Frequentemente confundido com a ECD (Escrituração Contábil Digital), a obrigação acessória conhecida como ECF (Escrituração Contábil Fiscal), surgiu junto com o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) que visa adiantar algumas informações fiscais a respeito da sua empresa ao Fisco, facilitando e melhorando a eficiência do processo de fiscalização.Frequentemente confundido com a ECD (Escrituração Contábil Digital), a obrigação acessória conhecida como ECF (Escrituração Contábil Fiscal), surgiu junto com o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) que visa adiantar algumas informações fiscais a respeito da sua empresa ao Fisco, facilitando e melhorando a eficiência do processo de fiscalização.

Como sabemos, a qualidade da fiscalização em relação às autuações melhorou muito, assim qualquer erro na hora de realizar tais declarações fiscais de uma empresa pode acarretar em penalidades bastantes severas aos contribuintes.

Porém, temos que concordar que preencher e entregar uma ECF não é lá umas das tarefas mais fáceis do mundo. Em 2015, por exemplo, 58% dos livros digitais entregues ao governo foram rejeitados por conterem erros simples em sua elaboração.

Neste artigo, estão listados os cinco principais deslizes que os profissionais da área cometeram em 2017 — assim, você pode ficar tranquilo tendo a certeza de que não irá errar de novo no ano que vem.

1) Acúmulo de lançamentos fiscais
É essencial fazer o lançamento de documentos fiscais e outros eventos contábeis importantes no exato momento em que eles ocorrem, em vez de acumular todas essas informações para lançá-las apenas no fim do mês. Com isso, você reduz drasticamente a chance de “se esquecer” de algo na hora de compor o livro digital da ECF.

A chave para ter sucesso neste quesito é adotar a automatização da equipe contábil ou do escritório contábil responsável pela empresa — ou seja, de preferência, utilize softwares e aplicativos que lhe ajudem a fazer tais lançamentos e facilitem a recuperação de dados.

2) Falta de auditorias internas
Que tal preparar bem seus clientes como um técnico prepara sua equipe para um campeonato?

A sugestão é fazer uma auditoria interna na empresa, como um “treino ” para a “prova final” que é o envio das informações à Receita Federal. Você pode simular quais dados serão requisitados pelo Ministério da Fazenda, certificando-se de que os registros financeiros estão sendo realizados de forma adequada.

Essa prática costuma ser relativamente rara, mas possui grande utilidade na hora de realizar o preenchimento da ECF — vale lembrar que o livro possui 14 blocos e cada um deles conta com dezenas de dados a serem informados. Ou seja, garantir ao máximo que as informações estejam corretas e disponíveis, ajudará muito no trabalho do escritório. Aqui vale a máxima: “treino fácil, prova difícil. Treino difícil, prova fácil”.

3) Dispensa de recursos tecnológicos
Empresas que ainda se atém a cópias em papel de documentos que hoje são eletrônicos têm mais chances de cometerem erros na hora de entregar a ECF, que é entregue digitalmente.

É preciso modernizar sua estrutura e abraçar a automatização da sua equipe contábil ou do escritório contábil responsável pela empresa, adotando soluções tecnológicas que lhe garantam maior confiabilidade na hora de fazer registros e resgatar documentos fiscais.

Da mesma forma, também é válido incentivar o cliente a usar uma solução para a gestão de documentos fiscais que possa proporcionar maior organização para ambas as partes. Uma ferramenta que lhe permita acessar NFes online, por exemplo, é de grande valia para organizar sua contabilidade.

Acessando os XMLs das NFes pela solução, o fechamento do mês acontece em poucos cliques e as notas podem ser buscadas por qualquer tipo de informação que você tenha (seja data, valor, fornecedor, produto, etc).

4) Falta de integração entre as equipes
Caso o contribuinte tenha contratado um escritório contábil para gerir sua saúde fiscal, isso não significa que tudo precisa ficar na mão dos profissionais desse seu escritório.

Integrando toda a equipe e todos os setores da companhia, fica mais fácil criar um trabalho sistematizado e estratégico para controlar as finanças corporativas.

É importante estar ciente de que todos os gestores podem e devem ser responsáveis também pela coleta e manipulação de notas, contratos, recibos e outros documentos fiscais.

Como foi dito anteriormente, ter como aliada uma solução tecnológica que lhe permita acessar NFes online e recuperar os XML das notas emitidas contra o CNPJ de seus clientes torna seu trabalho muito mais organizado e menos propício a erros. Desse jeito, elimina-se a necessidade de cobrar e correr atrás manualmente daquela nota fiscal que simplesmente desapareceu sem deixar rastros, por exemplo.

5) Plano de contas não-parametrizado
O plano de contas da empresa está realmente organizado? Pois saiba que esse “detalhe” é de suma importância para evitar confusões na hora de transmitir informações e documentos fiscais ao Fisco.

É essencial mapear os dados fiscais mais importantes que são requisitados na ECF, e, para isso, a própria Receita Federal oferece um Plano Referencial que você pode utilizar para realizar tal mapeamento.

Novamente, a tecnologia tem um papel importante neste quesito — com a automatização da contabilidade, fica mais fácil obter relatórios fiscais completos com um simples clique. Isso ajuda muito na hora de fazer o cruzamento de dados para confirmar se a escrituração passa no “teste interno” de seu cliente antes de encarar o Leão.

Atenção aos detalhes
Como você pôde conferir, é possível evitar erros no preenchimento da ECF obedecendo algumas instruções básicas e organizando melhor o fluxo contábil e os documentos fiscais do contribuinte.

Vale a pena manter-se atento aos mínimos detalhes e estudar os registros antes de realizar a entrega dos dados ao Fisco.

Vale lembrar que o prazo para retificar um ECF é de cinco anos, porém, o processo de correção pode ser ainda mais trabalhoso para o contador, visto que será necessário corrigir também todas as declarações posteriores também.

Fonte: Jornal Contábil