A sua equipe consegue alcançar a linha de chegada, mas você tem que admitir que o processo parece mais uma corrida de velocidade frenética do que uma corrida de revezamento bem treinada.

As pessoas não têm certeza de quem está fazendo o quê, os prazos são ultrapassados e conversas importantes são perdidas ou isoladas em conversas de e-mail aleatórias e mensagens diretas.

Você sabe que o trabalho poderia ser mais eficiente. Especialmente agora que alguns dos membros da equipe estão se dedicando ao trabalho remoto, você precisa de uma maneira de trazer a tão necessária ordem ao caos da carga de trabalho.

Já pode comemorar, essa é a função de uma ferramenta de colaboração online.

Você realmente precisa de outra ferramenta de colaboração?

Pense nas ferramentas digitais colaborativas como um lar digital para todo o trabalho da sua equipe. Você pode gerenciar e acompanhar projetos e tarefas, comunicar-se em um único lugar e agilizar todos os processos.

Mas, se você ou a equipe estão revirando os olhos com a ideia de implementar mais um software, a gente entende. A fadiga com ferramentas é real e 69% dos trabalhadores dizem que perdem até 32 dias por ano navegando por todos os aplicativos de trabalho.

A tecnologia em si não vai resolver os problemas da equipe. O segredo é escolher ferramentas de produtividade e colaboração que atendam a uma necessidade e implementá-las em seguida. Quando você sabe como selecionar e implementar a solução certa, você e sua equipe podem desfrutar dos seguintes benefícios:

Comunicação centralizada: tudo — de atualizações de status a dúvidas — podem ficar em um só lugar, em vez de ficarem espalhados em intermináveis conversas de e-mail, mensagens instantâneas, resumos de reuniões e outros documentos.

Mais transparência: como as conversas e o trabalho do projeto são centralizados, a equipe inteira pode conseguir na hora as informações que precisa.

Mais responsabilidade: no geral, as ferramentas de colaboração incluem atribuições de tarefas, prazos e até mesmo notificações sobre as próximas datas de entrega, o que promove um senso de responsabilidade maior.

Acesso fácil: agora que um modelo de trabalho híbrido se tornou mais predominante, esta ferramenta colaborativa permite que os membros da equipe consigam as informações e os materiais de que precisam de onde quer que estejam, sem ter que enviar arquivos por e-mail para si mesmos ou pedir aos colegas de escritório que enviem alguma coisa.

Produtividade turbinada: todos os benefícios acima proporcionam melhores resultados e eficiência para a equipe. Quando mais de 50% dos trabalhadores dizem que a tecnologia desatualizada tem um efeito moderado na produtividade, as ferramentas de comunicação e colaboração certas vão capacitá-los para trabalharem da maneira mais produtiva possível.

O que avaliar ao escolher uma ferramenta colaborativa?

Encontrar o aplicativo ou a ferramenta colaborativa certa para a equipe oferece muitas vantagens. Mas o que exatamente constitui a ferramenta “certa”? Uma pesquisa rápida no Capterra por “software de colaboração” gera mais de 900 resultados, então não há dúvidas de que você tem centenas de opções ao seu alcance.

Pronto para separar o joio do trigo? Procure pelos itens a seguir ao avaliar suas opções, para que você possa chegar a uma ferramenta de colaboração online que facilite o trabalho da equipe, em vez de torná-lo mais frustrante.

1. Custo

Quando se trata de descobrir quais ferramentas podem ser adequadas para você, o dinheiro é um critério importante a ser considerado. O quanto você pretende e pode gastar em uma ferramenta de colaboração?

Algumas soluções são gratuitas, enquanto outras têm planos de preços na casa dos milhares. Algumas ferramentas são cobradas por mês ou ano, enquanto outras são cobradas por usuário. Antes de começar a explorar plataformas diferentes, reflita:

• Quantas pessoas vão de fato usar a ferramenta?
• Qual é o limite de gasto mensal para esta ferramenta?

Essas duas perguntas vão ajudar você a avaliar as opções com uma perspectiva realista do lado financeiro das coisas.

2. Personalização

Cada equipe tem sua forma de trabalhar, o que significa que não existe uma solução que funcione com excelência para todos. É por esse motivo que é importante procurar uma ferramenta de colaboração que seja personalizável—não apenas para a equipe como um todo, mas para membros individuais da equipe.

Por exemplo, uma pessoa talvez prefira ver as tarefas em uma visualização de calendário, enquanto outro membro da equipe trabalha melhor com planilhas. Ou talvez você precise de níveis de acesso diferentes para vários membros da equipe.

Procure por uma ferramenta que seja altamente personalizável para que possa ser usada pela equipe da maneira que melhor funcione para ela. A personalização elevada vai ajudar você a tirar o máximo proveito da solução, sem se sentir um peixe fora d’água.

3. Integrações

O objetivo é agilizar e centralizar o trabalho e as conversas da equipe. Mas, mesmo assim, é provável que esta não seja a única ferramenta digital colaborativa que você vai usar.

Conecte-se com a equipe para entender quais ferramentas são usadas no dia a dia. Do Slack ao Google Drive, é provável que exista uma série de aplicativos dos quais você não vai precisar ou até quer se livrar. Faça uma lista com eles.

Agora, ao explorar as ferramentas de colaboração, procure aquelas que se integram aos aplicativos da sua lista de aplicativos essenciais. Essas integrações vão deixar o trabalho muito mais tranquilo, sem a necessidade de eliminar ou duplicar as soluções das quais a equipe depende muito.

4. Automações

Em um mundo ideal, a equipe seria capaz de dedicar a maior parte do tempo e energia para a resolução de problemas, brainstorm de ideias e superação dos objetivos. No entanto, é comum que tarefas mundanas e sem sentido monopolizem as horas de trabalho.

A boa notícia é que uma ferramenta de colaboração com automações do fluxo de trabalho pode eliminar essas tarefas repetitivas.

Seja criando um cronograma de projeto no exato momento em que alguém preenche um formulário ou acionando um e-mail da equipe quando uma tarefa é riscada da lista, esses tipos de ações eliminam o trabalho repetitivo, reduzem o potencial de erro e mantêm equipe inteira sempre avançando.

5. Segurança

Sobretudo em setores que lidam com informações confidenciais com frequência, a segurança precisa estar no topo da lista de funcionalidades essenciais.

Mesmo que a equipe não trabalhe com informações muito confidenciais, você quer ter confiança de que suas metas, projetos e planos futuros não vão ser hackeados, comprometidos ou vazados para as mãos erradas.

Pesquise, leia avaliações e faça perguntas sobre quais medidas de segurança e ferramentas de colaboração estão implementadas. Embora nada seja de todo à prova de balas, fazer uma investigação prévia vai ajudar você a encontrar um sistema que forneça um pouco de confiança e paz de espírito.

6. Fácil de usar

Apesar de 44% dos funcionários afirmarem que mudança resulta em mais produtividade no trabalho, impressionantes 81% afirmam que preferem que as funções e responsabilidades permaneçam as mesmas. Isso pode significar que eles vão reclamar ou até mesmo resistir à necessidade de aprender um novo sistema para trabalhar.

Se você quer mesmo que os funcionários usem a ferramenta, você precisa procurar uma que seja fácil de usar. Cada aplicativo novo tem uma pequena curva de aprendizado, mas você pode aliviar esse fardo procurando por um que seja o mais intuitivo e fácil de usar possível.

Também vale a pena saber mais sobre os serviços de suporte ao cliente de uma ferramenta e quais recursos estão disponíveis para que você possa reduzir o atrito e ajudar a equipe a entender exatamente como aproveitar ao máximo a ferramenta colaborativa escolhida.

Transforme a produtividade, comunicação e colaboração da sua equipe!

A ferramenta por si só não vai reformular a maneira como a equipe alcança a linha de chegada — os ingredientes básicos para construir uma base sólida, como confiança, respeito e comunicação, precisam estar presentes primeiro.

No entanto, ter a tecnologia certa ao seu dispor pode aumentar a transparência, centralizar a comunicação e tornar a colaboração muito menos estressante.

Fonte: Blog Trello