Aprender o que é e como criar relatórios inteligentes ajuda a otimizar a gestão do seu negócio. É importante entender como eles podem ser aplicados antes, durante e depois das tomadas de decisão, assim como quais são seus requisitos básicos para tratar os dados eficientemente.

A gestão de agências fica cada vez mais complexa à medida em que o negócio cresce, novos clientes chegam, e ainda trazem consigo especificidades de seus segmentos que demandam análise de dados e estratégias de marketing refinadas. Para isso, os relatórios inteligentes são determinantes.

Tratar diversos dados para tomadas de decisão não é uma tarefa fácil. O desafio é ainda maior quando consideramos o tempo de resposta para alcançar os resultados esperados, de acordo com a urgência ou a oportunidade identificada.

Então, como criar relatórios estratégicos e inseri-los na gestão da sua agência? Aprender a ganhar agilidade e precisão na sua gestão usando relatórios inteligentes. Confira:

O que são relatórios inteligentes?

Como criar um relatório inteligente?

Por que fazer relatórios inteligentes?

O que são relatórios inteligentes?

Relatórios inteligentes são registros estruturados de diferentes dados do negócio em formatos que contribuem para diagnóstico, elaboração de estratégias, tomadas de decisão e acompanhamento de resultados. Ou seja, não se trata apenas de um histórico ou arquivo de dados, mas da sua organização e possibilidade de combinação para identificar padrões, inconsistências, pontos de atenção ou oportunidades.

É possível usar planilhas, comparações, gráficos, regras e formatações de alerta, dentre outros, para formar os relatórios inteligentes.

Características dos relatórios inteligentes

Veja as principais características que podemos apontar para a elaboração de um relatório gerencial valioso:

• pode reunir dados de diferentes fontes, melhorando a visibilidade de como eles se relacionam;
• oferece uma estruturação de informações, ou seja, não é apenas um repositório de dados, eles têm sentidos passíveis de interpretação;
• permite fazer análises de situações específicas ou gerais;
• garante a agilidade na tomada de decisão.

Principais tipos de relatórios gerenciais de alto valor

Entre os relatórios mais comuns de serem produzidos para a tomada de decisão baseada em dados, temos:

• faturamento de clientes de acordo com sua relevância para o negócio;
• gestão de contratos por cliente, considerando os serviços contratados, prazos etc;
• gestão de fornecedores e prestadores de serviço;
• relatório de qualidade;
• relatório da gestão de times.

Vale mencionar que eles podem ser desenvolvidos dentro da área do negócio e também pela área de Business Intelligence (BI), dependendo da estrutura da agência. A união do usuário dos relatórios inteligentes com o time de BI, inclusive, é o que permite criar soluções completas e alinhadas com as demandas do negócio.

Como criar um relatório inteligente?

É possível criar relatórios inteligentes usando o Excel, por exemplo, ou ferramentas mais completas, como o Power BI da Microsoft. Além disso, profissionais de cada setor de uma agência sabem quais são os dados mais importantes e usados em suas rotinas.

Então, o primeiro passo é considerar quem vai criar os relatórios, um time interno ou específico de BI. Isso porque, no primeiro caso, torna-se um projeto interno, enquanto na outra situação, mais áreas serão relacionadas e precisarão interagir. Depois disso, uma reunião ou estudo vai seguir uma sequência lógica.

 Crie um escopo

O primeiro ponto será: qual o objetivo do relatório inteligente? Controle de clientes, gestão de fornecedores ou dados dos canais de vendas? Essa informação vai direcionar quais fontes de dados serão acionadas, com qual regularidade haverá atualização de dados, quem são os responsáveis envolvidos etc.

Outro ponto que o escopo vai contribuir é na associação da visão do relatório com as metas do negócio. No caso de gestão de clientes, é possível focar as entregas, o cumprimento do contrato, o nível de satisfação etc.

Utilize recursos tecnológicos

Com o escopo montado e as fontes de dados mapeadas, é preciso escolher qual tecnologia ou ferramenta abrigará os dados tratados. Nesse momento, vale considerar quem serão os usuários desses relatórios, seus respectivos níveis de acessos, familiaridade com os sistemas, dentre outros.

Compare os períodos

Já com o relatório em produção, compare períodos na fonte e no relatório para garantir que os dados estão sendo coletados eficientemente. Também nessa etapa, comece a realizar algumas análises para confirmar que elas estão trazendo uma visão prática das informações.

Use um sistema de gestão

Escolha o sistema de gestão mais adequado, inclusive, para a rotina das pessoas que vão usar os relatórios. Quem será o responsável por eventuais atualizações, report para demais áreas ou clientes etc.

A função do relatório é trazer organização e visibilidade de informações, mas se o restante do processo não estiver bem delimitado, não conseguirá demonstrar suas contribuições.

Fonte: Rock Content