus gerentes e colegas diretos quando são esses períodos para que eles saibam quando esperar uma resposta ou mantenham uma linha de comunicação aberta para quaisquer conversas urgentes.

3. Estabeleça limites mais rígidos

Pode parecer contra-intuitivo, mas dizer “não” a tarefas desnecessárias ou assumir mais trabalho não apenas evita o esgotamento – também pode ajudá-lo a construir confiança no local de trabalho.

“Você está mostrando ao seu chefe e colegas de trabalho que é organizado o suficiente para compreender sua carga de trabalho e priorizar os compromissos existentes”, diz Motley.

Claro, haverá momentos em que uma resposta negativa não poderá ser dada – como trabalhar até tarde para cumprir um prazo importante ou ajudar o chefe com um pedido urgente – mas Motley diz que minimizar o número de tarefas vampiras, deixando tópicos de e-mail irrelevantes e recusando convites de calendário desnecessários, ainda é possível.

“Sua carga de trabalho administrativo nunca será administrável se você disser ‘sim’ a tudo”, explica ela. “Você apenas precisa ser educado, mas firme sobre quando e como atender a essas solicitações”.

Fonte: Administradores