Organização empresarial não é só uma mania. Uma empresa que faz o controle eficiente dos seus dados é mais rápida, efetiva, segura e competitiva. Infelizmente, muitas companhias ainda perdem oportunidades incríveis por desorganização de suas informações.

Esse tipo de problema é mais comum na gestão de dados da empresa – muitas vezes, informações se perdem ou são subutilizadas por uma gestão de dados ineficiente.

Com a aprovação da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, os gestores deverão se preocupar ainda mais com a organização empresarial. Para evitar que você tenha problemas no futuro, separamos 11 dicas para você aperfeiçoar a gestão das informações e a segurança dos dados. Veja:

 A importância da organização empresarial

 Qualquer modelo de negócio, seja ele pequeno, médio ou grande, precisa ter organização para conseguir crescer. A metodologia funcional se configura com a separação de grupos de responsáveis conforme a finalidade de suas atividades.

Por exemplo: a empresa pode separar a organização dos documentos por setor de marketing, vendas, finanças, produção, entre outros. O responsável por determinada informação deve fazer o registo e arquivamento de forma correta e padronizada, de modo que facilite a pesquisa sempre que o documento for necessário.

Assim, o gestor consegue delimitar os responsáveis e também deixa que os especialistas de cada área dediquem atenção integral para o setor. Todavia, também é necessário que os dados sejam armazenados em um ambiente único para todas as áreas da companhia, uma vez que decisões de marketing podem influenciar o setor financeiro e assim respectivamente.

Então, por que organizar a empresa e delimitar os responsáveis? Para ter mais agilidade na tomada de decisão, ganhar competitividade no mercado e atuar de acordo com as normas legais.

Dicas para uma organização empresarial mais eficaz

 A seguir, listamos as principais ideias para você colocar o negócio em ordem e não perder nenhum documento importante. Veja:

1. Abandone os papéis e tenha organização empresarial

Pode parecer trabalhoso em um primeiro momento, mas a melhor maneira de controlar os dados da sua empresa de forma eficiente e organizada é eliminar qualquer tipo de documentação impressa.

O que for essencial deve ser digitalizado. Além de ocupar muito menos espaço, processos e padrões com documentação digital serão extremamente mais rápidos, transparentes e seguros que a utilização do papel.

2. Tenha backups de tudo

Uma vez que toda sua documentação esteja digitalizada, o próximo passo é reforçar a segurança dos seus dados. Para isso, é importante manter cópias de segurança das informações da empresa e a melhor forma de fazer isso é com algum tipo de solução na nuvem. Os documentos salvos neste tipo de serviço são mais fáceis de serem acessados e contam com uma infraestrutura robusta de proteção de dados, como criptografia e redundância.

Usar esse modelo de tecnologia pode ser ainda mais importante para quem trabalha com documentos que sofrem modificações constantes: muitos sistemas que utilizam a computação em nuvem fazem um controle das versões atualizadas: eles salvam automaticamente todas as edições realizadas nos arquivos e permitem o acesso fácil a versões anteriores.

3. Tenha padrões e processos bem definidos

Isso é algo básico para qualquer tipo de organização: defina regras claras e difunda-as com todos que terão acesso aos dados da sua empresa. É importante que para qualquer rotina que envolva a organização empresarial, existam padrões que sejam seguidos. Isso simplifica a gestão destes dados e facilita a identificação de qualquer problema que possa surgir.

E caso sua empresa receba ou compartilhe dados com seus clientes, não tenha receio de reforçar e exigir esses padrões por parte deles. Ao longo do tempo eles perceberão que a mudança proporcionou benefícios para o negócio.

4. Automatize o máximo possível

Defina os processos e as regras dentro da sua empresa, pois isso possibilita a automação de muitos processos. Vale lembrar que sempre que um colaborador desempenha uma tarefa que uma máquina poderia fazer, a sua companhia está perdendo dinheiro.

Além disso, trabalhar de forma repetitiva pode minar o psicológico deste colaborador, causando danos ainda maiores a saúde dele e o sucesso da companhia. Portanto, a automação de processos valoriza o profissional e dá a ele a oportunidade de desempenhar tarefas mais complexas. E claro, processos automatizados são extremamente mais velozes do que algo manual.

5. Utilize softwares especializados em organização empresarial

Existem muitas formas de automatizar seus processos de organização, mas melhor do que combinar soluções variadas e potencialmente incompatíveis, é usar a ferramenta certa para o serviço.

Programas improvisados e planilhas infinitas funcionam apenas parcialmente, pois um software especializado em organização empresarial é essencial para controlar os dados da sua empresa de forma eficiente. Com um sistema capaz de coletar e organizar dados de forma automatizada, utilizando a nuvem para backups e controle de versões, fica muito mais fácil essa gestão.

Em empresas com um volume maior de dados é ainda mais importante implementar esse tipo de solução. Fica mais barato e eficiente que usar planilhas de Excel e bancos de dados, pois além desses softwares, normalmente, serem mais em conta, a empresa também economiza com cursos especializados e treinamentos para os colaboradores.

Essas soluções também são imbatíveis em integrações com e-mails, contas bancárias e outros recursos especializados.

6. Tenha transparência

Ter transparência não significa entregar todas as informações da empresa para qualquer um, mas garantir acesso aos dados às pessoas que precisam deles para desempenhar suas tarefas diárias. É importante que todos envolvidos em um projeto ou rotina tenham visibilidade do que está acontecendo, para evitar que uma mesma tarefa seja realizada mais de uma vez ou pior, deixe de ser feita.

Transparência, aliada a uma segurança de dados eficaz, pode deixar seu trabalho muito mais organizado e, por consequência, rápido. A troca de informações dentro das equipes garante sinergia e pode evitar muitos conflitos e atritos desnecessários. Mas, claro, segredos e informações sigilosas precisam ser preservados, com acesso limitado dentro do sistema de gestão de dados.

7. Use categorias e pastas coerentes

Quando organizar seus documentos de forma digital, é fundamental que eles estejam distribuídos em categorias e pastas coerentes, para garantir a visibilidade deles.

E isso vai depender da forma com que você organiza sua empresa. Em um tipo de negócio pode fazer mais sentido separar os arquivos por data, enquanto em outro pode ser que a melhor opção seja delimitar o tema, nome do envolvido e ano do material. Portanto, avalie qual é a forma que funciona melhor para o seu negócio e crie uma padronização para o arquivamento de documentos.

O mais importante é garantir que quem determina essas categorias seja uma pessoa com visão clara dos produtos e processos da empresa, capaz de transmitir esse padrão para os demais colaboradores.

8. Mantenha controle da temporalidade

Existem documentos que são importantes por toda a vida de uma empresa, mas boa parte deles perde o sentido em algum momento, sejam notas fiscais de décadas atrás ou contratos expirados e sem valor.

Em documentos físicos, que ocupam muito espaço, faz sentido jogar o que está velho fora, mas no meio digital a temporalidade não precisa ser tratada de forma tão radical: basta tirar um pouco da visibilidade dos documentos antigos e arquivá-los em outro local para uma eventual consulta futura.

9. Reforce a segurança dos dados

A LGPD exigirá uma atenção muito maior dos gestores em relação à coleta, tratamento, uso e armazenamento de dados. Sendo assim, a organização empresarial será ainda mais necessária para evitar penalidades e problemas para a imagem do negócio.

Além de saber organizar todas as informações e armazená-las em um ambiente adequado, a empresa precisará investir em tecnologias eficientes para proteger os documentos e evitar qualquer tipo de vazamento.

Outro fator importante de saber gerenciar essas informações é que o cliente tem o direito de saber por que seus dados foram coletados, qual será o uso dado a eles, bem como poderá solicitar que eles sejam excluídos a qualquer tempo. E o que você fará se não souber onde estão essas informações e o que foi feito com elas?

Quando a LGPD entrar em vigor, em agosto de 2020, não haverá mais espaço para companhias desorganizadas e despreocupadas com a segurança das informações. Então, a principal dica deste artigo é: dê atenção para as suas informações, estruture os processos e não espere ser multado para promover mudanças na sua empresa.

10. Priorize informações

Defina com antecedência, quais são os dados estritamente necessários para o seu negócio e limite as informações coletadas. A LGPD orienta que as organizações esclareçam para os clientes o que será feito com os dados obtidos e isso pode ser mais um motivo para você dar prioridade a essa questão.

Por que coletar 20 dados se você só utilizará 5? Faça uma análise sobre o trabalho realizado atualmente, verifique se todas as informações são essenciais e otimize os processos. Assim, você terá um número menor de dados para armazenar e gerenciar, o que economizará o tempo da sua equipe.

11. Escolha os dados corretos

Categorize as informações de forma correta e saiba separá-las de modo que possam ser utilizadas para obter insights valiosos para o negócio. Crie gráficos ou planilhas para registrar e analisar os dados a fim de traçar estratégias de sucesso para sua empresa.

Muitos sistemas já facilitam esse processo de captura e categorização das informações, bem como a separação para análise de indicadores. Sendo assim, avalie a possibilidade de investir em uma ferramenta inteligente e própria para o seu modelo de negócio para obter vantagens competitivas e melhores resultados financeiros.

Fonte: Fortes Tecnologia
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