O ciclo PDCA é frequentemente usado para solucionar problemas – tanto pessoais quanto corporativos. Disseminado no Brasil pela consultoria de gestão Falconi, o método é usado para avaliar se os seus esforços estão realmente trazendo o resultado esperado. E, se não for o caso, corrigir o que for necessário.

Elogiado por grandes líderes brasileiros em diversos setores e indústrias, para que ele efetivamente funcione, é preciso primeiro saber o resultado que se espera. No estilo de gestão da Falconi, por exemplo, as metas são objetivos a serem alcançados com prazo e valor estabelecido.

Assim, a meta deixa claro onde e quando você quer chegar. Contudo, escolhê-las para um projeto, uma empresa, ou mesmo suas metas pessoais, não é uma tarefa simples: exige dedicação e análise cuidadosa do que já foi feito no passado.

Quando bem definidas, elas devem ser:

• Desafiadoras: demandam conhecimentos novos e aumentam a complexidade dos desafios anteriores;
• Viáveis: devem ser estabelecidas para ser atingidas e é preciso acreditar que realmente é possível alcançá-las. Não devem ser estabelecidas com exagero, como um norte impossível;
• Sustentáveis: analisadas com base em fatos e dados e atingidas de forma que garanta que os resultados vão se manter.

Além disso, as metas também devem ser mensuráveis e possíveis de ser acompanhadas. “Você não controla (e nem melhora) aquilo que não pode medir” é um dos mantras da consultoria, emprestado de Peter Drucker, considerado um dos fundadores da administração moderna.

Alguns exemplos de metas estabelecidas em empresas e organizações do governo: aumentar 6% o EBITDA, reduzir em 90% a taxa de erros de produtos enviados, melhorar em 15% o índice de aprendizagem dos alunos do ensino básico.

A partir daí, o método PDCA vai ajudar a indicar qual o melhor caminho para atingir essas metas e realizar os ajustes de rumo necessários conforme ele vai sendo percorrido.

O que é PDCA e a história do método

Acrônimo para Plan (planejar), Do (executar), Check (verificar) e Act (agir), em inglês, o método remete à obra do filósofo francês René Descartes, Discurso do Método, de 1637.

“Naquela época, a motivação de Descartes era descobrir uma forma de condução científica do pensamento humano em busca da verdade. Então, essa é a origem fundamental do PDCA, um método cartesiano de resolver problemas”, explica um consultor ouvido pelo Na Prática.

Dentro do ambiente corporativo, aliás, o método PDCA tornou-se popular através de um estatístico americano chamado Edward Deming. No início da década de 1950, após a Segunda Guerra, o governo japonês convidou Deming a ajudar o país na reconstrução industrial no cenário do pós-guerra.

Assim, com a aplicação das técnicas de Deming, o Japão se tornou uma potência industrial e um case histórico de produtividade. Foi de lá que o mineiro Vicente Falconi, fundador da consultoria que leva seu nome, trouxe essas ideias.

Por isso, a grande razão de ser do PDCA é a resolução de problemas: ele é um passo a passo para o alcance de metas. Segundo consultores da FALCONI, o método pode ser aplicado a qualquer tipo de problema, inclusive em em situações da vida pessoal, e é base fundamental dos processos de gestão de qualquer tipo de organização.

Como funciona o Ciclo PDCA

Na prática, o método segue a sequência das quatro letras. Ou seja, primeiro, como já explicamos, é necessário identificar um problema e traçar uma meta para sua resolução, com prazo definido para se chegar ao resultado esperado.

A partir daí, entra em jogo o acrônimo:

1. Plan

É a etapa em que as ações que vão ajudar a chegar mais perto da meta são planejadas. Sempre que possível, defina um resultado esperado para cada uma dessas ações.

Para começar, localize o problema de maneira objetiva. Em seguida, estabeleça metas, analise causas prováveis do problema e elabore um plano de ação para resolvê-las.

Quais são suas questões e previsões sobre o que está acontecendo? No plano de ação, quem fará o quê e quando?

2. Do

Execute o plano de ação definido na etapa anterior. Ao longo do caminho, documente as dúvidas, dados e problemas que aparecerem.

Que mudanças devem ser feitas? Um próximo ciclo é necessário? Plan: seja objetivo, liste suas questões e previsões, crie um plano de ação com quem, o que, onde e quando. Faça o plano, documente os problemas, analise dados. Estude”complete a análise de dados, compare dados e suas previsões, resuma o que aconteceu.

3. Check

Em seguida, verifique e analise resultados. Compare resultados e dados, liste os efeitos secundários e verifique a eficácia das ações tomadas. Enfim, faça um resumo do que aconteceu.

4. Act

Por fim, incorpore os aprendizados e ajuste possíveis falhas a partir do que está dando errado. Há mudanças que ainda devem ser feitas? Se sim, você pode recomeçar o ciclo com um novo ponto de partida.

Também é o momento de padronizar o que está dando certo. Para tanto, é preciso deixar bem claro qual é o padrão a ser adotado ou alterado, comunicar os outros, oferecer treinamentos e educação conforme for necessário e acompanhar a implementação e utilização desse novo processo.

Colocando o método PDCA em prática

Na parte do planejamento, é necessário dedicar tempo para analisar os dados do problema (histórico, frequência, etc) e, inclusive, refletir sobre quais seriam suas causas mais fundamentais para poder pensar em ações que vão atuar sobre elas.

Nesse momento, por exemplo, cabe o brainstorming tanto sobre causas como sobre ações para atacá-las. Porém, como um brainstorming acaba gerando um número grande de possibilidades, é preciso priorizar: quais causas são as mais impactantes? Quais ações podem trazer mais resultado?

A partir daí, essas ações precisam ser colocadas em prática: de nada adianta um planejamento excelente se ele não for bem executado.

A importância dos ciclos

Vale lembrar que essa sequência é cíclica. Ou seja, quando algo não trouxe o resultado esperado, os ajustes feitos na última etapa (Act) são novamente submetidos ao início do ciclo: planejamento, execução e checagem.

É preciso refletir sobre o que deu errado: foi um erro de execução? De planejamento? A ação não é tão eficaz? A partir daí, o ciclo vai ser percorrido diversas vezes ao longo da resolução do problema, conforme diferentes ações e planos de ação vão sendo testados.

Já em caso de sucesso no resultado, é feita a padronização do processo para garantir que boas práticas sejam repetidas. Se determinada ação deu certo e trouxe o resultado que queríamos, o melhor é garantir que ela vai continuar sendo feita, não é mesmo?

O PDCA é um método único e aplicado da mesma maneira em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu segmento. A diferença está no tamanho e na diversidade dos problemas.

3 fatores fundamentais na metodologia PDCA

Segundo o consultor com quem conversamos, 3 fatores são fundamentais para que se atinja as metas na utilização do método:

1. Liderança atuante

“Primeiro, é preciso contar com a ajuda de uma liderança atuante e de pessoas que conduzam a organização no rumo de sua visão”, começa o consultor.

2. Conhecimento técnico

“Também é necessário haver conhecimento técnico disponível. Se a empresa é uma cervejaria, por exemplo, é preciso ter gente que entenda muito bem o negócio e o processo técnico de fazer cerveja.”

3. Conhecimento aplicado

“O terceiro fator essencial é de fato aplicar o conhecimento de gestão, representado em sua essência pelo PDCA.”

Como funcionam os projetos com base no método PDCA

Na prática, o próprio cliente auxilia a consultoria na aplicação do método.

“O trabalho é feito a várias mãos e faz parte do processo ensinarmos fazendo junto, disseminando o conhecimento de forma que os bons resultados se perpetuem”, explica o consultor.

“A participação de nossos clientes nesse processo é imperativa. O conhecimento de gestão por si só não leva ao resultado. É sempre necessário que tenhamos conosco a parceria de nossos clientes, com seu conhecimento técnico e liderança, em todas as etapas do projeto.”

Um exemplo recente esteve à frente da Petrobras. Um de seus ex-presidentes, Pedro Parente, já explicitou que a inspiração para o plano de negócios da estatal adotado em sua gestão, vieram diretamente das lições de gestão da Ambev e da aplicação do PDCA.

Ao Estadão, Parente explicou que, além das metas financeiras e de segurança operacional da empresa como um todo, a Petrobras também aplicou o método para objetivos e metas de empregados de cada nível hierárquico, sendo acompanhados em reuniões trimestrais.

Assim, com um método principal para todos, o resultado como um todo visava ser mais consistente. “Depois de tudo o que aconteceu com a Petrobras, temos o desafio extremamente importante de criar uma cultura de alto desempenho”, resumiu o executivo na época.

A boa experiência de Parente com o método PDCA data do início dos anos 2000, quando ele era Ministro de Minas e Energia. Então, às voltas com apagões e racionamento de energia, sua equipe convocou a Falconi.

“Várias pessoas já queriam tomar atitudes, mas pedimos calma para desdobrar metas e planos de ação para o Brasil inteiro”, lembra-se Vicente Falconi. Com o ciclo de desenvolvimento estruturado, a crise foi gerenciada. “Essa experiência nos deu a exata medida de como podemos ser importantes para o País.”

PDCA: exemplo prático de aplicação

Em qualquer setor, a teoria é fundamental para que o método PDCA funcione. E como ele se desdobra na prática? Comece pensando da seguinte maneira: qual é a sequência de procedimentos necessários para que aquela meta seja atingida?

Essa, segundo Vicente Falconi, é a definição de um método. Com isso em mente, vamos criar um ciclo. Imagine que você teve a ideia para um novo serviço que pode ser oferecido pela empresa júnior em que você trabalha.

– P

O primeiro passo é planejar (plan): qual é esse novo serviço? Quem são os possíveis clientes? Como atingi-los? O que precisa ser feito? Quem será responsável por qual parte?

– D

Em seguida, é hora de executar (do), que nesse caso pode significar criar um piloto desse novo serviço, apresentá-lo em reuniões com potenciais clientes e entregar os primeiros trabalhos.

– C

Depois, é hora de checar (check): você tinha razão em relação aos clientes que previu? As coisas aconteceram de acordo com o que estava estipulado ou houve imprevistos? Quanto tempo a mais (ou a menos) aquela tarefa levou? Que feedbacks recebeu?

– A

Por fim, vem a ação (act): ainda há mudanças a serem feitas? Se sim, volte ao primeiro passo e liste quais são. Se não, você pode agir para padronizar esse novo serviço e incluí-lo no portfólio da empresa. Assim, os jovens da próxima gestão também podem oferecê-lo.

Fonte: Na prática