Sistema de Gestão de Processos de Negócios (Business Process Management Suite) diminui riscos, aumenta a produtividade e reduz custos.

Homem e máquina integrados com diversas tecnologias para que o tempo perdido com informações de uma empresa seja estrategicamente otimizado. Isso se deve ao Business Process Management Suite.

Para se criar sequência de eventos lógica e eficaz em uma organização é necessário um Sistema de Gestão de Processos de Negócios (Business Process Management Suite).

Esse software, BPMS faz o mapeamento de processos e seus indicadores. São sistemas integrados e automatizados, que tornam o uso de Recursos Humanos fundamental para definir necessidades e a execução de suas etapas:

Etapas do Processo de Negócios (BPMS):

Etapa 1: Design

Implementação do processo em seu estado ideal. Examinar tudo o que precisa ser feito com os gestores de cada área e as condições para serem construídas.

Etapa 2: Modelagem

Escolha o software de gerenciamento de processos de acordo com a necessidade da empresa.

Etapa 3: Execução

Coloque o sistema para funcionar.

Etapa 4: Monitoramento

Supervisione o sistema e colete dados sobre como ele está funcionando.

Etapa 5: Otimização

Faça alterações no processo para aprimorá-lo.

Tipos de Gestão de Gerenciamento BPMS

Com base no propósito a que se destinam eles podem ser divididos em 3 tipos de gestão.

Integration – centric BPM:

BPM centrado na integração

Este tipo de sistema de gestão de processos empresariais centra-se principalmente na integração com os sistemas existentes que a empresa possui como HRMS, CRM e ERP.

Não possuem variação, os processos são sequênciais sem interferências ou excessões.

Human Centric – BPM:

BPM centrado no homem

Nesta gestão existe a integração entre o homem e a máquina. Define funções automatizadas para facilitar as decisões mais subjetivas como:

criação de textos, definição de imagens, aprovação de processos, prazos, tomada de decisão crítica…

Document Centric – BPM:

BPM centrado no documento

Tais soluções de gerenciamento de processos de negócios são necessárias quando o documento e informações precisas são o coração de tudo.

À medida que as tarefas passam pelo fluxo de trabalho

eles habilitam o encaminhamento, a formatação, verificação e a assinatura do documento.

Empresas onde se faz a gestão de contratos, processos de licitações, escritórios de direito, engenharia, assim como clínicas de exames e laudos médicos, são exemplos dessa gestão.

Cada empresa tem suas singularidades na implantação de recursos e ferramentas para um sistema BPMS. Em todas elas é preciso estar atento para que alguns recursos fundamentais não sejam esquecidos.

10 Recursos que toda ferramenta de fluxo de trabalho BPMS deve ter:

1. Designer de processos amigável para usuários

Não ficar preso a programadores, todos em sua organização devem ser capazes de criar seus próprios fluxos de trabalho.

2. Simplificado Form Builder

Uma boa ferramenta de fluxo de trabalho inclui muitos campos para escolher, um modelo de arrastar e soltar e um layout limpo.

3. Implantação na nuvem

Uma ferramenta de fluxo de trabalho em nuvem custa menos, não tem manutenção, é mais ágil e é mais segura do que a opção no modelo local (on premises).

4. Relatórios integrados

As melhores ferramentas de fluxo de trabalho vêm com relatórios que você pode personalizar para rastrear qualquer item, usuário ou tarefa com um clique.

5. Indicadores de status do SLA

Os SLAs mantêm seus processos em trilha e uma ferramenta de fluxo de trabalho deve permitir que você configure prazos e urgência.

6. Notificações em tempo real

As notificações automatizadas customizáveis manterão os participantes na mesma página e alertarão sobre novas tarefas.

7. Flexibilidade na criação de processos

Alguns fluxos de trabalho podem ser complicados e exigem fórmulas, etapas condicionais, detalhes paralelos e relatórios detalhados.

8. Controle de Acesso Baseado em Função

Para confidencialidade e segurança, o gestor deve ser capaz de tornar os campos de dados editáveis, somente leitura, torná-los invisíveis ou de área restrita.

9. Capacidades de Integração

Uma ferramenta de fluxo de trabalho deve ter conexões fáceis para plataformas comuns e abrir APIs para integrações personalizadas.

10. Preços que compensem o custo benefício

Escolha uma opção que a empresa possa pagar em um montante mensal para obter preços mais baixos e um gasto coerente com o tamanho da organização.

Resultados da implantação de BPMS (Business Process Management Suite):

– Transparência em todas as etapas do processo

– Maior controle administrativo

– Aumento da produtividade

– Redução de custos e desperdícios

– Automação de processos e geração de evidências

Aplicativos de fluxos de trabalho BPMS

O trabalho de BPMS é direcionado basicamente para as áreas: Recursos Humanos; Vendas; Finanças; Administração e Facilities; Marketing e Compra.

Dentre essas áreas os aplicativos mais utilizados são:

– Newsletter

– Fale conosco

– Novos Contatos

– Área de visitante

– Relatório ao cliente

– Pedido de informações

– Press release

– Campanha de Marketing

– Compra de ativos

– Fatura de vendas

– Cotação de vendas

– Pedido de venda

– Restituição/ Retorno de Pedido

– Aprovação de desconto

– Reinvindicação de incentivo de vendas

– Reembolso de quilometragem

– Solicitação de veículos

– Pedido de cartões de crédito ou outros cartões de negócios

Em toda Gestão de Processos de Negócios (Business Process Management Suite), os fluxos de trabalho precisam ser revisitados e melhorados pelos gestores da empresa, de acordo com as mudanças de mercado.

A demanda principal será sempre a redução de custos e a eficiência processual.

Melhores iniciativas de BPMS extrairá os melhores resultados, coordenados pelos melhores profissionais e, consequentemente dará sustentabilidade a empresa.

Fonte: Administradores