A comunicação através de plataformas de vídeo está a ajudar as organizações a manterem-se ligadas e a continuarem com os seus negócios em funcionamento. No entanto, à medida que aumenta a quantidade de reuniões a que assistimos online e o número de horas que passamos por dia a olhar para o ecrã, torna-se importante parar para refletir se as nossas comunicações virtuais possuem realmente um propósito, são envolventes e entendidas pelos demais como uma utilização eficaz do tempo.

1. Estabeleça um objetivo claro e comunique-o

Pense por um momento: que percentagem das reuniões online a que assiste é realmente produtiva e eficaz? Muitos estudos recentes mostram que assistimos a cada vez mais reuniões online e passamos grande parte do nosso dia nelas; no entanto muitos colaboradores em regime de teletrabalho consideram uma grande parte dessas reuniões como sendo uma perda de tempo. Se estiver a organizar uma reunião, seja claro quanto ao objetivo e comunique-o aos seus participantes. Se estiver a assistir a uma reunião e não estiver claro qual o objetivo da mesma – pergunte ao organizador.

2. Considere se a videochamada é realmente a melhor opção

Se não conseguir entender a razão pela qual uma reunião online é necessária, então considere uma opção diferente. Muitas pessoas têm agora a tendência para tratar a videochamada como o padrão para toda a comunicação. Em alguns casos, plataformas de partilha de documentos com comentários detalhados podem reduzir a necessidade de reuniões. Se o objetivo da sua reunião é simplesmente partilhar informação, pondere substituir a   videochamada por mensagens de vídeo gravadas. Isto poupará o seu tempo e o tempo dos seus colegas.

3. Proporcione foco e previsibilidade às suas comunicações virtuais

Garanta sempre uma agenda e uma estrutura clara para as suas reuniões virtuais. As pessoas geralmente preferem a previsibilidade à incerteza quando entram em novas situações, de modo a tornar claro o que vai acontecer e o que se espera do seu envolvimento. Sinalize frequentemente o que vai ser feito e como vai ser feito.

4. Convide apenas participantes absolutamente necessários e diga não às reuniões sem valor

Quantas pessoas deve convidar para a sua reunião? Quantas menos, melhor! Isto pode parecer óbvio, mas é muito mais fácil convidar – e muito fácil aceitar reuniões no mundo virtual. É comum as pessoas convidarem outros participantes por medo de os deixar de fora. Também aceitamos prontamente reuniões com receio de ficar excluídos. Considere cuidadosamente qual é o papel de cada participante na reunião e se a sua presença ajudará a alcançar o objetivo.

5. Concentre a energia na sua própria linguagem corporal

Vários estudos têm demonstrado que participar numa videochamada requer mais atenção do que uma conversa presencial para processar sinais não verbais como expressões faciais, o tom de voz ou a linguagem corporal; pelo que prestar mais atenção a estas consome muita energia. Além disso, a interpretação da linguagem corporal é altamente subjetiva e podemos frequentemente ler mal as deixas. Coloque a sua energia nas suas próprias expressões faciais e na sua linguagem corporal. Se não tiver a certeza sobre como as pessoas se sentem – pergunte-lhes!

6. Considere cuidadosamente a configuração da sua câmara e as mensagens que deseja enviar

As videochamadas são cada vez mais comuns; contudo, ainda vemos muitos exemplos de pessoas que prestam pouca atenção ao seu enquadramento visual e fundo. As pessoas tiram conclusões com base em muita pouca informação, por isso, tenha em conta o que os outros irão ver a sua imagem nas suas câmeras. Não é possível controlar a forma como todos se preparam para uma reunião; mas é possível controlar a sua aparência, a envolvente e a energia que transmite. Verifique as definições da sua câmara e a sua envolvente (idealmente antes do início de uma reunião) e retire qualquer coisa que possa tornar-se uma distração. Tenha consciência de que olhar constantemente para a sua própria imagem durante uma videochamada pode ser mentalmente cansativo e atuar como fator de stress ao verificar criticamente o seu aspeto e comportamento perante as câmeras. Considere, por isso, o uso da opção “hide self view”, o que significa que não se pode ver a si próprio, mas os outros sim.

7. Esteja preparado para a ausência de reações

Segundo as pesquisas da Huthwaite International, quando falamos de interlocutores com baixa ou pouca reação, isso pode significar várias coisas. Pode significar que as pessoas simplesmente desligam a sua câmara e não podemos ver as suas reações às nossas ideias; ou pode tratar-se de alguém que não quer reagir verbalmente com apoio ou discordância às nossas ideias ou sugestões. Isto pode acontecer porque existem pressões sociais diferentes quando se fala remotamente com alguém. Quando apresentamos as nossas ideias, opiniões ou sugestões, temos tendência para procurar a aprovação. Mesmo que alguém verbalize o desacordo com o que dizemos, pelo menos sabemos que impacto estamos a conseguir ter. Quando não vimos ou ouvimos apoio ou desacordo, isso pode deixar-nos desconfortáveis, pois nem sabemos o que está a acontecer. Esteja preparado para que as pessoas reajam de forma diferente num mundo virtual e compreenda que poderá não obter a reação que procura – ou não obter qualquer reação. Se não tiver a certeza sobre como as pessoas pensam em relação às suas ideias ou sugestões, então pergunte-lhes.

8. Não tenha medo do silêncio

Tal como acontece com a baixa ou pouca reação, o silêncio nas videochamadas pode revelar-se igualmente desconfortável. O silêncio nas conversas da vida real é importante e cria um ritmo natural. Mas, numa videochamada, o silêncio pode gerar ansiedade. Um estudo mostrou que mesmo um atraso tão pequeno quanto 1-2 segundos fazem com que as pessoas percebam que o seu interlocutor fala de forma menos amigável ou concentrada. Espera-se que o silêncio aconteça e que este seja uma parte normal da conversa quotidiana. Se fizer uma pergunta a alguém, dê-lhe tempo para pensar. Se precisar de um momento de silêncio para pensar por si próprio, deixe os outros saberem que é isso que está a fazer.

9. Desconstrua as mensagens complexas

Manter o foco e a atenção dos participantes nas reuniões é um desafio fundamental. Se tiver mensagens complexas ou importantes a partilhar, divida-as em partes menores e mais curtas e resuma frequentemente os pontos-chave. Alterar a atividade com frequência (a cada 5 minutos) é uma dica útil. Envie qualquer leitura de antemão e utilize ajudas visuais para apoiar as suas mensagens. Tenha em mente que muitos dos slides de apresentação que vemos utilizados em reuniões virtuais são densamente povoados de texto enquanto o apresentador fala simultaneamente. O nosso cérebro só é capaz de focar uma coisa de cada vez e as mensagens podem facilmente perder-se à medida que a audiência muda de foco entre o que veem e o que o apresentador está a dizer. Tente substituir slides muito densos por tópicos curtos para apoiar o que está a dizer. Uma dica útil passa por mostrar slides com um máximo de 5 pontos com até 5 palavras por ponto. Os gráficos resultam ainda melhor.

10. Transmita o seu ponto de vista

Quer esteja a liderar, quer a participar numa reunião com grupos maiores, fazer valer o seu ponto de vista ou fazer ouvir as suas contribuições pode ser um desafio. Os membros do grupo mais extrovertidos podem dominar a conversa; a atenção das pessoas começa a dispersar e as más ligações de internet estão entre as razões pelas quais isto pode ser um problema. Chame a atenção para a sua contribuição, utilizando aquilo a que chamamos “behaviour labelling”. Trata-se de anunciar o comportamento que está prestes a utilizar antes de o utilizar. Por exemplo, afirmar “Tenho um ponto importante a referir” ou “Posso fazer uma pergunta?” tem o efeito de atrasar a conversa e concentra a atenção no que está prestes a ser dito. Experimente-o na sua próxima reunião e veja o que acontece.

Fonte: Blog Cegoc