Recebi uma notificação da Receita Federal o que devo fazer? Muitas pessoas simplesmente se desesperam quando estão diante desse acontecimento, o que é compreensivo, por medo de sofrer sanções, bloqueios e multa parece eminente nessas situações, no entanto, agir por impulso e desespero nesses casos pode ser fatal para o seu negócio.

Quando isso ocorre é necessário que a gestão da empresa pare para analisar estrategicamente o que deve ser feito para solucionar o problema.

Conhecer a notificação da Receita Federal
Inicialmente, você precisa conhecer o conceito de notificação da Receita Federal, muitas pessoas se desesperam por não saber exatamente o que isso significa. Trata-se de um documento emitido quando se é constatada uma infração à legislação tributária. Atualmente, existem duas espécies:

• notificação sujeita à Solicitação de Retificação e Lançamento (SRL), quando a infração é constada por meio dos sistemas eletrônicos da Receita;
• e a notificação não sujeita a SRL, que são emitidas por auditores-fiscais mediante análise de documentos, guias e declarações transmitidas.

Em ambos os casos, cabe ao contribuinte averiguar se o débito tributário informado no documento realmente é devido e precisa ser recolhido ou se, na verdade, trata-se de um erro ou equívoco por parte do órgão.

Verificar pendências do imposto
Após conhecer a notificação da Receita Federal você precisa avaliar se o tributo ou multa cobrados no documento realmente existem. Acredite, esse órgão comete erros com muita frequência e não raro vemos notificações que se tratam de débitos inexistentes. Afinal, como você pode perceber, alguns deles são apurados por pessoas e como tal, são sujeitas a erros ou falhas durante o seu processo de trabalho.

Portanto, antes de tomar qualquer atitude ou ficar desesperado é importante analisar a existência do débito tributário, para tanto, você pode tomar algumas ações simples de averiguação dos tributos pagos e declarações enviadas pela sua empresa de acordo com os seguintes passos:

• reúna todas as notas fiscais emitidas no período descrito na notificação;
• refaça a apuração da base de cálculo dos impostos pagos;
• confronte os dados apurados com a guia paga.

Ainda pode ocorrer a notificação por uma falha dentro da própria empresa, como o não pagamento da guia de recolhimento do tributo, ou quando é informado um valor diferente para o órgão por meio de declarações ou demonstrativos.

Por exemplo, a cada mês a contabilidade da empresa envia um documento eletrônico chamado de DCTF, tal declaração informa todos os tributos pagos à Receita Federal no mês anterior à data de envio. Nesse caso, o responsável pelo preenchimento pode confundir os números e informar valores superiores ao que realmente era devido pela empresa, fazendo com que o sistema automaticamente a notifique para pagar a diferença.

Esse é um exemplo clássico de erros simples que podem gerar uma notificação fiscal indevida por parte da Receita Federal e que pode ser perfeitamente contestada pela empresa.

Portanto, antes de tomar qualquer atitude você precisa analisar com detalhes todas as questões que envolvem a apuração, pagamento e o envio de informações à Receita Federal para verificar a veracidade da notificação recebida.

Verificar o desenquadramento do Simples Nacional
Suponhamos que você verificou todos os pontos descritos no item anterior e constatou que realmente é devida determinada quantia de tributos ou multas constantes em uma notificação da Receita Federal.

Nesse caso, você deve procurar o órgão imediatamente, pois os débitos existentes na Procuradoria-Geral da Fazenda (PGFN) ou aqueles que ainda estão com inexigibilidade suspensa — que são objetos de notificação da Receita — podem fazer com que o seu negócio seja excluído da condição de Simples Nacional.

Por isso, caso sua empresa esteja enquadrada no regime, a atitude mais correta a ser tomada, se o tributo realmente é devido, é procurar o órgão para tentar uma solução amigável por meio de um parcelamento de débitos tributários.

Nos casos em que a notificação é equivocada, você também deve comunicar à Receita Federal imediatamente. De posse dos documentos que comprovam tal situação, agende um horário e leve essa situação ao conhecimento de um atendente. Assim, você se resguarda de qualquer tipo de sanção indevida por parte do órgão, inclusive o desenquadramento do Simples Nacional.

Analisar a documentação
Independentemente se a notificação da Receita Federal se refere a um tributo efetivamente devido ou não, você precisa analisar determinados documentos para apresentar o órgão, com o objetivo de contestar ou buscar uma solução amigável para o caso.

Para tanto, o ideal é que você crie uma espécie de dossiê contendo todos os dados do tributo em questão, desde o seu fato gerador, obtido por meio da emissão de documentos fiscais até a prestação de informações ao órgão competente.

Para tanto, confira essa lista de documentos que devem ser juntados para apresentar ao órgão:

• cópia de todas as notas fiscais do período destacado na notificação;
• comprovante de transmissão da apuração fiscal (SPED ou extrato do simples);
• guia do tributo paga (em caso de cobranças indevidas);
• declarações e recibos enviados que comprovem a existência ou não do crédito tributário.

Com esses documentos em mãos, você deve procurar a agência da Receita Federal mais próxima, agendar um horário e buscar uma solução para a questão. Durante esse processo, caso seja constado que realmente houve um equívoco e você desejar realizar o pagamento, as guias podem ser emitidas automaticamente por meio do portal E-CAC ou pelo sistema de cálculo da Receita Federal chamado de SICALC. No entanto, para quaisquer uma das situações é fundamental uma última e importantíssima ação.

Contar com apoio especializado
Apesar de ser a ultima dica, contar com a ajuda de uma assessoria contábil deve ser a primeira ação que você precisa tomar quando receber uma notificação da Receita Federal.

Esse serviço conta com a presença de profissionais que estão acostumados a lidar com esse tipo de situação e em alguns casos, eles conseguem identificar o problema em questão de minutos, sem você ter que ficar quebrando a cabeça para entender o porquê de tal cobrança.

Além disso, ela servirá como uma intermediária da relação que você terá com a Receita Federal durante o curso do processo de notificação, podendo oferecer informações mais simples e explicar todo o procedimento para a regularização ou exclusão do débito, caso não seja devido.

Fonte: Jornal Contábil