Você pode dizer para si mesmo que não tem tempo para organizar seu escritório, mas se você soubesse como um local de trabalho bem organizado pode ajudar na sua produtividade, pensaria duas vezes. E quando falamos em “organização”, não nos referimos a guardar todos os papéis dentro da gaveta e os lápis no porta-lápis.

Uma boa organização passa por ter um lugar para cada coisa, saber qual é este lugar e, de fato, usá-lo para isso. Esse processo não precisa ser feito de uma vez. Ele pode e deve ser feito aos poucos para que você não se sinta pressionado. Então, se você está pronto para ter um escritório que te ajude a economizar tempo e ser mais produtivo, siga lendo:

1. Dê Adeus ao que não tem utilidade
Dê uma olhada ao seu redor e jogue fora ou doe o que não usa há um tempo. O mesmo princípio do seu armário vale para o seu escritório: se você não usou nos últimos meses, não vai usar mais. Se existem coisas que precisam ser consertadas, faça isso. Isso vale para os móveis, para os eletrônicos e para outros equipamentos. O mesmo vale para tranqueiras, plantas reais ou artificiais. Tire o pó de tudo e veja o que realmente vale a pena.

2. Reúna e redistribua
Junte tudo o que estiver fora de lugar e coloque onde tem que ir. Se existe muita coisa sem o seu “lugar”, compre caixas pequenas ou bandejas de papel para manter tudo junto e organizado. A sensação de ter coisas espalhadas por toda a mesa gera ansiedade e não te ajuda a encontrar nada.

3. Crie “zonas”
Dentro de sua área de trabalho devem existir seções para cada coisa: a área de trabalho de verdade, com o seu computador e uma confortável cadeira de escritório onde você possa passar horas trabalhando sem sentir dores nas costas; uma área de referências com seus cadernos, livros e papéis; e uma área onde você guarda todo o material de trabalho (canetas, folhas sulfite, cinta adesiva, tesoura, grampeador). Deixe as coisas que você mais usa ao alcance dos olhos. Guarde todo o resto em pastas, gavetas e caixas.

4. Digitalize seu material
Existe alguma coisa que você pode digitalizar e liberar espaço com isso? Endereços, contas, anotações. Quase tudo pode ser digitalizado e ocupar lugar na nuvem e não no seu escritório.

5. Organize seu computador
De nada adianta uma mesa organizada se seu desktop é um emaranhado de arquivos soltos que nem você sabe o que são. Crie pastas, limpe seu desktop e delete o que não serve.

6. Gavetas
Coloque itens usados juntos no mesmo espaço de gaveta: selos com envelopes, blocos com blocos de notas, lápis e canetas. Para os objetos muito pequenos, vale comprar um organizador de gaveta para que eles não fiquem “soltos” em um espaço muito grande. Guarde uma gaveta para seus itens pessoais.

7. Extermine as pilhas de papel
Acumulamos muitos papéis que acabam não servindo para nada. Para evitar pilhas de papel, faça um revisão semanal, jogue fora o que não serve, digitalize o que é possível e fique só com o estritamente necessário.

8. Classifique seus e-mails
Crie um método de organização de emails que funciona para você. Vale separar os e-mails urgentes, os que podem esperar, os que dependem de outras pessoas e os que podem ser arquivados. Assim você não perde nada e nem se afoga em um mar de emails não lidos.

9. Antes de ir para a casa, organize
É mais fácil perder 3 minutos cada dia do que passar uma hora organizando tudo. Então, sempre antes de ir para casa, faça uma limpeza rápida, jogue fora o que não serve e guarde cada coisa em seu lugar. Assim, você evita o acúmulo de coisas e o início de uma nova bagunça.

Fonte: Sobre Administração

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