Saber definir prioridades é a principal ferramenta para conseguir se organizar melhor, segundo a cofundadora do Nubank.

É possível ter tempo para fazer todas as obrigações no trabalho e ainda conseguir passar tempo com a família, sair com os amigos, estudar e fazer exercícios? O ano está ainda no começo, mas muitas pessoas já começam a se preocupar em como cumprir todos os objetivos que traçaram para 2021.

Em sua coluna em vídeo para a EXAME desta quinzena, Cristina Junqueira explica porque tentar dar conta de tudo ao mesmo tempo não é o melhor caminho para ser mais produtivo e eficiente.

Cristina: A primeira coisa é entender que todo mundo tem a mesma quantidade de tempo disponível. A gente precisa acabar com essa ideia de que os outros têm mais tempo que nós. O dia tem 24 horas para todo mundo – pra mim, pra você, pro Bill Gates, pro Obama. Todo mundo. Então, o que realmente importa é como a gente vai usar essas 24 horas. E a verdade é que tem gente que é muito mais eficiente em fazer isso.

Outra ideia da qual temos que desapegar é essa sobre “dar conta de tudo”. Uma das coisas mais importantes para quem deseja ser mais produtivo é definir com clareza as suas prioridades. Não adianta querer fazer 7-8 coisas ao mesmo tempo, em várias dimensões – na minha vida, por exemplo, eu falo que tenho 2 prioridades: a minha família e o Nubank. E isso significa fazer escolhas. O que foge dessas duas prioridades, hoje, eu também não consigo fazer.

É necessário fazer essas escolhas de maneira consciente e intencional, e realmente pensar “o que é importante para mim agora?”. A vida é feita de fases, e essas dimensões do que é importante podem ir se alterando ao longo do tempo. Mas é preciso definir quais são as prioridades naquele momento e alocar o seu tempo de uma maneira que seja proporcional às escolhas que você está fazendo.

Agora, falando um pouco mais diretamente sobre trabalho: eu penso nele como um gás que, se deixarmos, ocupa todo o espaço disponível, é infinito. O que acaba quase nunca é o trabalho, é o prazo que a gente tem para fazê-lo. Por isso, é muito importante ser intencional na quantidade de tempo que você vai disponibilizar para a realização de cada atividade.

Eu gosto de tratar o tempo como um orçamento. Ao definir um orçamento para realizar cada trabalho – assim como a gente faz com o dinheiro, por exemplo, quando pagas as contas ou vai ao supermercado – você precisa ser super eficiente e fazer as atividades caberem dentro daquele tempo pré-determinado.

Outra dica ao pensar em ser intencional no trabalho, é que a nossa agenda é a nossa estratégia. De tempos em tempos, revisar a agenda e verificar se o tempo que você está dedicando para cada tarefa realmente reflete o que você definiu como prioridade é essencial. Aloque a maior quantidade de tempo possível para o que for prioritário.

E isso não vale só para o trabalho, vale para a vida também. A realidade é que a gente tem muito mais tempo do que imagina, mas precisa utilizá-lo de maneira mais intencional.

O que posso fazer para ser mais produtivo e render mais?

Cristina: Eu sou uma grande fã de rotina. E rotina nada mais é do que uma organização das etapas que você tem que seguir no seu dia a dia, tornando-as mais eficientes.

Planejar o melhor horário para realizar atividades específicas, como sair para o trabalho e colocar as crianças na cama, por exemplo, ou mesmo escolher fazê-las em horários em que você sabe que é mais produtivo, é a melhor maneira de investir seu tempo de maneira inteligente.

Outra dica boa é não deixar horários “picados” entre os compromissos. Esse tempo acaba ficando perdido e não consegue ser aproveitado para tarefas realmente úteis. Eu sempre procuro concentrar minhas reuniões para que sobrem grandes blocos de tempo que, esses sim, consigo aproveitar de modo mais produtivo.

E uma última dica, para fechar essa seção, é aproveitar o tempo combinando atividades que você consegue fazer juntas. Eu ouço muitos livros enquanto dirijo e cozinho, por exemplo. São coisas que agregam e ajudam a ganhar um pouco mais de eficiência.

Quais as melhores ferramentas para gerenciar o meu tempo?

Cristina: Essa pergunta é engraçada porque dá a impressão de que existe alguma solução que as pessoas não conhecem ainda e que vai fazer tudo se encaixar miraculosamente. Mas não é assim. Cada um usa o que funciona melhor para si – alguns são adeptos do bom e velho caderninho, existem vários aplicativos, e eu particularmente uso a agenda no computador e no celular. A verdade é que não existe uma varinha mágica que vai resolver todos os problemas.

As grandes ferramentas são todas as coisas que já falamos antes aqui: ser intencional na escolha das nossas prioridades, organizar a rotina, usar bem o tempo que temos disponível, e tornar essas otimizações um processo contínuo. É assim que conseguiremos ser cada vez mais produtivos.

Fonte: Exame