Entenda a diferença entre os dois tipos de comunicação e mude a sua relação com reuniões virtuais, e-mails e o home office.

Um ano após a adoção em larga escala do home office, muitas lições já foram aprendidas a partir da experiência com o trabalho remoto. As empresas entenderam que mesmo à distância seus funcionários conseguem trabalhar de forma eficiente, e viram na redução do espaço físico uma economia de custos.

O resultado: um aumento de 50% no total de escritórios disponíveis em São Paulo entre o primeiro e o último trimestre do ano passado, com especialistas afirmando que a onda de devoluções de escritórios deve se agravar em 2021.

Por outro lado, empresas e funcionários ainda segue aprendendo a trabalhar de casa. Com a pandemia, foi preciso repensar o modelo de trabalho – e boa parte dessa reformulação passa pela comunicação.

Com gestores distantes de suas equipes, a autonomia de cada profissional aumenta, bem como a ansiedade por respostas imediatas, que no presencial eram mais facilmente obtidas. É nesse cenário que a organização dos formatos de comunicação síncrona e assíncrona é importante e entra para a lista de desafios criados pela pandemia.

Qual a diferença entre a comunicação síncrona e assíncrona?

Na prática, a comunicação síncrona inclui todas as formas de comunicação que acontecem em tempo real, ou seja, as respostas e as interações são imediatas. Como uma conversa presencial, ou uma videochamada, ou mesmo uma ligação telefônica.

Já a comunicação assíncrona tem como premissa a comunicação que não acontece em tempo real, ou seja, as respostas podem ocorrer de forma intermitente. Como quando as pessoas interagem por e-mail ou mensagens não instantâneas.

“Na comunicação síncrona, durante o home office, apenas o espaço é deslocado. Então, você faz uma reunião virtual com alguém que compartilha o mesmo momento, mas está em local distinto. Na comunicação assíncrona no trabalho remoto, além do espaço, o tempo também é deslocado. Você não compartilha nem o espaço, nem o momento de interação”, explica Rebeca Toyama, especialista em estratégia de carreira.

Existe um modelo de comunicação ideal?

No home office os profissionais fazem uso das formas de comunicação de maneira mista. “Não tem como trabalhar apenas no formato assíncrono, sem contato direto, e não tem como passar o dia todo em reuniões porque o dia não vai ser produtivo. É fato que o home office ainda não está equalizado nesse sentido. O modelo de comunicação varia de empresa para empresa, de cultura organizacional para cultura organizacional”, afirma Adriana Rosa, sócia da consultoria de carreira Korn Ferry.

Segundo ela, fazer uma comunicação eficiente é um dilema que sempre existiu. “É uma dificuldade humana com ou sem home office. E se no presencial já era um dilema, à distância a dificuldade aumenta, ainda mais na pandemia. Com todos em casa, o nível de engajamento caiu. Há mais distrações e muitos profissionais lidam com as crianças em casa, sem ter um ambiente de trabalho adequado e sem contato físico com os colegas. É difícil conseguir uma comunicação eficiente todo o tempo nesse contexto”, explica.

Na prática, não existe um tipo de comunicação melhor do que a outra. Mas as especialistas entendem que é preciso ter um equilíbrio, que não vem de uma fórmula pronta que vai mostrar qual ‘porcentagem’ da comunicação deve ser feita de forma síncrona ou assíncrona, mas de um alinhamento entre a equipe.

“O WhatsApp é síncrono ou assíncrono? Pode depender da equipe. Alguns times podem preferir usar chats como Teams e Zoom para uma comunicação síncrona e deixar o WhatsApp para assuntos pessoais. Mas vai do alinhamento e da definição de regras para o dia a dia de trabalho. O alinhamento é primordial para reduzir o estresse proveniente da comunicação”, diz Rebeca.

Porém, considerando os dois formatos de comunicação, o consenso é de que o maior desafio é alinhar o formato assíncrono, já que, até então, no modelo presencial de trabalho, boa parte da comunicação entre as equipes naturalmente acontecia de maneira síncrona. Portanto, usar o modelo assíncrono de forma eficiente é o que vem exigindo mais dos profissionais no dia a dia.

Veja dois desafios destacados pelas especialistas no caso do modelo assíncrono:

1. Autonomia

Os profissionais que estão no home office precisam gerenciar melhor seu tempo porque ganharam mais autonomia. “Sem o presencial, e com atividades antes feitas de forma síncrona se tornando assíncronas, o profissional precisa ter uma autogestão, microgerenciar seu universo durante o expediente. Isso porque nem sempre ele conseguirá respostas rápidas e precisará tomar decisões que, muitas vezes, tinham algum tipo de supervisão ou ele perguntava a alguém do lado”, explica Adriana.

“O profissional precisa administrar seu tempo e suas tarefas para entregar resultados como sempre, mas a responsabilidade aumenta quando ninguém está olhando”, acrescenta Rebeca.

O modelo assíncrono exige menos atenção e tem menos interação, portanto a chance de o profissional não estar totalmente focado é maior, segundo Sirley Almeida, consultora sênior de desenvolvimento humano da Companhia de Talentos. “Por isso, ainda é difícil se concentrar em gerenciar as prioridades para fazer a melhor entrega possível, dentro do prazo combinado quando se trata das tarefas assíncronas”, explica.

2. Objetividade

Outro exemplo de desafio do modelo assíncrono é o fuso horário. Há companhias que já contrataram profissionais que trabalham em outros países e estão em um fuso horário diferente.

Nesse sentido, a comunicação assíncrona, seja por e-mail ou outros formatos, deve ser o mais objetiva e clara possível para evitar dúvidas e atrasos no fluxo de trabalho. Se a pessoa que fará a tarefa não entender o que o gestor quis dizer com o e-mail, nas novas dinâmicas de trabalho, pode ser difícil tirar a dúvida imediatamente. Assim, ou a tarefa atrasa ou é executada da maneira errada.

“O modelo assíncrono é mais lento, por isso precisa ser efetivo. Não há uma troca imediata de informações, o que pode gerar procrastinação. Isso acontece não só na vida profissional, mas também no universo da educação. Muitos cursos ministrados à distância, por exemplo, utilizam ferramentas assíncronas. O professor envia um material e pede para os alunos o estudarem para a próxima aula. Muitos alunos procrastinam porque têm mais prazo – como muitos profissionais vão para a reunião sem ler o relatório, por exemplo. A procrastinação é um efeito colateral do deslocamento do tempo“, explica Rebeca.

Daniel Castanho, sócio-fundador da Ânima Educação, entende que para uma educação de qualidade à distância é preciso usar os formatos síncronos e assíncronos de comunicação de acordo com cada fim.

“Em um modelo ideal [de um ensino à distância de qualidade], a aula assíncrona é aquela cujo objetivo é transmitir o conteúdo. Ela pode ser gravada e editada, para se tornar mais interessante. O aluno estuda esse conteúdo no período em que preferir e quantas vezes precisar.

Modelo síncrono e o senso de urgência

Rebeca pontua que a pandemia mexeu com a necessidade relacional das pessoas. “Ficamos isolados e querendo o contato. Isso trouxe consequências: muitas reuniões durante o dia para que haja o contato em tempo real, mas muitas delas totalmente desnecessárias. Há uma necessidade do formato síncrono, considerando o cenário de pandemia, mas por vezes as equipes se perdem no excesso de troca de informações nesse modelo”, ressalta.

Sirley acrescenta que, em muitos casos, esse excesso acontece pelo senso de urgência que ficou mais latente durante o home office. As muitas reuniões, as ligações e as conversas iniciadas com a expectativa de respostas imediatas vêm do comportamento visto no presencial. “Mas em casa o imediatismo gera um sentimento de estresse. O profissional sente que precisa estar ligado 24 horas por dia, o que não é saudável. O senso de urgência precisa ser melhor administrado: muitas tarefas podem ser feitas de maneira assíncrona. É o exemplo clássico da reunião que durou uma hora e poderia ter sido resolvida com um e-mail”, explica.

Papel da liderança

Rebeca destaca que o papel da liderança é administrar os modelos de comunicação em prol de um ambiente mais produtivo. Sem a vantagem das interações presenciais, os líderes precisam ser mais organizados no planejamento. Isso significa garantir que todos estejam na mesma página e que os dados e informações sejam compartilhados com os tomadores de decisão em tempo hábil.

“Em um ambiente remoto, o papel da liderança é fundamental. O líder precisa criar um ambiente híbrido. Ele deve direcionar que tipo de assunto será tratado no síncrono e qual será no assíncrono. Cabe ao gestor organizar e delegar as tarefas. Ele não precisa ser autocrático. O mundo já pedia cada vez mais líderes democráticos, que dialoguem com seus liderados, e o home office reforçou isso. A ideia é gerar um ambiente produtivo a partir do alinhamento com o time”, diz Rebeca.

Dicas para organizar o seu modelo de trabalho remoto

Considerando que os profissionais continuam aprendendo a lidar com o dia a dia à distância, o InfoMoney pediu às especialistas dicas de quando escolher um tipo de comunicação ou outra e como aperfeiçoar o uso de cada modelo. Confira:

Comunicação síncrona

1. Priorize assuntos importantes

Para Adriana, da Korn Ferry, a comunicação síncrona deve ser feita quando um assunto for de extrema urgência e quando uma decisão precisar ser tomada. “Ou seja, a comunicação síncrona deve ser feita para diálogos significativos e insubstituíveis pelo outro formato. Uma reunião que todos precisam participar para tomar uma decisão sobre um projeto, um comunicado importante como uma promoção, uma demissão, feedbacks sobre o trabalho, comemorações com a equipe, ou uma mudança de direção em um plano de negócio, por exemplo”, diz.

A ideia é terminar uma comunicação síncrona, como uma reunião, sem o sentimento de perda de tempo. E o segredo para isso, segundo ela, é refletir sobre o que é prioridade e entender se vale a pena fazer algo síncrono. “Se um e-mail objetivo e bem explicado resolver a questão, talvez não seja preciso fazer uma reunião. Sempre pensar nisso antes pode poupar tempo para todos”, diz.

2. Além das reuniões, use as ferramentas disponíveis

Como o excesso de reuniões e ligações pode atrapalhar a produtividade, é importante lembrar que essas não são as únicas formas de se comunicar de forma síncrona. Usar chats de conversa também pode ser eficiente para uma resposta rápida – desde que o time esteja alinhado. “Se a equipe toda sabe que entre 9h e 18h deve responder as mensagens de forma instantânea, se estiverem com o status online, por exemplo, está resolvido. Seguir as regras de convivência pode facilitar a comunicação”, diz Rebeca.

3. Prepare-se para uma reunião síncrona

A fim de evitar uma reunião, ligação ou conversa muito longa, que nem sempre serão produtivas, Adriana sugere que os envolvidos se preparem por um meio assíncrono.

“É importante ter a consciência de que as comunicações síncrona e assíncrona são complementares. Uma reunião pode ser mais produtiva, objetiva e curta, se todos já chegarem com os insights de um relatório previamente enviado, por exemplo, e estiverem a par do novo projeto. Um e-mail enviado no dia anterior pode resolver a questão. É melhor do que fazer uma reunião para compartilhar um relatório e depois analisá-lo. Use os formatos assíncronos para tornar a comunicação síncrona mais produtiva”, sugere.

Comunicação assíncrona

1. Inclua o assíncrono na rotina do home office

Uma maneira de incluir uma mentalidade assíncrona na rotina é fazer perguntas como esta: “Como eu entregaria esta mensagem, apresentaria este trabalho ou avançaria neste projeto agora, se ninguém mais na minha equipe estivesse acordado?” Esse tipo de raciocínio pode eliminar a necessidade de convocar uma reunião para simplesmente coletar informações, por exemplo, sugere Adriana.

2. Organize o fluxo da comunicação assíncrona

Para a vida ficar mais fácil no home office, a organização das tarefas assíncronas pode fazer toda a diferença. “Isso pode se dar de diversas formas. Se for um projeto, crie um documento compartilhado; se houver um relatório semanal, defina o formato e como vai funcionar o envio. Isso traz eficiência e evita disfunções nos processos, como duas pessoas fazendo a mesma coisa”, explica Adriana. O alinhamento das tarefas pode ser feito em uma reunião síncrona, como também em grupos – como for melhor para quem for o responsável pela organização.

Outra maneira de gerenciar melhor o trabalho assíncrono é usar ferramentas. Adriana citou plataformas de organizações de tarefas como o Trello e o PTO By Roots, ou mesmo o uso de gravações com recados importantes e vídeos que agilizem o entendimento de algum processo, por exemplo.

3. Use a comunicação assíncrona para transmitir conhecimento

Rebeca recomenda o uso da comunicação assíncrona toda vez que a transferência de conhecimento for necessária: leitura de um conteúdo; revisão de um relatório; explicação de uma tarefa simples e prática. Não há a necessidade uma ligação ou reunião para delegar esse tipo de tarefa.

“Vale lembrar da teoria do livro ‘Rápido e Devagar’, de Daniel Kahneman. Vejo a comunicação assíncrona relacionada com o Sistema 2 do cérebro, que é mais lento, mais analítico, que demanda mais tempo para chegar a uma conclusão. Use a comunicação assíncrona para a análise de um tema e não para um debate sobre ele”, explica.

4. Documente tudo

De acordo com um relatório sobre a comunicação assíncrona desenvolvida pela Gitlab, empresa de gerenciamento de softwares, dominar a arte de se comunicar de forma assíncrona tem um pré-requisito: a documentação dos processos.

“Em sua essência, a comunicação assíncrona é documentação. É entregar uma mensagem de uma forma que não exija que o destinatário esteja disponível – ou até acordado – ao mesmo tempo. Se sua organização não possui um método padronizado de documentação, estabeleça isso primeiro. Caso contrário, os membros da equipe determinarão seus próprios métodos, criando ruídos que vão atrasar as tarefas do dia a dia”, diz o texto, indicado por Adriana.

Fonte: Infomoney