Às vezes, pode parecer que as 24 horas do dia simplesmente não são suficientes para dar conta de todo o trabalho. É aqui que entram em jogo a gestão do tempo e produtividade.

O tempo é extremamente precioso para todos e, no caso dos negócios, ele é literalmente sinônimo de dinheiro. Quanto maior a eficiência do seu time na gestão do tempo para realizar as tarefas, mais produtiva sua empresa será.

Para manter o equilíbrio, as habilidades de gestão do tempo e produtividade precisam ser continuamente aprimoradas. Especialmente porque, na prática, algumas pessoas respondem ao dilema da falta de tempo com o máximo de foco e propósito, enquanto outras se estressam.

Para (principalmente) aquelas que se enquadram na última categoria, tudo o que é preciso fazer é tomar medidas definitivas para administrar o tempo com mais inteligência. Assim, aos poucos, o trabalho passa a ser executado de maneira mais eficiente e sem esforço.

Quer descobrir a importância de ter uma excelente gestão do tempo? Então conheça seis vantagens e alcance mais produtividade!

O que é gerenciamento de tempo?

O gerenciamento do tempo pode ser definido como um processo de planejamento e organização para o trabalho. É um método que permite exercer controle sobre a quantidade de tempo dedicado a determinadas atividades, principalmente com o objetivo de aumentar a produtividade, eficiência e eficácia.

Peter Drucker, um influente consultor de gestão, educador e autor, certa vez observou que: “O tempo é o recurso mais escasso e ele é totalmente irrecuperável”. Isso não poderia ser mais verdadeiro.

O gerenciamento eficaz do tempo é mais fácil para algumas pessoas do que para outras, mas todos podem desenvolver hábitos para melhorar suas habilidades. Sem um gerenciamento de tempo forte, o trabalho e bem-estar podem ser prejudicados e levando a:

• Produzir resultados de baixa qualidade;
• Perder prazos;
• Aumentar os níveis de estresse;
• Arruinar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional;
• Prejudicar a reputação profissional.

Por que a gestão do tempo e produtividade são importantes?

Muitas empresas investem muito tempo nos processos de coleta, validação e organização das informações, o que faz com que, no final das contas, percam produtividade.

Portanto, o desafio é alavancar o desempenho do seu negócio e os resultados da gestão do tempo e produtividade podem ser vistos tanto na vida pessoal quanto profissional.

Trata-se de organizar o dia de maneira que se possa fazer o uso adequado de cada momento. Uma boa gestão do tempo e produtividade ajuda a criar o equilíbrio perfeito, enquanto a má administração leva a um estresse excessivo.

Conheça os seis benefícios do gerenciamento de tempo adequado e como ele pode ajudar na produtividade:

1- Melhora o desempenho e a eficiência

Quando você e o seu time dedicam determinados blocos de tempo ao longo do dia a diferentes tarefas, poderão realizá-las com muito mais rapidez e eficiência. Todos se verão mais produtivos e evitando distrações demoradas.

Com uma programação adequada, fica mais fácil saber exatamente o que se precisa fazer e quanto tempo se tem para concluir a tarefa, sem perder mais um segundo tentando decidir o que fazer a seguir. Trabalhar com gestão do tempo e produtividade permite aumentar a concentração nos ‘jobs’ essenciais e priorizá-los de acordo com os prazos de entrega.

2- Entrega dos trabalhos no prazo

Quantas vezes o seu time não perdeu um prazo pois não conseguiu terminar uma tarefa a tempo? Isso não apenas leva a resultados financeiros ruins e situações de estresse com o cliente. Acontece que os responsáveis acabam se sentindo incompetentes, o que prejudica a motivação a longo prazo.

Por meio de uma abordagem dedicada ao gerenciamento de tempo e produtividade, o seu time deixa de gastar tanto tempo com a coleta, validação e organização de informações. É possível começar a trabalhar nos projetos com antecedência e até mesmo concluí-los antes do tempo, conquistando um período de ‘reserva’ no caso de quaisquer alterações ou ajustes. Com mais tempo disponível, a qualidade do trabalho também tende a melhorar.

3- Chega de indecisão

Quando se tem tempo limitado e decisões cruciais a tomar, muitas vezes fica fácil escolher as opções erradas e tirar conclusões precipitadas devido à falta de tempo.

Uma boa gestão do tempo pode ajudar a ficar menos indeciso e a tomar melhores decisões.

Um caminho é fazer listas e avaliar cada opção cuidadosamente antes de tomar uma decisão. Em vez de encarar uma rotina bagunçada de afazeres, crie um plano adequado para não acabar tomando decisões incorretas que podem levar a repercussões duradouras.

4- Aumenta a confiança

Ser capaz de terminar um trabalho no prazo dá uma sensação de grande realização e aumenta a confiança de todos os envolvidos. Quando o time deixa de gastar tanto tempo com a coleta, validação e organização das informações – indo direto à parte mais importante do trabalho – a tendência é que os colaboradores se sintam mais motivados, principalmente porque cada um corresponde às expectativas estabelecidas pelos gestores.

Uma sensação adicional de confiança melhora a qualidade das entregas e também leva a aproveitar novas oportunidades. Isso não apenas gera um aumento de autoconfiança entre os profissionais, que impacta no desempenho do time, mas também traz uma mudança positiva na vida pessoal dos colaboradores.

5- Reduz o estresse e a ansiedade

Imagine o seguinte: um colaborador está no trabalho e já tem uma enorme pilha de tarefas para realizar. Se alguém enviar um e-mail com uma nova demanda, como ele se sentirá? Extremamente estressado, ansioso e oprimido, certo?

A gestão do tempo ajuda a se livrar do estresse e da ansiedade, pois facilita a administração das tarefas do dia. Isso não apenas melhora a saúde física, como também a mental.

6- Tenha uma vida pessoal mais gratificante

Ficar preso no trabalho o dia todo não é divertido para ninguém. No entanto, como a gestão do tempo e produtividade minimizam o estresse de trabalhar sempre até mais tarde, a vida pessoal passa a ter mais atenção. Será mais simples desfrutar de momentos de qualidade com amigos e familiares, ler um livro ou assistir a um filme.

Isso, por sua vez, afeta cada pessoa de maneira positiva no que diz respeito à saúde mental, o que também se traduz em um melhor desempenho no trabalho. Portanto, serve como um benefício em todos os sentidos.

Para fazer mais e potencializar o crescimento da empresa, ter boas habilidades de gerenciamento de tempo são essenciais. A administração adequada do tempo aumentará a produtividade da sua equipe!

Fonte: SiteWare