Ferramentas digitais são úteis para inovar e estimular a produtividade no trabalho. Como muitas são gratuitas, os resultados obtidos tendem a ter um custo-benefício vantajoso para o trabalhador ou empreendedor. No entanto, qualquer ferramenta – digital ou analógica – é inútil se não forem acompanhadas pelas habilidades.

“Quando as pessoas me pedem conselhos sobre qual software utilizar para aumentar a produtividade, eu faço a seguinte pergunta: ‘como o software se encaixa no processo de fluxo de gestão atual?’ Com frequência, descobrimos o problema real: não existe processo de fluxo de gestão”, explica a consultora e palestrante Maura Thomas.

O problema atinge desde grandes companhias que se descuidam em relação aos processos internos — e acabam acumulando perdas – quanto funcionários e pequenos empreendedores. As tarefas entulham a lista de afazeres, o estresse dispara e a produtividade despenca.

Para evitar esse quadro e manter o fluxo de trabalho, gerar resultados e aumentar a produtividade, ao menos quatro soluções são de fundamental importância antes de se lançar mão da tecnologia.

1. Gestão do tempo
Esse é o principal recurso de qualquer pessoa. Seja para conquistar um objetivo ou concluir uma tarefa simples, o tempo que for consumido no processo não poderá ser recuperado. Por isso, é necessário saber estipular metas, definir prioridades e saber focar no que vai gerar resultado e valor.

Uma dica para gerir melhor o tempo no trabalho é lembrar do princípio de Pareto: 20% dos esforços vão gerar 80% dos resultados. Apesar de ser uma regra empírica e generalista, pode-se notar algo de verdadeiro nela durante o cotidiano.

Para atividades de escritório, algumas ferramentas podem ajudar a desenvolver a disciplina necessária para usar melhor o tempo. Existem várias técnicas e tecnologias disponíveis, mas a mais popular é a Pomodoro.

Sua base também é empírica, mas a ampla aceitação desde que foi criada no anos 1980, mostra que ela pode ser uma aliada da produtividade. Funciona da seguinte maneira: um temporizador marca 25 minutos, durante os quais o usuário deve trabalhar ininterruptamente. Em seguida, ele pode tirar cinco minutos de descanso. Após quatro séries, o tempos de descanso é maior, variando entre 15 e 30 minutos.

Existe uma razão para essas pausas: o segredo da produtividade está nos intervalos. O nosso corpo funciona em ciclos, e não é diferente com o cérebro. O tempo máximo que conseguimos manter o foco varia entre 90 e 120 minutos.

2. Controle dos processos
Em qualquer atividade, qualquer que seja a escala de trabalho, dominar o processo é a única maneira de garantir o resultado final com qualidade. O controle de processos é uma disciplina conhecida quando o assunto é automação industrial: cada etapa precisa ser milimetricamente ajustada para que o produto tenha a qualidade desejada com riscos mitigados.

Qualquer atividade, no entanto, pode ser descrita em processos. “Se você não é capaz de descrever o que você faz como um processo, você não sabe o que está fazendo”, costumava afirmar o estatístico e professor norte-americano Edwards Deming.

Deming se notabilizou pelas melhorias nos processos produtivos nas empresas após a Segunda Guerra Mundial, especialmente no Japão. Seu método de gestão com foco na qualidade total abrange 14 tópicos e é uma referência até hoje para altos executivos. Os pontos foram descritos no livro Out of crisis.

Portanto, organizar suas atividades como processos é uma técnica que irá otimizar a produtividade e melhorar a qualidade do produto ou serviço final. Como efeito virtuoso, essa prática reduz o estresse ao deixar claro qual o próximo passo e o que fazer para executá-lo.

3. O próximo passo
Em entrevista à Revista Administradores, o fundador e diretor da Valios Internacional, Luiz Gustavo Gama, defendeu que a melhor maneira de executar as tarefas com excelência e cumprir prazos é simplificar e entender as próximas etapas.

“Muitos gestores, por terem muita informação, confundem excesso de ferramentas com eficiência, e isso é um risco tremendo”, afirmou. “Se o gestor desenvolver o hábito de apenas pensar no próximo passo, sem dúvida irá executar projetos com excelência sempre”, garante Gama.

Existem inúmeras técnicas de gerenciamento de projetos com abordagens diferentes para cada tipo de indústria. Novos softwares prometem ajudar a turbinar a produtividade e a resolver todos os problemas. Mas, se o trabalhador ou gestor não tiver a clareza do próximo passo a ser dado em direção ao objetivo estratégico da companhia, estará desperdiçando tempo e dinheiro.

4. Motivação
Para lembrar desses conselhos e aplicá-los no dia a dia, é preciso observar os resultados e manter a motivação. Leo Babauta, consultor e autor do blog Zen Habits, lembra que a motivação é como um músculo: para fortalecer, é preciso exercitar todos os dias.

E a melhor maneira para que isso aconteça é olhar para os resultados. Se a atividade está sendo bem executada, de maneira ótima e de acordo com processos firmes, o resultado tende a ser bom. Mais vendas, clientes mais satisfeitos, produto mais bem acabado, menos acidentes de trabalho.

Se conhecemos as virtudes dos atos pelos resultados produzidos, temos uma garantia de que é possível replicá-los e obter mais resultados. E nisso consiste a produtividade: fazer mais e melhor com menos esforço, menos recursos e em menos tempo.

Fonte: Administradores