O brainstorming é uma ferramenta muito usada dentro da qualidade, seja na descoberta de oportunidades de melhoria, na análise de causa raiz ou na identificação de soluções para um problema. Mas ele não ajuda a organizar essas ideias, que podem ser muitas vezes conflitante. Para isso, o diagrama de afinidades é a ferramenta adequada, que vai ajudar a garantir que sua equipe produza melhores resultados.

O diagrama de afinidades é conhecido por vários nomes, como mapa de afinidades e método KJ. KJ faz uma referência explícita ao nome de seu criador, Jiro Kawakita. Foi na década de 1960 que ele a concebeu, para ajudar equipes a chegar a um consenso sobre um tema particularmente polêmico ou complicado.

Mesmo que antiga, assim como tantas outras ferramentas da qualidade, o diagrama de afinidades continua sendo útil.

Neste artigo, vamos trazer o mínimo que você precisa saber dessa ferramenta, para aproveitá-la dentro da gestão da qualidade. Vamos falar de conceito, de quando e como, e boas práticas de uso.

O que é e para que serve um diagrama de afinidades

O diagrama de afinidades é uma ferramenta auxiliar de brainstorming que ajuda a agrupar um grande número de ideias, opiniões ou problemas em categorias mais gerais ou em conceitos básicos.

Visualmente, o diagrama tem o formato de uma tabela. No topo de cada coluna está a categoria ou conceito básico, abaixo da qual se reúnem as ideias, opiniões ou problemas relacionados a eles.

Daí já se compreende seu funcionamento e seu nome: buscam-se afinidades entre as várias ideias elencadas em um brainstorming.

Qual o objetivo do diagrama de afinidades

Existe uma anedota que exemplifica o propósito do diagrama de afinidades.

Em um exercício militar das Forças Armadas dos EUA, os comandantes receberam a tarefa de predizer os movimentos dos inimigos. Primeiro, cada um fez o exercício sozinho. O resultado mostrou que as análises estavam longe dos movimentos reais.

Depois, os mesmos comandantes tiveram a oportunidade de revisar o trabalho dos outros. O resultado ficou muito melhor, apesar de nenhuma nova informação ter sido disponibilizada.

Isso mostra o objetivo do diagrama: considerar e consolidar múltiplos pontos de vista, mesmo conflitantes, de uma maneira que faça sentido coletivamente.

Quando usar o diagrama de afinidades

O diagrama de afinidades é útil quando existe desorganização, seja devido a um grande volume de ideias, seja devido à complexidade do tema de discussão ou até à falta de consenso.

Ele será útil para situações em que você tem uma lista com mais de 15 itens identificados, com clara necessidade de agrupamento e distinção – do contrário, não gerará o devido valor.

Dentro da qualidade, você pode usá-lo em qualquer levantamento, como:

• melhorias em processos e kaizens
• riscos e oportunidades
• treinamentos
• tratativas para não conformidades
• levantamento de causas em 5 porquês ou diagrama de Ishikawa
• requisitos para produtos e serviços.

Exemplo

A equipe da qualidade de uma empresa fez um brainstorming em busca de melhorias em um de seus processos. Eles levantaram as seguintes dificuldades:

• Dificuldade de mudança comportamental
• Falta de governança
• Falta de confiança na liderança
• Falta de confiança no processo
• Falta de processos básicos
• Falta de autonomia para execução do processo
• Requisitos do cliente não são claros
• Silos organizacionais
• Pouco tempo de planejamento
• Falta de treinamento em ferramentas de planejamento
• Falta de apoio da liderança
• Mentalidade voltada ao planejamento a curto prazo
• Falta de direcionamento estratégico da Alta Direção
• Equipe pouco engajada
• Postura reativa.

Após fazer o diagrama de afinidades, a equipe organizou a lista da seguinte forma:

Como fazer um diagrama de afinidades

Como vimos, há vários exemplos de aplicação para o diagrama. Mas como executá-lo? É muito simples.

1. Gere ideias por meio de um brainstorming
2. Agrupe as ideias que se relacionam
3. Nomeie os grupos criados
4. Desenhe o diagrama ou tabela pronta
5. Priorize planos de ação com a matriz GUT ou outras de sua preferência.

Boas práticas na execução de diagramas de afinidades

O diagrama de afinidades funciona. Enquanto metodologia, ele permite várias experimentações. Mas seus passos devem ser seguidos para levar aos resultados e benefícios esperados.

Algumas outras práticas recomendadas:

• Seja criativo, não necessariamente lógico: deixe as ideias fluir livremente sem questioná-las.
• Todos os envolvidos trabalham sozinhos: todos são convidados a organizar silenciosamente as ideias levantadas, a fim de não gerar discussão ou de deixar que a liderança de um membro se sobressaia.
• Não deliberar sobre as ideias: velocidade fala mais alto do que deliberação nessa dinâmica.
• Discordância tem a preferência ante a concordância: se alguém não concorda com a posição de uma ideia no quadro, ele pode movê-la livremente. Se não houver consenso, duplique a ideia e posicione-a em dois lugares ao mesmo tempo.

Fonte: QualyTeam