Especialista fala sobre como realizar reuniões com diferentes finalidades, sem excessos, mantendo a eficácia

Reuniões desnecessárias chegam a custar mais de R$ 533 milhões por ano às grandes empresas, de acordo com um estudo realizado pelo professor de ciência organizacional, psicologia e gestão Steven Rogelberg, da Universidade da Carolina do Norte (EUA). O levantamento analisou a agenda semanal de mais de 600 colaboradores de 20 setores diferentes, e descobriu que, em média, os funcionários gastam cerca de 18 horas semanais em reuniões.

As reuniões, é claro, têm seus propósitos e pontos positivos, como a troca em tempo real de informações, a criação de projetos e estratégias, pensamento coletivo de soluções e acompanhamento das atividades que estão sendo realizadas numa organização. No entanto, quando mal feitas, podem ser prejudiciais às rotinas dos colaboradores e das instituições, ocasionando em estresse e falta de tempo para as atividades do dia a dia.

Com o intuito de ajudar as companhias a melhor organizar suas reuniões e, consequentemente, a produtividade dos seus colaboradores, o especialista Leandro Fernandes, Gerente de People & Culture da consultoria especializada em RH ManpowerGroup Brasil, define abaixo quatro formatos de realizar reuniões, cada uma com um objetivo específico e visando ao melhor uso do tempo dos envolvidos. Confira:

Reunião stand-up

Como já descrito no nome, esse modelo de reunião é realizado em pé e tende a ter uma curta duração, de no máximo 15 minutos. Nela, os participantes compartilham suas atividades e obstáculos com o objetivo de manter todos da equipe alinhados e atualizados.

“Por ser de pé, enrolações e amenidades são descartados, colocando em foco apenas os assuntos essenciais e elevando a produtividade da reunião. No entanto, é válido ressaltar que, caso haja pessoas com deficiência ou dificuldade locomotora na equipe, o ideal é que a empresa adote outra estratégia, priorizando a inclusão de todos”, aponta o executivo.

Reunião de status

Podendo ser numa sala física ou virtual, a reunião de status tende a ser semanal, onde os participantes comentam sobre os progressos nos projetos em que estão atuando e reforçam quais são os objetivos e prazos, mantendo o alinhamento com o gestor e colegas.

Reunião de brainstorm

Esse modelo de reunião tende a ser mais longo, pois é nele que se criarão novas soluções para problemas específicos. A ideia é fazer uma “tempestade de ideias” e ir aprimorando as sugestões ao longo do encontro para desenvolvê-las depois. Para manter a produtividade do tempo, é essencial que os participantes tenham um briefing sobre quais temas serão abordados para, assim, se prepararem devidamente.

Reunião de alinhamento

Nessas reuniões, quem tende a tomar a frente é o diretor da área envolvida, fornecendo informações sobre os próximos passos da operação, novos projetos e estratégias e insights sobre novidades da empresa, com o objetivo de manter seu time atualizado e em sintonia. O ideal é que os colaboradores usem esse tempo para ouvir com atenção e tirar as dúvidas que surgirem, sem se prolongar. Caso seja preciso discutir outros assuntos mais profundamente, vale combinar outro encontro. Por mais que se possam ter em mente os objetivos de cada reunião, o que já ajuda na programação e organização do dia a dia, podendo estimar uma média do tempo gasto em cada uma, Fernandes ressalta que é necessário que haja uma preparação por parte dos colaboradores, anotando os pontos que querem discutir e realizando pesquisas para dar mais embasamento às suas falas, quando necessário.

Fonte: Administradores