“Fraude pode ser definida como a prática de qualquer ato ardiloso, enganoso, de má-fé, com o intuito de lesar ou ludibriar outrem, ou de não cumprir determinado dever”, define o advogado trabalhista Mourival Boaventura Ribeiro, sócio da Boaventura Ribeiro Advogados.

Apesar de mais comuns do que as empresas gostariam de reconhecer, as fraudes são tanto um tema difícil de tratar quanto uma prática delicada de combater eficientemente no mundo corporativo. Mas existem maneiras de identificá-las e, assim, coibi-las no futuro.

“A fraude, em via de regra, é praticada por funcionários ou terceiros envolvidos, consistindo, entre outros, em desvios financeiros, relatórios com omissões de receitas e aumento de despesas, desvios de itens de estoque e falsificação de registros de compras”, explica José Augusto Barbosa, sócio da empresa especializada em auditoria Audicorp.

De acordo com o especialista, as empresas podem descobrir a ocorrência de fraudes internas a partir de alguns indícios, como:

• Diferenças apontadas entre os registros financeiros e contábeis, como contas a receber, contas a pagar ou custos de produção;
• Cruzamento de informações apuradas pela contabilidade da empresa com seus fornecedores, clientes e terceiros;
• Diferenças de inventários físicos com os registrados em sistema informatizado;
• Falta de documentação apropriada nas transações financeiras e operacionais da empresa.

E como proceder após detectá-las? André Damiani, sócio da Damiani Advogados Associados, destaca que a empresa deve agir imediatamente ao perceber a fraude, podendo mover ações nas frentes trabalhista e criminal, buscando apurar o crime.

Principais tipos de fraudes empresariais

Segundo José Augusto Barbosa, “as principais fraudes ocorrem geralmente nas áreas em que circulam as movimentações financeiras da empresa, em especial no caixa, estoques e contas a receber de clientes”. São elas:

1) Furto: muito comum, pode ocorrer com pequenas coisas, como alguém levando embora materiais de escritório, mas também atingir grandes proporções;

2) Apropriação indébita: quando o colaborador de posse de algo da empresa, como um computador, passa a contá-lo como sendo dele. A diferença em relação ao furto é que, naquele caso, a coisa alheia móvel é subtraída, não estando na posse do agente da ação;

3) Desvio financeiro: muito comum nas áreas financeiras e comerciais das empresas, pode ocorrer quando as pessoas direcionam recebíveis para suas contas pessoais, por exemplo. Esse tipo de ação pode ser facilitado pela falta de sistemas de registro informatizados nesses setores;

4) Desperdício voluntário: em muitos casos, colaboradores não motivados ou sem comprometimento permitem que a empresa perca valores ou peças por gosto, como em casos de mau uso ou até mesmo desmazelo;

5) Corrupção: esta pode ser configurada de diferentes formas, como: suborno, em que é dado dinheiro a uma pessoa para que ela aceite agir de forma desonesta; propina, em que é pago um montante ao indivíduo para que ele libere alguma atividade sobre a qual tem determinado poder; e superfaturamento, que consiste em cobrar um valor maior do que o que foi gasto realmente em uma nota – um exemplo é se pedir vantagem para fechar um negócio;

6) Fraudes em gastos pessoais: quando algum colaborador usa determinado instrumento da empresa em benefício próprio, como por exemplo: usar o carro da companhia para realização de um compromisso não relacionado com o trabalho; usar o cartão corporativo para gastos pessoais; e abastecer veículo para uso próprio com o vale-combustível empresarial;

7) Extravio ou falsificação de recibos e comprovantes: situação em que um colaborador perde ou até mesmo falsifica os comprovantes de despesas corporativas, a fim de reembolsar um valor maior do que o que foi gasto. Quando não há auxílio da tecnologia para controle desses documentos, a chance de fraudes pode aumentar ainda mais;

8) Despesas não autorizadas: acontece quando algum colaborador gasta mais do que deveria em viagens corporativas, adquirindo serviços desnecessários. Isso pode ocorrer, principalmente, se a sua empresa não tem uma política de reembolso e uma de gastos com viagens corporativas bem definidas;

9) Despesas duplicadas: ocasião em que algum colaborador usa a mesma nota para pedir reembolso duas vezes. Essa fraude se dá, sobretudo, em empresas que conferem os recibos de forma manual. Dessa forma, essa pessoa consegue ser ressarcida duplamente, ficando com um valor reembolsado maior;

10) Despesas escondidas: ocorre quando o colaborador, em serviço externo, pede para que os donos de estabelecimentos em que consumiram algo insiram um produto diferente na nota fiscal. Isso acontece, por exemplo, para esconder gastos com bebidas e cigarros. Assim, o colaborador consegue o reembolso mentindo sobre o que consumiu.

Como prevenir?

O melhor e mais eficaz meio de combater fraudes nas empresas é a prevenção. “A adoção de procedimentos internos claros, envolvendo elaboração de relatórios e prestação de contas, sempre acompanhadas de notas fiscais e checagem periódica destas”, explica Mourival Boaventura Ribeiro.

Há ainda, segundo o advogado trabalhista, a necessidade de implementar um regulamento empresarial e normas de compliance, objetivando que todos na empresa devem ter consciência dos procedimentos éticos a serem observados. A companhia também não deve ser condescendente com desvios de conduta e, uma vez que os tenha identificado, deve agir imediatamente.

De acordo com André Damiani, outra ação fundamental, além do monitoramento de de processos, pessoas e tecnologias, é a implementação de um canal de denúncias. José Augusto Barbosa, por sua vez, sugere que sejam feitas auditorias constantes. “As empresas devem evitar que a realização e autorização de pagamento sejam realizadas pela mesma pessoa. Caso isso não ocorra, o auditor contábil, quando da realização do seu trabalho, indicará que há indícios de possibilidade de fraude na organização”, ressalta.

Fonte: Administradores