O setor de Recursos Humanos desempenha um trabalho cada vez mais estratégico para as empresas. Isso inclui uma infinidade de tarefas, que vão desde a atração de talentos até a gestão de benefícios.

Nesse cenário, é primordial otimizar processos para não se sobrecarregar. Aplicar metodologias ágeis pode ser a solução para isso, principalmente em um departamento com tantas atribuições, como o RH. Existem, aliás, diferentes tipos e conhecer aqueles que melhor atendem às necessidades faz toda a diferença.

Entendendo as metodologias ágeis

As metodologias ágeis são um conjunto de práticas que contribuem para gerenciar projetos de uma forma mais colaborativa, flexível e eficiente. Elas nasceram do Manifesto Ágil, uma declaração de princípios que indicavam processos e boas práticas para o desenvolvimento de softwares. O grande atrativo é que essa forma de gestão pode ser aplicada a diversas áreas, incluindo o RH.

A aplicação de metodologias ágeis prioriza a entrega de valor contínua, a capacidade de se adaptar rapidamente a mudanças e promover maior colaboração e comunicação entre as equipes. E esses são fatores valiosos em qualquer setor. Além disso, elas entregam diversas vantagens, como:

• Flexibilidade e adaptabilidade, tornando mais fácil lidar com imprevistos e incertezas ao longo do período. No RH, é comum que haja momentos de crises para gerenciar. Com as metodologias ágeis, há processos bem consolidados, ajudando na gestão de novos desafios;

• Entrega incremental, pois quebrar tarefas em pequenas partes permite ter visibilidade do progresso e fornecer feedback ao longo do desenvolvimento. Aliás, a transparência em cada etapa de um projeto é crucial para as tarefas de gestão de RH;

• Maior envolvimento dos colaboradores, assegurando que diferentes necessidades e preferências sejam levadas em consideração. Assim, lidar com os perfis distintos que compõem um empresa se torna um processo mais empático por parte do RH;

• Melhoria contínua, graças à ênfase na retrospectiva e na otimização de processos, permitindo que a equipe aprenda com os sucessos e falhas.

Principais metodologias ágeis para o RH

As metodologias ágeis podem fornecer ao RH ferramentas e abordagens capazes de otimizar a operação e processos internos. Chegou a hora de entender melhor sobre algumas das principais delas e como podem ajudar essa área na prática.

• Kanban

É uma metodologia visual japonesa que ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho de forma mais eficiente. A ideia é separar as atividades em to do (a ser feito), doing (em execução) e done (realizado). No RH, ele pode ser utilizado para acompanhar o status de diferentes processos, como recrutamento, treinamento corporativo e avaliação de desempenho. Assim, o time visualiza de forma clara as tarefas em andamento, pendentes e concluídas.

• Scrum

É um modelo que propõe ciclos periódicos de atividades programadas e reuniões diárias (as famosas “daily reviews”) para que a equipe possa trocar informações sobre o desenvolvimento e também insights de melhorias. Quando se fala em RH, ele pode ser aplicado em projetos específicos, como a implementação de novos programas de treinamento ou a realização de campanhas de engajamento dos colaboradores. 

• Tribos

Esse conceito recomenda a organização de equipes multidisciplinares e autônomas, focadas na resolução de problemas específicos, em que cada um tem uma tarefa clara a ser cumprida. Aplicá-la de forma bem-sucedida promove uma cultura de inovação e colaboração. Ao organizar grupos com suas respectivas responsabilidades, o RH pode estimular a criatividade, a troca de conhecimentos e a resolução ágil de problemas.

• Lean

É uma abordagem que pode maximizar o valor entregue, eliminando desperdícios e otimizando processos. Normalmente, se faz uso de técnicas como o Value Stream Mapping (mapeamento do fluxo de valor) e o Kaizen (melhoria contínua). Nas tarefas de RH, esse diagnóstico é essencial para otimizar o tempo, uma vez que muitas atribuições podem ser automatizadas, como o processo seletivo e a gestão de benefícios

Vale destacar que existem diferentes tipos de metodologias ágeis e cabe ao time de RH identificar aquelas que melhor se adequam às necessidades específicas da empresa e dos desafios encarados no dia a dia.

Metodologias ágeis para o desafio da gestão de benefícios

Gerenciar os cartões oferecidos aos colaboradores é uma tarefa complexa para o departamento de Recursos Humanos. Quanto mais benefícios, mais desafiadora se torna essa missão. Isso acontece porque a gestão dos auxílios e vales envolve uma série de atividades – desde a seleção e negociação com fornecedores até a comunicação e administração dos saldos.

As metodologias ágeis oferecem ao RH ferramentas e abordagens que podem facilitar esse desafio de diversas maneiras, trazendo mais otimização, flexibilidade e melhorias contínuas.

O Kanban e o Scrum, por exemplo, proporcionam uma visão clara e organizada de todas as etapas envolvidas na gestão de benefícios, facilitando o acompanhamento do progresso e a identificação de gargalos. Já o Lean identifica e elimina atividades desnecessárias ou processos burocráticos, como recarga de saldo mensal e emissão de relatórios.

Além das metodologias ágeis, optar pela centralização de benefícios com um mesmo fornecedor pode auxiliar o RH. Isso porque uma única plataforma simplifica a administração e o controle dos benefícios, já que as informações ficam concentradas em uma única ferramenta, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisões.

Quando o RH está tranquilo, a empresa funciona melhor!

O departamento de Recursos Humanos é o grande responsável na garantia do bem-estar dos colaboradores, mas para alcançar esse objetivo, é preciso que o setor esteja organizado e adote práticas eficientes de gestão.

Por isso, não deixe de se aprofundar em metodologias que tendem ao sucesso das equipes, buscando sempre o equilíbrio entre eficiência e praticidade na execução das tarefas.

Fonte: Sem Parar Empresas