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Processos x Projetos: Entenda e diferença e importância de cada um

11 de dezembro de 2023 / Qualidade / por Comunicação Krypton BPO

Neste artigo, vamos explorar as diferenças entre processos e projetos, destacando a importância de cada um para buscarmos a Excelência nas organizações. 

Entender estas distinções pode contribuir para aprimorar a eficiência e posicionar sua organização de forma sólida na busca pela Qualidade e melhoria contínua.

Por que entender a diferença entre processos e projetos?

Em um panorama empresarial cada vez mais complexo, compreender a diferença entre processos e projetos, dois elementos fundamentais, é crucial. Ter clareza a respeito destes conceitos pode contribuir para a promoção da eficiência, qualidade e excelência operacional.

E ainda, entender quando aplicar abordagens de Gestão de Processos ou de Projetos é crucial para otimizar esforços e garantir resultados eficazes. 

Ao desvendarmos as distinções entre processos e projetos, abrimos portas para uma abordagem mais estratégica. Uma abordagem que pode promover a harmonia entre a estabilidade operacional e a capacidade de resposta a desafios dinâmicos.

O que são processos?

Os processos podem ser definidos como sequências de atividades inter-relacionadas que são executadas repetidamente para atingir um objetivo específico. Essas atividades são organizadas de maneira lógica e estruturada, proporcionando consistência e eficiência nas operações de uma organização. 

A ISO 9000:2015 define processo como um “conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado pretendido”.

Os processos contribuem significativamente para o funcionamento de uma empresa, fornecendo uma abordagem sistemática para realizar tarefas essenciais.

Talvez, duas das principais características de um processo são a repetição e um objetivo bem definido.

Os processos são caracterizados pela recorrência das etapas ao longo do tempo, garantindo consistência nas operações. Isso significa que as atividades são realizadas de maneira padronizada, minimizando variações e aumentando a previsibilidade.

Além disso, cada processo é projetado para atingir um objetivo específico. Seja a produção de um produto, a entrega de um serviço ou a execução de uma tarefa administrativa. 

Os processos têm um propósito claro e contribuem para os objetivos gerais da organização.

Recapitulando, algumas das principais características de um processo são:

  • Recorrência de atividades
  • Consistência
  • Objetivo definido
  • Entradas e saídas claras

Importância dos processos na Excelência Operacional

Para ilustrar o funcionamento de um processo, podemos utilizar o exemplo de um processo de atendimento ao cliente.

As etapas deste processo podem incluir desde a recepção da solicitação até a resolução do problema e o acompanhamento pós-atendimento. Cada fase é cuidadosamente planejada para garantir a satisfação do cliente e a eficiência operacional.

Esse exemplo também demonstra a importância dos processos para alcançarmos a excelência operacional. Os processos desempenham um papel crucial nesse contexto, auxiliando na busca por padrões elevados de desempenho.

A eficiência dos processos impacta diretamente na qualidade dos produtos e serviços oferecidos, como também na produtividade das organizações. Além disso, processos bem definidos são fundamentais para estimular a inovação nas empresas.

Vale destacar que, como efeito direto deste contexto, é fundamental que os processos estabelecidos sejam devidamente monitorados. Assim, podemos identificar oportunidades de melhoria, antecipar desafios e garantir que os objetivos organizacionais sejam alcançados de maneira eficiente.

O que são projetos?

O Guia PMBOK (Guia de Conhecimento sobre Gerenciamento de Projetos) define projetos como “esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado exclusivo”

Diferentemente dos processos, que são contínuos e repetitivos, os projetos têm uma natureza única e temporária.

Eles costumam ter uma equipe designada, recursos alocados e um cronograma definido. Esses esforços temporários são conduzidos para criar, modificar ou implementar algo novo ou único. 

Dessa forma, os projetos representando uma abordagem distinta em comparação aos processos operacionais regulares. 

Vale destacar que, de acordo com a ISO 9000:2015, projetos individuais podem estar integrados a um grande projeto. Ainda assim, estes projetos individuais continuam tendo datas de início e conclusão.

Os projetos têm um ciclo de vida definido, começando com a concepção e terminando com a conclusão e entrega do resultado. Essa temporalidade destaca a transitoriedade dos projetos em comparação com a continuidade dos processos.

Além disso, cada projeto é orientado por um objetivo específico e bem definido, delineando o que a equipe designa pretende alcançar em sua conclusão.

Reforçando, um projeto pode ser caracterizado por:

  • Duração limitada
  • Objetivo específico
  • Equipe/recursos designados
  • Atividades coordenadas

A Contribuição Estratégica dos Projetos

Os projetos desempenham um papel importante na implementação de mudanças estratégicas dentro de uma organização. Ou seja, são instrumentos valiosos para a execução de iniciativas alinhadas aos objetivos estratégicos de longo prazo. 

A gestão eficaz de projetos não apenas facilita a realização de metas específicas, mas também se torna um diferencial competitivo substancial. 

Cada projeto é uma oportunidade direcionada de traduzir objetivos estratégicos em resultados mensuráveis. 

Integrando projetos e processos para alcançar a Excelência

Enquanto os processos garantem a eficiência operacional do dia a dia, os projetos capacitam as organizações a inovar, adaptar-se e evoluir. 

Compreender a distinção entre esses dois conceitos é essencial para uma gestão eficaz. Isso permite que as empresas alinhem estrategicamente seus esforços contínuos e temporários, impulsionando o sucesso a longo prazo.

Ao integrar processos contínuos e projetos, as organizações podem equilibrar a busca pela constante evolução e a consolidação de padrões de excelência.

A sinergia entre estas ações é a chave para uma organização atingir a excelência.

Reconhecer as diferenças fundamentais entre eles permite que as organizações aproveitem ao máximo cada elemento, capitalizando a estabilidade dos processos e a inovação dos projetos. 

Algumas ações podem contribuir para isso, como um bom alinhamento estratégico, uma comunicação assertiva e a capacitação da equipe.

A busca pela excelência não é uma escolha entre um e outro, mas sim a habilidade de integrar esses componentes de maneira sinérgica, promovendo a evolução constante e a resiliência diante das mudanças. 

Ao fazê-lo, as organizações estão posicionadas para prosperar em ambientes empresariais cada vez mais desafiadores e competitivos.

Fonte: Blog da Qualidade

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