Existem muitos aspectos essenciais para que um negócio atinja toda aquela lista de objetivos principais e secundários traçados no planejamento estratégico da empresa. No que tange aos Recursos Humanos, melhorar a comunicação interna da organização precisa, mais do que nunca, ocupar o topo das prioridades do setor.

Se essa não era uma grande preocupação para alguns gestores, tudo mudou profundamente após o início da pandemia desencadeada pelo novo coronavírus. Afinal, o cenário recente acelerou a implantação ou ampliação do home office.

A distância, a ausência ou minimização de ruídos durante a comunicação entre colaboradores passa a ser ainda vital para o sucesso das atividades desempenhadas pelas equipes. Pensando nisso, nós listamos 6 dicas imperdíveis para melhorar a comunicação interna muito mais fluída e efetiva. Acompanhe todas elas a seguir!

1. Elimine ruídos de comunicação

Aptidão técnica, bom senso de organização e experiência são requisitos para a execução plena de um dado conjunto de tarefas delegadas para os colaboradores. No entanto, a fluidez de todo esse processo depende bastante da clareza das informações presentes no roteiro a ser seguido.

Além de garantir o fornecimento de orientações adequadas e objetivas, também cabe aos gestores o papel de manter canais abertos para eventuais esclarecimentos. Desse modo, é possível evitar que os funcionários, diante de qualquer lacuna informacional, embasem suas ações em achismos perigosos.

Com uma boa infraestrutura de comunicação, as equipes sabem exatamente o que elas devem fazer e o que compete a outros colegas, pertencentes aos demais departamentos. Dessa maneira, não só especulações inócuas são desestimuladas, como o próprio ritmo de trabalho tende a ser aprimorado.

Na prática cotidiana do operacional de uma empresa, isso se reflete em colaboradores mais concentrados em suas tarefas. Portanto, melhorar a comunicação interna da empresa contribui tanto para a conquista de resultados mais satisfatórios quanto para a preservação da saúde mental dos funcionários.

2. Centralize informações

A fim de que a comunicação praticada seja realmente eficaz, é igualmente necessário agrupar as informações imprescindíveis para cada equipe em um único lugar. Isso porque o hábito de fragmentá-las apenas serve para deixar todo mundo confuso, o que compromete a qualidade e o tempo de conclusão dos processos.

Observe que a dica também se aplica a pessoas. Aquelas que detêm conhecimentos específicos sobre determinado projeto precisam compartilhá-los com quem precisa deles. Evidentemente, elas podem e devem ficar à disposição para explicar quaisquer nuances que ficaram confusas. Porém, só esse cuidado não basta.

O ideal mesmo é selecionar e reunir os pontos centrais para a concretização de cada projeto e disponibilizá-los para acesso de todos os envolvidos. Se necessário, dúvidas ou complementos podem ser tratados de maneira pontual via e-mail, mensagens, ligações ou por meio de reuniões online produtivas.

3. Fortaleça a cultura organizacional

Assim como no mercado de trabalho, com relação aos profissionais, as empresas que conseguem destacar-se em seus ramos de atuação são aquelas que exibem personalidade própria. Para tanto, é primordial que ela evidencie quais são as crenças e os valores que movem suas ações.

À medida que confere sentido à sua atuação, em vez de limitá-la à busca do lucro, a marca consegue abraçar, motivar e engajar seus funcionários. Desde que estejam devidamente identificados com os pilares que regem a empresa, eles ficam propensos a realizar suas tarefas com maior dedicação.

Todo esse cenário parece um sonho, mas é algo bem real para os negócios ancorados em uma cultura organizacional sólida. Contanto que a empresa contrate pessoas alinhadas ao propósito macro de sua existência, essa cultura fará com que todas falem a mesma língua.

Entenda que a divergência de posicionamentos é salutar para o surgimento de debates saudáveis, os quais, muitas vezes, produzem ótimas soluções. Contudo, tenha em mente que melhorar a comunicação interna é primordial e ela deve ser construída sobre uma base consensual a ser definida pelos gestores do negócio.

4. Estabeleça bons canais de comunicação

Tudo o que foi dito até aqui carece da implantação de uma infraestrutura de comunicação apropriada. Basicamente, isso significa que a empresa deve conceder alguns elementos, apresentados a seguir.

• E-mail corporativo

Com um e-mail próprio, fica muito mais simples filtrar conteúdos recebidos diariamente na caixa postal. Para ampliar a eficácia dessa variante de comunicacional, vale a pena treinar os colaboradores para a criação e padronização de títulos dos e-mails. Desse modo, diminui-se o risco de alguém perder algum comunicado importante.

• Rede intranet

Outro item básico em termos estruturais consiste na adoção de uma rede interna, acessível somente às pessoas autorizadas. Por meio de configurações específicas, é possível delimitar o acesso dos funcionários de acordo com o cargo e o nível hierárquico na empresa.

• Sistemas de gestão

O uso de um sistema de gestão completo também é muito bem-vindo. De modo geral, trata-se do tipo de solução ideal para aperfeiçoar rotinas operacionais e, em simultâneo, promover a comunicação entre colaboradores e equipes.

Como integram vários softwares, esses sistemas otimizam a realização de qualquer tarefa coberta por uma das funcionalidades disponíveis. Assim, deixar recados, trocar mensagens via chat ou conferir o status de um processo costumam ser medidas concluídas com a rapidez que o momento exige.

5. Utilize videoconferências

Diante da imposição do cenário atual de recorrer ou estender o trabalho home office, as reuniões corporativas passaram a ser feitas (quase que exclusivamente) por meio de videoconferências. A esse respeito, é importante que você analise se a ferramenta escolhida pela empresa atende às necessidades dela.

O aumento da procura por aplicativos e plataformas que prestam o serviço fez com que os desenvolvedores disputassem clientes de forma mais intensa. No fim, o que se vê é uma frequência maior de melhorias direcionadas a esses produtos.

Dessa forma, vale a pena comparar algumas opções do mercado. Atente-se a confirmar o grau de segurança, bem como a estabilidade e a qualidade de som e imagem das soluções. Eis quatro alternativas:

• Google Meet;
• Zoom;
• Skype;
• Microsoft Teams.

6. Dê feedbacks constantes

Feedbacks são decisivos para que os colaboradores saibam se estão correspondendo às expectativas e, se não, o que falta para tal. Então, alimente o hábito de efetuar e comentar avaliações de desempenho.

Lembre-se apenas de saber separar os aspectos a serem levantados no feedback coletivo daqueles que devem ser mencionados apenas em conversas particulares. Afinal, evitar exposições desnecessárias é algo que estimula o diálogo franco entre todas as pessoas da organização.

Ao seguir essas 6 dicas, é perfeitamente possível melhorar a comunicação interna da sua empresa e, assim, aprimorar o relacionamento entre as pessoas que fazem o negócio acontecer todos os dias. A partir daí, o alcance de resultados mais convincentes e animadores tende, enfim, a se tornar realidade.

Fonte: Fortes Tecnologias