Ao longo de cada projeto, desde o momento inicial do planejamento até a conclusão, uma série de desafios, conquistas e aprendizados são enfrentados. Cada obstáculo superado carrega consigo conhecimentos que podem ser utilizados para aprimorar o desempenho em novos desafios.

No entanto, muitas vezes, a correria do dia a dia e a pressão para cumprir prazos podem fazer com que essas importantes lições se percam ou sejam negligenciadas.

Por isso, as “Lições Aprendidas”, que fornecem valiosas informações e insights das jornadas anteriores, não podem ser deixadas de lado. Essas, quando identificadas e aplicadas, podem impulsionar a eficiência, a qualidade e a eficácia de futuros projetos.

Importância das Lições Aprendidas

Através do registro e compartilhamento sistemático de experiências passadas, as organizações podem colher diversos benefícios que se traduzem em uma vantagem competitiva significativa.

Abaixo estão alguns dos principais motivos pelos quais documentar e compartilhar Lições Aprendidas é fundamental:

• Evitar Erros Repetitivos: Ao documentar os erros cometidos em projetos anteriores, a equipe do projeto tem a oportunidade de aprender com esses erros e evitar sua repetição em novos empreendimentos.
• Melhorar a Eficiência: Ao identificar práticas bem-sucedidas, as equipes através do registro de Lição Aprendida podem ter economia de tempo e recursos, maior produtividade, entregas de qualidade que garantem a execução de um bom projeto.
• Aumentar a Qualidade dos Projetos: Contribui para um aprimoramento contínuo dos processos de gerenciamento de projetos. Essas melhorias refletem-se em entregas de maior qualidade, aumentando a satisfação dos stakeholders e a reputação da organização.

Como identificar as Lições Aprendidas

Uma cultura de aprendizado é essencial para a identificação eficaz das Lições Aprendidas. Incentivar a reflexão ao final de cada etapa ou conclusão do projeto cria um ambiente propício para compartilhar conhecimentos e experiências.

Além disso, fortalece a capacidade da equipe de aprender com seus sucessos e fracassos, transformando essas experiências em oportunidades de crescimento.

Como aplicar essa técnica em projetos

É muito importante que ao final de cada projeto tenhamos um fechamento para apuração das Lições Aprendidas.

Abaixo segue os métodos que ajudam a capturar essas lições:

• Reuniões de Lições Aprendidas: Nessas reuniões, os membros da equipe têm a oportunidade de compartilhar suas experiências, insights e feedbacks sobre o projeto.
• Registro Escrito: Pode ser feito por meio de um diário ou documento compartilhado onde os membros da equipe anotam os desafios enfrentados, as soluções encontradas e as melhores práticas descobertas.
• Pesquisas e Questionários: Solicite feedback dos membros da equipe, stakeholders e clientes envolvidos no projeto para obter diferentes perspectivas e opiniões. Isso pode revelar informações valiosas sobre o que funcionou bem e o que poderia ter sido melhorado.
• Avaliação de Resultados e Métricas: Compare os resultados alcançados com as metas estabelecidas e identifique os fatores que contribuíram para o sucesso ou fracasso do projeto.

Benefícios das Lições Aprendidas

Adotar um processo estruturado de Lições Aprendidas oferece uma série de benefícios, tanto tangíveis quanto intangíveis, que podem fazer uma diferença significativa no sucesso dos projetos e no desenvolvimento da organização como um todo.

Redução de custos, aumento de produtividade e maior satisfação dos clientes são benefícios que medimos, que são visuais e chamam muita a atenção da Alta Gestão da empresa.

Já cultura de aprendizagem, fortalecimento da equipe e aumento da confiança são outros benefícios que agregam muito valor e estão diretamente ligados ao sucesso de uma empresa.

Fonte: Blog da Qualidade