Aprender a diferenciar as tarefas urgentes das importantes é uma habilidade que pode mudar sua produtividade e ajudar sua carreira.

Essa pergunta não é uma pegadinha. Também não se trata de um teste, nem de uma implicância boba com o significado de duas palavras que até podem parecer semelhantes, mas não são. Saber a diferença entre elas pode ajudar — e muito! — a sua carreira.

Se você fizer aquela consulta rápida ao bom e velho dicionário, vai encontrar as seguintes definições para a palavra “importante”:

Que não se pode esquecer ou deixar de atender.

Que tem muito valor ou preço notável.

Ou seja, é um adjetivo que usamos para nos referir a algo essencial, valioso, que traz uma vantagem e é útil. No caso do ambiente de trabalho, podemos associar a palavra às atividades e projetos que geram grande impacto e/ou que são fundamentais para a estratégia do negócio.

Agora, se consultarmos a definição do dicionário para “urgente”, o resultado é o seguinte:

Que precisa ser atendido ou feito com prontidão; que não pode ser adiado.

Que demonstra necessidade imediata; pressa.

Enquanto a palavra “importante” diz respeito a uma qualidade, a um valor que é dado a algo, “urgente” tem a ver com o tempo. Estamos falando dos prazos do dia a dia do trabalho e de priorizar tarefas no nosso planejamento.

Diferenciar esses dois termos é importante porque não são raras as vezes que, na agitação da rotina, as coisas se confundem. Surgem novos projetos e demandas vindas de áreas diferentes e, quando nos deparamos com esse volume, nem sabemos por onde começar. Tudo parece urgente, tudo parece importante e, no fim do dia, acabamos paralisados pensando em como “criar braços” para lidar com tudo isso.

Se você se sente assim, saiba que não está sozinho. Uma pesquisa com 1.800 executivos globais revelou que a maioria dos executivos (64%) afirma ter muitas prioridades conflitantes — aquilo que acabamos de comentar sobre tudo ser urgente e importante. A mesma pesquisa ainda mostrou que 49% dos respondentes trabalham em empresas que não têm uma lista clara das prioridades estratégicas definidas.

Para contornar essa situação, a minha dica é que você mesmo adquira o hábito de analisar e categorizar as demandas que recebe. Existem algumas metodologias para isso, uma delas é a Matriz de Eisenhower (ou Matriz de Importância e Urgência).

Funciona assim: você vai relacionar tudo o que está na sua lista de afazeres e tentar encaixar em um quadrante.

A ideia é que você consiga enxergar de maneira mais clara onde cada uma das suas tarefas se encaixa e, assim, saiba por onde começar. Se uma tarefa é importante, ou seja, tem alto valor para a sua área de trabalho e para a empresa, e ainda por cima é urgente, ou seja, precisa ser feita o quanto antes, comece por aí.

Já se a atividade deve ser feita para ontem, mas não agrega tanto para a sua área, delegue para outra pessoa que tem disponibilidade e competência para realizá-la.

Olhe atentamente para cada uma das categorias na matriz e vá fazendo esse exercício. Isso vai não só ajudar a fazer uma melhor gestão das suas atividades, como a distribuir as tarefas no seu time com mais equilíbrio e sabedoria. Além de aliviar aquele sentimento de sobrecarga e permitir que você caminhe de forma mais leve e tranquila ao longo do próximo ano!

Fonte: Exame