Em um momento quando a competitividade no mercado de trabalho cresce a cada dia, para que colaboradores se sintam motivados, engajados e produtivos, mesmo lidando com muitas tarefas, é fundamental a implantação de algumas práticas que os ajudem a se organizar e priorizar atividades. Dentre esses métodos, a Matriz de Eisenhower pode ser uma opção eficaz para evitar a desorganização e o estresse no trabalho.

Ainda mais em tempos de quarentena, em que as tarefas domésticas e familiares se misturam com as demandas profissionais, a matriz de Eisenhower é uma ferramenta de organização de tarefas fácil de ser elaborada e eficaz para manter o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

Com essa ferramenta de gestão, é possível distinguir o que e quais tarefas são importantes e urgentes, além das atividades que podem esperar um pouco mais para serem realizadas. Assim, você, gestor de RH, saberá gerir melhor o tempo e aumentar a produtividade de líderes e liderados por meio de uma visão panorâmica do que precisa ser realizado imediatamente ou não.

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower não é um método de organização novo. Na verdade, foi criada há muito tempo, mais precisamente na época da Segunda Guerra Mundial, pelo então general do exército americano Dwight Eisenhower, que também foi o 34º Presidente dos Estados Unidos de 1953 a 1961.

Durante a Segunda Guerra Mundial, Eisenhower foi um general de extremo reconhecimento, atuando na estratégia para a invasão aliada da Europa. Pelo fato de precisar tomar decisões difíceis sobre quais das muitas tarefas deveria realizar a todo o tempo, ele inventou o método Eisenhower, que ganhou força se tornando mundialmente conhecido pelo livro “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes”, de Stephen Covey, publicado no ano de 1989.

Assim, o método da matriz tem como foco a priorização das tarefas com base na urgência e determinação das atividades que são importantes.

Como a Matriz de Eisenhower funciona?

Para entendermos melhor a Matriz de Eisenhower, uma frase dita por seu criador a resume: “Eu tenho 2 tipos de problemas: os urgentes e os importantes. O que é urgente raramente é importante, e o que é importante raramente é urgente”.

Dessa forma, Eisenhower classificava seus desafios em duas categorias iniciais:

• importante e não importante;
• urgente e não urgente.

Na concepção do autor da matriz, as atividades importantes são aquelas que impactam diretamente nas metas e resultados que precisam ser cumpridos a longo prazo. Já as atividades urgentes são aquelas que têm apelo imediato e prazo definido.

Logo, a matriz de Eisenhower divide as prioridades em 4 quadrantes, como veremos a seguir.

Quadrante 1: importante e urgente

Neste primeiro quadrante, devem constar as tarefas cruciais para a realização do seu trabalho, ou seja, as atividades de alta prioridade que têm um prazo a ser cumprido. Aqui, o não cumprimento pode trazer consequências imediatas e a longo prazo. Então, faça-as imediatamente!

Sabemos que o setor de RH conta com diversas demandas diárias, porém você está com uma vaga que precisa ser preenchida em caráter de urgência na empresa, por exemplo. Assim, o início do processo de R&S deve passar na frente imediatamente de algumas outras demandas que não deixam de ser importantes, mas que podem esperar um pouco mais.

Quadrante 2: importante e não urgente

Já no segundo quadrante, colocamos as atividades relacionadas às suas metas, porém que têm um prazo maior para serem realizadas ou, até mesmo, que ainda não têm um deadline definido.

Logo, as tarefas que estão nesse quadrante são aquelas que você pode fazer um brainstorm mais aprofundado e dedicar mais tempo sobre elas, até porque, já terá realizado as atividades do primeiro quadrante.

Um exemplo que pode ser citado é a elaboração e desenvolvimento de grandes eventos da empresa que acontecerão em prazos mais longos, demandando mais atenção, planejamento e criatividade para que tenham sucesso.

Quadrante 3: não importante e urgente

Em meio à ansiedade e ao grande fluxo de demandas da rotina trabalhista, é comum focarmos em atribuições que surgem como urgentes, mas que, na verdade, não são de grande importância naquele momento. 

Logo, é importante refletir sobre quais atividades devem constar nesse quadrante. Assim, você, como membro do RH, está realizando uma entrevista com um candidato para uma vaga e o telefone do setor toca, por exemplo.

Aqui, o melhor a fazer é delegar a outra pessoa a tarefa de atender ligações nesse momento, até porque, pode ser um telefonema urgente, mas o mais importante agora é dar total atenção ao seu entrevistado.

Quadrante 4: não importante e não urgente

Geralmente, as atividades que serão colocadas nesse quadrante são aquelas que, muitas vezes, é melhor nem realizá-las. Isso mesmo, são aquelas tarefas que em nada agregarão às suas metas e aos resultados da organização.

Assim, podem entrar nesse quadrante, por exemplo, mexer nas redes sociais em um momento que você está super atarefado com as atividades do primeiro quadrante ou participar de reuniões de setores ou projetos que em nada influenciarão no seu trabalho. Então, deixe-as para depois ou elimine-as da sua agenda.

Como aplicar a Matriz de Eisenhower na empresa?

Agora que você conheceu melhor o método de organização de tarefas, confira dicas de como aplicar essa ferramenta de gestão na sua empresa!

Utilize softwares de organização de tarefas

Hoje, com o avanço da tecnologia, você não precisa desenhar a Matriz de Eisenhower no papel. Para tanto, o mercado conta com diversas ferramentas online e softwares de organização que ajudam a otimizar o processo. 

Por meio desses softwares, é possível que todo o time esteja ciente e alinhado com o andamento de suas tarefas individuais e coletivas, como o Trello ou até mesmo o Google Agenda.

A ideia desses aplicativos é a mesma da Matriz, em que o colaborador vai mudando a tarefa de quadrante à medida que elas avançam na sua execução até estarem no quadrante de tarefas finalizadas. Além disso, essas ferramentas auxiliam no agendamento de reuniões e demais compromissos individuais ou em equipe.

Não deixe o Quadrante 2 de lado

Um dos principais erros cometidos por quem utiliza a Matriz de Eisenhower é priorizar somente o Quadrante 1, pelo fato das tarefas serem “urgentes”.

Mas é preciso ter em mente que, apesar das tarefas do quadrante 2 não serem de alta prioridade, elas ainda são extremamente relevantes para que colaboradores e empresa alcancem objetivos e resultados a longo prazo.

Logo, procure organizar seu tempo, de forma que você dedique uma parte dele às tarefas que devem ser realizadas em um prazo mais estendido, para que elas não fiquem esquecidas e acabem se tornando urgentes.

Mantenha a Matriz atualizada

De nada adianta organizar sua matriz se você não consultá-la periodicamente ou colocar grande quantidade de tarefas que você não conseguirá realizar. Logo, consulte cada quadrante de tarefas ao iniciar o dia e também ao final dele, eliminando o que foi realizado e planejando um novo cronograma para as atividades que restaram.

Além disso, é primordial metrificar seu desempenho, ou seja, faça um registro das tarefas que conseguiu realizar durante o dia e também durante o mês. Ainda, grave a quantidade de tempo que você levou para executar cada uma das atividades da matriz.

Assim, tanto o colaborador quanto o gestor conseguirá identificar quais as tarefas que o profissional tem maior facilidade e assertividade e em quais delas ele precisa melhorar seu desempenho.

Logo, o gestor poderá utilizar a metodologia People Analytics para direcionar treinamentos de capacitação e desenvolvimento para o crescimento do colaborador.

Ainda, manter a rotina de tarefas de seus colaboradores organizada é uma ferramenta de gestão altamente eficaz em um momento em que manter a saúde mental é tão importante para que todo o time continue motivado e produtivo e a empresa cresça e se mantenha em época de crise.

Sabemos que o acúmulo de pressões diárias faz com que o ambiente organizacional se torne um grande fator contribuinte para as doenças mentais. Dessa forma, surge a importância das empresas se dedicarem ao máximo na quantidade e na organização de demandas para cada profissional e equipe.

Fonte: Blog da Solides