Uma das premissas da Transformação Digital é oferecer agilidade para as empresas e consumidores, tornando o dia a dia mais rápido e livre de grandes complicações ou burocracias. Ao falar de empresas que dependem de agendamento de clientes para gerar lucro, fica uma pergunta: já imaginou quantas pessoas quiseram agendar um serviço ou consulta pelo celular, fora do horário comercial, e não conseguiram?

Recentemente, a Microsoft lançou o Microsoft Bookings, uma solução que endereça justamente essa necessidade de agilidade: o cliente consegue facilmente agendar um horário com apenas um clique, de acordo com a disponibilidade do serviço, sem precisar utilizar o telefone. Além disso, a taxa de não comparecimento é reduzida, já que lembretes são enviados aos clientes. O serviço funciona 24/7, ou seja: sempre haverá um atendimento para que seus clientes consigam ser assistidos.

O processo ineficaz de agendamento pode ser uma fonte de perturbação para os clientes, prejudicando sua empresa. De acordo com uma pesquisa realizada pela Accenture, 85% dos clientes ficam frustrados quando lidam com empresas com as quais não é fácil fazer negócios e mais da metade (51%) já mudou para a concorrência devido à má experiência com o atendimento.

Com o Microsoft Bookings, essa tarefa tão frustrante, porém crucial, fica mais fácil para os clientes e para você. O Bookings ajuda você a criar uma página de agendamento na Web para os clientes acessarem quando quiserem. Com alguns cliques, eles podem conferir os horários disponíveis, selecionar o serviço e a equipe de preferência e fazer o agendamento. Depois disso, os clientes e a sua equipe recebem confirmações e lembretes automáticos por e-mail, além de notificações caso o serviço mude de data ou seja cancelado.

Confira em detalhes as quatro formas do Microsoft Bookings simplificar o processo de agendamento e melhorar o atendimento ao cliente:

1. Agradar aos clientes
Ligar para uma empresa e fazer um agendamento pode envolver dificuldades como ficar falando com a secretária eletrônica ou ter que se lembrar de ligar durante o horário de funcionamento. Em uma pesquisa, 40% dos clientes disseram preferir o autoatendimento ao contato humano em seus futuros contatos com empresas, e 70% deles esperam que os sites das empresas tenham opções de autoatendimento.

Com o Microsoft Bookings, você pode oferecer esse autoatendimento. O cliente pode fazer o agendamento online a qualquer momento, escolhendo o horário e o serviço, até mesmo os profissionais preferidos. Depois de terminar, ele recebe um e-mail de confirmação com um item de calendário que pode ser adicionado ao calendário pessoal. Dependendo da sua política, os cancelamentos e reagendamentos também podem ser feitos online no próprio e-mail de confirmação.

Alguns clientes ainda preferem ligar? Sem problemas. Você insere o agendamento manualmente no Bookings, e os clientes recebem as confirmações e os lembretes por e-mail da mesma forma.

2. Poupar tempo
Fazer agendamentos por telefone também não é lá muito divertido para a sua equipe. Com o Bookings, é possível reduzir o tempo que vocês passam ao telefone, fazendo agendamentos, acessando a caixa postal e lembrando os clientes de agendamentos. Você pode ficar mais tranquilo com as ligações perdidas e a possibilidade de não fechar negócios por causa delas.

O Microsoft Bookings vem com uma página da Web para agendamentos que é personalizável e fácil de configurar, e também pode ser inserida no seu site, adicionada à sua página do Facebook ou acessada por um link exclusivo do Office 365.

Com o Bookings, é possível registrar as preferências do cliente, gerenciar listas e escalas da equipe, definir serviços e preços, estipular o horário de funcionamento e até personalizar o planejamento dos serviços e funcionários. Os clientes têm todas as informações necessárias quando é mais conveniente para eles, sem gastar seu tempo valioso e o da sua equipe.

3. Reduzir os cancelamentos
Os agendamentos perdidos e cancelados sem aviso prévio são uma perda de tempo, causam frustração e prejudicam seus lucros. E isso fica ainda pior quando é o seu funcionário que não aparece para o serviço. Reduza esse problema com as confirmações e os lembretes automáticos do Microsoft Bookings.

Com os lembretes, a equipe e o cliente recebem os próximos agendamentos com as principais informações e um link para o agendamento. Todo agendamento novo é adicionado automaticamente ao calendário dos funcionários e atualizado em caso de alteração ou cancelamento.

4. Gerenciar compromissos de praticamente qualquer lugar
Como proprietário, você não pode se dar ao luxo de ficar preso à sua mesa. Precisa agendar ou reagendar algo, mas está fora do escritório? Está na rua e quer saber qual é a próxima parada? O Microsoft Bookings vem com um aplicativo móvel que traz flexibilidade, praticidade e controle para sua equipe, com:

• Acesso total ao seu calendário e aos detalhes da sua programação onde quer que você esteja;
• Possibilidade de fazer agendamentos pelo aplicativo para registrar as solicitações dos clientes enquanto você está em trânsito;
• Acesso rápido para mandar emails, fazer chamadas ou enviar mensagens de texto para os clientes quando necessário.

Com a possibilidade de fazer o próximo agendamento do cliente enquanto você está prestando um serviço no escritório ou na casa dele (ou enquanto está no salão de beleza, na oficina mecânica, na sala de espera…), também é possível aumentar suas vendas devido à fácil repetição de negócios.

Fonte: Portnet