Para os gregos da antiguidade, Cronos era um titã faminto. Bem faminto. Na verdade, a fome do filho de Urano (o céu) e de Gaia (a terra) nunca acabava. Senhor dos destinos da humanidade, Cronos a tudo devorava, implacavelmente. Isso na mitologia é claro. Mas a figura do tempo que a tudo consome se mantém até hoje. Com a diferença de que, quando bem tratado, o tempo pode se tornar o principal aliado do homem em seus empreendimentos. E está para surgir melhor forma de tratar o tempo do que um cronograma, palavra de origem grega que significa “registro do tempo”, ou “escrita do tempo”. No caso específico das empreitadas, um cronograma de projetos.

Afinal, esse ainda é o principal recurso de gerenciamento de tempo de um projeto. É a forma mais eficaz de aumentar a produtividade, pois determina quando cada atividade deve ser iniciada e concluída, em um encadeamento lógico e sequencial. O principal objetivo é “alimentar o titã” com regularidade; ou melhor, garantir que cada etapa seja entregue dentro do prazo, impedindo que a urgência e os atrasos ponham tudo a perder.

Por que elaborar um cronograma de projetos?
Porque se trata de uma forma bem visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de qualquer projeto – da construção de uma casa na árvore ao lançamento de um novo produto.

Você pode criar seu cronograma da forma que bem entender. Seja como for, o objetivo é construir o melhor caminho para otimizar as entregas.

No caso específico de uma empresa, não importa se você é gestor ou colaborador: o cronograma de projetos sempre vai ser útil. Porque, idealmente, a ferramenta:

• Estima o tempo de cada atividade: isso garante maior confiabilidade ao seu planejamento e aumenta as taxas de sucesso da iniciativa como um todo;
• Acompanha o desempenho do time: a partir das informações dispostas no cronograma de projetos e das alterações de status feitas pela equipe, é possível mensurar quanto tempo está sendo efetivamente gasto em cada atividade;
• Aloca melhor os recursos: com um cronograma de projetos bem estruturado, você sabe exatamente quando um profissional está disponível para assumir novas tarefas, se sua equipe está com a carga de trabalho adequada ou se é preciso agregar novos colaboradores para dar conta de todas as atividades em execução.

Como elaborar um bom cronograma de projetos?
Há muitas variáveis que devem ser consideradas. A primeira é um escopo bem delineado. É o escopo que apresenta, a todos envolvidos no projeto, o que vai acontecer, quanto tempo vai durar, e o que cada um deve realizar nas fases necessárias para a conclusão dele. O escopo também inclui o orçamento desse projeto.

A seguir, define-se a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que nada mais é do que o desdobramento do escopo em atividades que formam o projeto. Na EAP, você pode desmembrar as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos. Neste artigo sobre modelo de projeto, você conhece essa etapa em detalhes.

Hora de definir prioridades
Agora, com a EAP pronta, você deve listar as atividades por ordem de importância e de execução, identificando também as relações entre elas. Assim, se uma tarefa depende da conclusão de outra para ser iniciada, isso deve ficar muito claro já a hora de colocar as atividades no cronograma.

Com todas as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Você pode fazer essa estimativa com base em outros projetos semelhantes.

Caso seja necessário, consulte sua equipe para determinar com maior precisão quanto tempo cada pessoa levará para desenvolver as tarefas a ela atribuídas.

Fonte: Blog Run it
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