Quando se inicia uma empresa é comum perceber alguns erros no fluxo de caixa. A correta gestão do orçamento da sua empresa é essencial até mesmo para a própria continuidade dos negócios. Mas será que você sabe como elaborar essa ferramenta gerencial corretamente e evitar erros que podem comprometer o bom andamento das suas finanças?

Confira os 7 erros mais comuns no fluxo de caixa de uma empresa e como você pode evitá-los.

1) Misturar as suas finanças com as da empresa
Um erro muito comum que ocorre não só na elaboração do fluxo de caixa, mas na documentação da empresa em geral é confundir os seus documentos com os da empresa. Além de ferir o Princípio da Entidade, o qual determina a separação entre o patrimônio da pessoa física e jurídica, você também pode estar comprometendo as suas finanças.

Ao lançar uma despesa particular como da empresa, você está “mascarando” as suas finanças e não sabe ao certo qual é o valor que tem à disposição. Para isso, procure não pagar nada pessoal com dinheiro, cartões de débito ou crédito ou cheques da empresa. Abra contas separadas e não misture a documentação.

2) Não atualizar o seu fluxo de caixa diariamente
A atualização do fluxo de caixa diariamente é tão importante quanto a sua própria implementação na empresa, já que de nada adianta ter esta ferramenta e ela não ser tempestiva, ou seja, fornecer em tempo real como andam as finanças do seu empreendimento.

Procure estabelecer uma cultura de lançamentos fazendo todos os registros de forma diária para que, ao final do dia, você possa ter um real posicionamento de como estão seus recursos. Isto é essencial para necessidades como desembolsos ou até mesmo para verificar se a empresa não necessita de empréstimos ou capitais de terceiros.

3) Lançar valores que ainda não entraram ou não saíram do fluxo de caixa
O lançamento de valores que ainda não entraram ou não saíram do seu fluxo de caixa pode comprometer suas finanças. Mas de que forma este erro acontece? Nos pagamentos a prazo, por exemplo, quando um fornecedor é pago em parcelas, é preciso realizar as saídas de acordo com o desembolso, que só acontece quando o dinheiro efetivamente sai da empresa.

Tome cuidado também com os seus cheques pré-datados, que por um acordo implícito, só serão descontados na data acordada e esse será o momento em que você deve dar uma saída no seu fluxo de caixa.

Nos recebimentos, também é preciso tomar cuidado. Não registre a venda no momento do faturamento, pois nem sempre este é o mesmo do recebimento. As entradas devem ser registradas somente quando o seu cliente efetuar o pagamento pelo produto, mercadoria ou serviço adquirido.

Neste caso, também vale a pena prestar atenção nos cheques pré-datados que você recebe, uma vez que eles só farão parte do seu fluxo de caixa e poderão ser registrados no momento em que você descontar o cheque de acordo com a data combinada com seu cliente.

Não se esqueça de que nas vendas a prazo, cada parcela deve ser registrada somente no momento de seu recebimento e não de uma vez só no momento da venda, já que o dinheiro entrará para você de forma parcelada.

4) Não lançar toda a movimentação
Não lançar toda a movimentação financeira também poderá mascarar o valor real dos seus recursos. Treine sua equipe para que eles estejam atentos e exijam a documentação de todas as entradas e saídas, por menores que sejam, já que, independentemente do valor, elas deverão ser registradas para mostrar a real situação do seu fluxo de caixa.

5) Não categorizar as suas contas
Algumas empresas acabam errando, pois não conhecem os seus próprios gastos, não categorizam e não gerenciam as suas despesas. Mas o que você pode fazer para evitar isto?

Utilize uma planilha ou, de preferência, um bom software de gestão para o controle adequado e eficiente do seu fluxo de caixa. Com a otimização desta ferramenta é possível dividir suas despesas em categorias e entender melhor como seus gastos estão divididos e até mesmo como está sendo a evolução destes.

Esta categorização é ótima para a tomada de decisão e pode ser usada, por exemplo, para terceirizar um departamento ou ainda trocar de servidor de internet ou outras contas que estão pesando muito no seu orçamento.

A criação de categorias vale também para as receitas. Assim, você pode ter uma classificação dos seus clientes e criar planos e descontos especiais para aqueles que têm um maior volume de compras.

6) Não usar o fluxo de caixa como uma ferramenta gerencial
Um erro fatal nas suas finanças e na sua gestão como um todo é desprezar o uso do fluxo de caixa como uma ferramenta gerencial. Com o fluxo de caixa é possível fazer projeções e elaborar um orçamento, além de comparações de despesas e receitas, verificando o comportamento das finanças da sua empresa.

O fluxo de caixa também serve para que você possa decidir se possui recursos para investir na compra de uma máquina, por exemplo, ou se você deverá buscar capital na forma de empréstimo. Outro indicativo observado com o uso do fluxo de caixa é do seu capital de giro, que é baseado no fluxo de recebimento de seus clientes e de pagamento de seus fornecedores. Se ele não estiver adequado, você poderá tomar medidas preventivas.

7) Não estabelecer um indicador financeiro estratégico
Seja como dono ou responsável pela parte financeira do negócio, você precisa estar sempre atento a indicadores de desempenho, ou como são popularmente conhecidos, os KPIs.

São eles que darão a você condições para avaliar diferentes etapas do processo a ponto de saber se ele tem funcionado adequadamente, além de ter como tomar decisões com base em critérios cristalinos.

O passo decisivo na escolha do KPI adequado é dado quando se tem clareza a respeito dos objetivos críticos da empresa. Nesse caso, podemos pensar em possibilidades como: aumento de produtividade, aumento de receita ou maximização de utilização de recursos, por exemplo.

Fonte: Blog Fortes Tecnologia