Não é exagero afirmar que os colaboradores são o coração, o pulmão e o cérebro de qualquer empresa. Além do desempenho das atividades exercidas por eles, é necessário se atentar à jornada de trabalho em si.

O período de dedicação dos funcionários às suas respectivas funções deve ser bem controlado, sob o risco de a empresa sofrer várias complicações. Por sinal, uma jornada de trabalho descontrolada é prejudicial tanto para o empregado quanto para os colaboradores.

A seguir, você conhecerá as melhores práticas para resolver o problema. Acompanhe!

• Priorize as principais atividades

O início de uma boa gestão da jornada de trabalho depende do gerenciamento de um elemento extremamente valioso, podemos dizer que é o tempo. Para isso, é necessário adotar algumas medidas, como a priorização de determinadas atividades.

Desse modo, é possível definir uma ordem das tarefas a serem executadas. Esse cuidado é essencial para que as equipes maximizem a produtividade.

Nesse momento, você pode pensar que “tudo é prioridade”, o que é um grave erro. Sempre haverá aqueles atividades mais urgentes. Se houver muita dificuldade para visualizá-las, está na hora de pedir uma consultoria em gestão.

Uma dica consiste em pensar naquelas tarefas que já deveriam estar finalizadas. Para facilitar, você pode sinalizar os graus de urgência por meio de uma escala de cores, por exemplo. Assim, cada funcionário saberá exatamente o que deve ser feito já, e o que pode esperar.

Em seguida, basta listar as tarefas por ordem de prioridade. A partir daí, essa ordenação deve se transformar em uma rotina diária de trabalho a ser seguida por todas as equipes da organização.

Uma dica para que você faça com sua equipe para alinhar e desenvolver esse espírito essencialista pode ser a inclusão dos standup´s. Em português, a expressão significa “ficar em pé” e consiste em rápidas reuniões de alinhamento, nas quais os participantes ficam de pé e repassam suas prioridades para todos naquele dia.

Esses ritos ajudam a equipe a vislumbrar o que é essencial fazer, ou seja, quais são as tarefas que precisam ser concluídas até o fim do dia. Além disso, o gestor também pode acompanhar todo o processo e fornecer ajuda para que as demandas sejam finalizadas.

• Defina prazos para o cumprimento dessas mesmas atividades

Outro fator preponderante na gestão de uma jornada de trabalho é a determinação de prazos. Na prática, isso significa que não adianta informar que tal tarefa é urgente. O grau de urgência pode ser destacado, como demonstrado anteriormente. Mas só essa ênfase evidencia um profundo amadorismo da gestão da empresa.

Afinal, toda tarefa precisa de um prazo limite para ser concluída. Sem esse norte, os funcionários tendem a se perder no tempo e o trabalho poderá ser prejudicado. A definição de um prazo os ajuda a se programarem para que aquela atividade seja entregue a tempo.

Ao conhecer todos os prazos das tarefas, os colaboradores conseguem gerenciar o próprio tempo de trabalho de um jeito muito mais efetivo. Eles farão uma estimativa do tempo de conclusão das tarefas. Assim, eles também ter uma noção do total de horas necessárias para a conclusão daquele conjunto de atividades.

O ideal é que todas as tarefas da semana sejam previamente definidas e informadas em um calendário. Esse calendário deve estar visível (preferencialmente em mais de um local) a todos os membros da equipe. Isso manterá todos os colaboradores alerta quanto aos prazos diários e semanais.

• Mantenha a equipe focada

Tudo o que foi dito até aqui será em vão, se os colaboradores perderem o foco durante a execução das tarefas. Então, cabe ao gestor notar se há algum problema relacionado à desconcentração. Se for o caso, ele precisa decidir o que fazer para solucionar a questão.

Basicamente, a origem da perda de foco é a necessidade atual de ser multitarefa. Ter pessoas com habilidades distintas na sua equipe não é necessariamente um problema. No entanto, você deve saber como não sobrecarregar os funcionários, pois poderá ultrapassar o limites da normalidade.

Quando existe essa sobrecarga, a tendência é surgir uma queda gradativa da produtividade da equipe. Nesse ritmo, os colabores trabalharão durante a mesma carga horária, mas com uma produção insatisfatória.

Para sanar o problema, tente evitar que os colaboradores façam mil coisas ao mesmo tempo. O objetivo é evitar ou diminuir a quantidade de interrupções, pois são elas que sugam o tempo de trabalho.

Olhar o celular ou a caixa de e-mails com muita frequência durante a execução de uma atividade específica são exemplos clássicos. Ambos devem ser banidos de qualquer rotina de trabalho. A concentração deve ser máxima.

• Alinhe as necessidades da equipe às de cada colaborador

Também é imprescindível ter cuidado na hora de elaborar as escalas de trabalho. O objetivo final de uma equipe de colaboradores é finalizar suas atividades no menor tempo e com a maior qualidade possível.

Porém, atingir essas metas pode ser algo bem distante da realidade. Para melhorar o processo, você precisa elaborar uma escala de trabalho condizente com as necessidades de todos os envolvidos. Obviamente, nós estamos falando tanto da empresa quanto dos colaboradores.

Por um lado, a organização precisa manter uma frente de trabalho contínua. Do outro, os funcionários precisam tirar férias e, em muitos casos, folgas semanais. Então, outro segredo de uma ótima gestão da jornada de trabalho é o atendimento de todos esses interesses.

Uma escala bem elaborada jamais comprometerá a qualidade do trabalho desempenhado por determinado departamento. Logo, ela deve ser feita com bastante atenção. Defina qual é a quantidade de analistas que não pode faltar, por exemplo.

• Evite que a jornada de trabalho seja muito longa

Finalmente, nós chegamos ao tempo total das jornadas de trabalho. Quando elas se tornam extremamente longas, os colaboradores fatalmente se desgastam com mais facilidade.

Assim, tem-se início um efeito dominó, pois o excesso de horas trabalhadas contribui para o aumento do estresse. Consequentemente, os funcionários podem até desenvolver graves quadros de depressão ou ansiedade. O resultado final não será satisfatório para ninguém — seja a empresa ou os próprios colaboradores.

Portanto, o bom gestor também é aquele que consegue evitar que seus funcionários levem o trabalho para casa. É bem provável que alguns deles até insistam em fazer isso, alegando que amam o que fazem. Mas lembre-se, a lei só permite e orienta até 44 horas semanais de trabalho, então é importante que em casa ele realmente descanse deixando as tarefas para o local de trabalho!

Fato é que todo excesso referente à carga de trabalho deve ser evitado. Essa é a melhor forma de garantir a boa produtividade da equipe em um período de médio e longo prazo. Vale lembrar que, é sempre estar por dentro das mudanças na reforma trabalhista para evitar problemas com essa situação.

Você acaba de conferir grandes dicas para aprimorar a gestão da jornada de trabalho da sua equipe. As medidas mencionadas ao longo do artigo são substanciais para preservar a conquista dos resultados almejados pela empresa. Simultaneamente, essas ações asseguram que os colaboradores tenham uma excelente qualidade de vida.

Fonte: Blog RH