Fazer gestão de indicadores de desempenho é imprescindível para qualquer organização que busca a excelência operacional. Além disso, após alcançar as metas estabelecidas, o próximo desafio é aprender com o processo e garantir a constante evolução desses resultados.

Neste post vamos abordar a importância da estabilidade dos processos e a análise dos indicadores de forma adequada. Além disso sugere uma quantidade mínima de amostras para considerar um processo estável. E ainda, destaca questões fundamentais que os líderes devem responder para evoluir seus processos. Enfim, nesse contexto vamos apresentar métodos de análise dos indicadores e tipos de ações que podem ser implementadas para aumentar a estabilidade e a capabilidade do processo.

A importância da estabilidade do processo na evolução dos indicadores

Quando os indicadores de desempenho começam a atingir as metas, é um sinal positivo de que as estratégias e ações implementadas estão funcionando. No entanto, a verdadeira excelência não reside apenas em alcançar as metas, mas em manter e melhorar continuamente esses resultados.

A estabilidade dos processos, com uma tendência de evolução dos indicadores, é fundamental para:

• Garantir a Sustentabilidade dos Resultados: Processos estáveis indicam que as variações estão sob controle e que os resultados alcançados são sustentáveis a longo prazo.
• Identificar e Corrigir Desvios: A estabilidade permite a identificação rápida de desvios ou causas especiais, bem como a implementação de ações corretivas antes que se tornem problemas maiores.
• Tomada de Decisão Informada: Processos estáveis fornecem dados confiáveis para a tomada de decisões estratégicas.

Quantidade mínima de amostras para considerar um processo estável

Para considerar que um processo está estável, é necessário analisar uma quantidade mínima de amostras que permita uma avaliação estatisticamente significativa. Embora o número exato possa variar dependendo do contexto e do tipo de processo, uma regra prática comum é utilizar pelo menos 30 amostras consecutivas.

Este número é baseado no teorema do limite central, que sugere que, com 30 ou mais amostras, a distribuição da média das amostras tende a se aproximar de uma distribuição normal, permitindo que possamos realizar inferências sobre o comportamento dos dados e processos de forma mais confiável.

Considerações para determinar a quantidade de amostras

Variabilidade do processo:

Processos com alta variabilidade podem exigir um número maior de amostras para obter uma avaliação precisa.

Frequência de coleta de dados:

A frequência com que os dados são coletados pode influenciar a quantidade de amostras necessárias. Processos monitorados diariamente podem precisar de menos tempo para atingir 30 amostras do que processos monitorados semanalmente.

Objetivos do monitoramento:

Se o objetivo é detectar pequenas mudanças no processo, pode ser necessário um número maior de amostras para aumentar a sensibilidade da análise.

Questões indispensáveis para a evolução do processo

Para garantir a evolução contínua dos processos e sua estabilidade, bem como o bom desempenho dos indicadores, os líderes devem se fazer as seguintes perguntas:

Os indicadores estão alinhados com os objetivos estratégicos?

Verifique se os indicadores de desempenho estão diretamente relacionados aos objetivos estratégicos da organização. Indicadores desalinhados podem levar a esforços desperdiçados.

Os processos estão documentados e padronizados?

A documentação e padronização dos processos são essenciais para garantir a consistência e a repetibilidade das operações. Processos bem documentados facilitam a identificação de áreas de melhoria.

Há um sistema de monitoramento e Controle eficaz?

Um sistema robusto de monitoramento e controle é crucial para detectar desvios e implementar ações corretivas rapidamente. Ferramentas como gráficos de controle podem ser úteis.

A equipe está treinada e engajada?

A capacitação e o engajamento da equipe são fundamentais para a execução eficaz dos processos. Investir em treinamento contínuo e promover uma cultura de melhoria contínua são práticas recomendadas.

Estamos utilizando métodos de análise estatística adequados?

Ferramentas de análise estatística, como o Controle Estatístico de Processo (CEP), Análise de Sistemas de Medição (MSA), entre outras podem ajudar a identificar variações e tendências nos dados, facilitando a tomada de decisões informadas.

Estamos realizando revisões periódicas dos indicadores?

Revisões periódicas dos indicadores de desempenho permitem a avaliação contínua da eficácia das ações implementadas e a identificação de novas oportunidades de melhoria.

Análise dos indicadores

A análise dos indicadores de desempenho é um processo contínuo que envolve a coleta, método de análise para interpretação e utilização de dados válidos e confiáveis para melhorar os processos.

Aqui estão algumas etapas e ferramentas essenciais para realizar uma análise eficaz:

Etapas da Análise

• Coleta de Dados: Reúna dados de forma sistemática e consistente. Utilize ferramentas de coleta de dados automatizadas, se possível, para garantir a precisão e a integridade dos dados.
• Limpeza de Dados: Verifique a qualidade dos dados coletados, removendo outliers e corrigindo erros que possam distorcer a análise e garantido que o sistema de medição é estatisticamente válido para o uso pretendido.
• Análise Numérica e Gráfica: Utilize estatísticas descritivas (média, mediana, desvio padrão) para obter uma visão geral dos dados e gráficos (histograma, boxplot, série temporal) para poder avaliar tendências e comportamentos que somente dados não mostram tão facilmente.
• Análise de Tendências: Identifique tendências e padrões nos dados ao longo do tempo. Ferramentas como gráficos de linha e gráficos de controle são úteis para essa finalidade.
• Análise de Causa Raiz: Utilize ferramentas como o Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe) e os 5 Porquês para identificar as causas subjacentes de variações e problemas nos indicadores.

Ferramentas de análise

• Gráficos de Controle: Utilizados para monitorar a estabilidade do processo ao longo do tempo, identificando variações comuns e especiais.
• Histogramas: Ajudam a visualizar a distribuição dos dados e identificar padrões de variabilidade.
• Diagramas de Dispersão: Úteis para identificar relações entre diferentes variáveis e indicadores.
• Análise de Pareto: Ajuda a identificar as causas mais significativas de problemas, permitindo focar nos aspectos mais impactantes.

Ações para aumentar a estabilidade e capabilidade

Aumentando a estabilidade

• Padronização de Processos: Documente e padronize os processos para garantir consistência na execução. Utilize Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e checklists.
• Treinamento Contínuo: Invista em treinamento contínuo para a equipe, garantindo que todos estejam alinhados com as melhores práticas e procedimentos.
• Manutenção Preventiva: Implemente programas de manutenção preventiva para equipamentos e sistemas, reduzindo a variabilidade causada por falhas e avarias.
• Monitoramento Contínuo: Utilize sistemas de monitoramento contínuo para detectar variações em tempo real e implementar ações corretivas rapidamente.
• Aprenda continuamente: Avalie e identifique tendência de variabilidade de forma que permita você agir preventivamente, reduzindo a variabilidade e a presença de causas especiais.

Aumentando a capabilidade

• Melhoria Contínua: Adote metodologias de melhoria contínua, como Kaizen e Lean, para identificar e eliminar desperdícios e ineficiências no processo.
• Análise de Capabilidade: Realize análises de capabilidade (Cp, Cpk,) e de desempenho (Pp, Ppk) de processos para avaliar a capacidade do processo de produzir resultados dentro das especificações e seu desempenho ao longo do tempo.
• Otimização de Processos: Utilize técnicas de otimização, como o Design de Experimentos (DOE), para identificar as melhores configurações de processo que maximizem a capabilidade.
• Automação: Considere a automação de processos para reduzir a variabilidade humana e aumentar a precisão e a eficiência.

Sustente seus resultados e promova uma cultura de melhoria contínua.

A estabilidade de processos e a evolução dos indicadores de desempenho é um passo fundamental para a excelência operacional. Ao garantir que os processos estão estáveis e sob controle, as organizações podem sustentar seus resultados e promover uma cultura de melhoria contínua.

Utilizar uma quantidade adequada de amostras para avaliação, responder a questões críticas sobre os processos, realizar análises detalhadas dos indicadores, utilizando métodos consistentes, e implementar ações específicas para aumentar a estabilidade, a capabilidade e o desempenho de processos são práticas essenciais para alcançar e manter essa estabilidade.

Fonte: Blog da Qualidade