A partir de hoje, 16/07, o 2º Grupo do eSocial, que consiste nas empresas com faturamento no ano de 2016 inferior a R$ 78.000.000,00 (inclusive micro, pequenas e MEIs com empregados), começa sua adesão da primeira fase do eSocial.

Este é um momento de preparar todos os dados da sua empresa para fazer uma transmissão tranquila de todas elas ao ambiente do eSocial. Deixar para ultima hora não é mesmo a melhor opção.

Ainda é comum encontrar profissionais da contabilidade ou de outros setores das empresas com grandes dificuldades para adequar as rotinas e processos em seus clientes. Não há dúvidas que as principais dificuldades são culturais, existe um grande desafio que precisa ser vencido que vai além das paredes de qualquer negócio contábil.

Mapear seus processos e ter a certeza do cumprimento das empresas ou de seus clientes, caso seja um contador, será a maior missão da nossa preparação.

Então, para ajudar você, sua empresa ou seus clientes a adequar seus processos, separei 7 dicas valiosas que vão otimizar seu tempo e garantir segurança jurídica as informações.

O que há de novo no 2º Grupo do eSocial?
Desde janeiro de 2018, o eSocial está sendo implantado a todo vapor nas grandes empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões (o Grupo 1) em 2016. Já são cerca de 15 milhões de trabalhadores com os dados sincronizados no novo ambiente. Agora, segue a vez do 2º grupo do eSocial, com faturamento anual inferior a R$ 78 milhões em 2016.

7 dicas valiosas para se adaptar com tranquilidade ao eSocial
Tenho feito muitas palestras e aulas sobre os impactos do eSocial nas empresas. Ouço muitos problemas, dos mais básicos aos mais complexos, porém, ao final, todos podem ser resolvidos se obedeceram a algumas regras que o eSocial acabou por impor na organização das empresas.

Por isso, peguei as principais dúvidas das pessoas que entram em contato comigo e compilei 7 dicas práticas para que possa adaptar sua empresa sem medo e erros, evitando qualquer transtorno com o eSocial. Acompanhe:

1) Mapeamento dos processos
É fundamental que os processos que geram informações para o eSocial sejam mapeados e padronizados, garantindo que todas os dados que serão exigidos pela plataforma estejam contemplados e dessa maneira não existam omissões ou incorreções.

Alguns desses processos são: admissões, demissões, adiantamento de salários, desconto de faltas e horas extras. É muito importante que a empresa defina, com base nas regras trabalhistas e do eSocial, como devem ser feitos todos esses processos.

Além disso, torna-se essencial que a empresa elabore esses processos e comunique seus clientes ou empresa a respeito deles, sempre certificando-os de que o descumprimento do prazo pode gerar penalidades para as empresas.

2) Infraestrutura tecnológica
Garantir que o seu sistema de folha de pagamento está realmente apto a geração das informações que serão enviadas ao eSocial é tarefa de primeira necessidade.

Alguns sistemas ainda não estão fazendo a geração de maneira correta e outros apenas inserem dados para que os eventos sejam ‘’aprovados’’ sem garantir a conformidade das informações de natureza trabalhista e previdenciária.

Por isso, sempre importante ter um sistema que possa obedecer a todas as regras do eSocial para que não possa perder tempo com inconsistências das informações transmitidas.

3) Parametrizações
Se o seu sistema está apto para geração das informações exigidas pelo eSocial, a missão agora é garantir que as parametrizações estejam corretas. Nessa etapa, vai necessitar que revise todas as rubricas e verificas as incidências tributárias.

É importante também fazer uma completa revisão de todas as tabelas, além de outros parâmetros que influenciem diretamente no cálculo das contribuições.

4) Homologações
Depois de garantir que seu sistema está realmente atende ao leiaute do eSocial e fazer todas as inserções de dados, é importante que você teste exaustivamente as possibilidades de geração de eventos em seu sistema.

Faça gerações de folhas de pagamento em ambiente de homologação, simule admissões e rescisões. Faça todos os testes antes de fazer a geração oficial dos seus dados. O teste vai garantir como estão a qualidade dos dados transmitidos.

5) Capacitação dos envolvidos
Depois que a parte de infraestrutura tecnológica esta pronta, você agora tem uma tarefa tão complicada quanto, preparar os usuários para alimentarem corretamente o sistema.

Não subestime essa etapa. Como falei anteriormente, o nosso maior desafio será cultural e o ser humano, em geral, tende a ter uma grande resistência as mudanças.

Garanta que todos os envolvidos tenham ciência da importância de suas tarefas para que o todo tenha êxito, lembre-se que o eSocial é um projeto amplo e que envolve varias áreas de organização.

6) A relação e integração entre os setores
O eSocial exigirá, de forma direta, que haja uma maior integração entre os departamentos contábil, fiscal, trabalhista e jurídico. As informações enviadas não podem ser tratadas de forma diferente, ou seja, como empresas não poderá ser feito nenhuma transição que não seja de conhecimento dos órgãos competentes.

A relação com o jurídico, algo que antes não era tão necessário, precisa ser reforçada devido as exigências do eSocial. Por exemplo, as informações referentes a processos administrativos e judiciais do empregador que influenciam nos cálculos de encargos e FGTS precisam primeiro ser alimentados no software de folha para que possam ser enviados.

7) Qualidade dos dados
Nossa principal preocupação deve ser sempre com a qualidade das informações que estão sendo prestadas ao fisco. Lembre-se sempre, enviado não quer dizer auditado. Não é porque você cumpriu o prazo e fez as entregas nas datas previstas que elas estão realmente em conformidade tributária.

Estamos vivenciando uma das maiores mudanças na área de Departamento de Pessoal e Recursos Humanos e, acreditem, essa história ainda vai ter muitos outros longos capítulos. Fiquem espertos e continuem se capacitando.

Fonte: Fortes Tecnologia