Encontros são melhor aproveitados quando se consideram suas três fases básicas.

No mundo corporativo, a falta de tempo é uma queixa presente na maioria das organizações. Atender à rotina diária, lidar com os imprevistos e outras inúmeras demandas, que surgem cada vez mais críticas e velozes. Nesse cenário, algumas empresas gastam uma dose considerável de energia extra para enfrentar uma doença que denomino febre de reuniões.

Reuniões podem ajudar as empresas a evoluir e assim conquistar seus objetivos, mas, por outro lado, podem servir para atrapalhar, e muito, visto que consomem este que é um bem precioso: o tempo.

Vejam a história real – e pitoresca – de um amigo que participou de uma reunião por engano: ele, muito inteligente, tem personalidade forte e defende com convicção suas posições e opiniões, um influenciador nato. Certo dia, foi convocado para participar de uma determinada reunião, e lá foi ele com seu famoso caderninho de anotações. Entrou na sala de reuniões onde o pessoal já estava finalizando um assunto e começou a fazer uma série de perguntas a ponto de mudar totalmente o transcurso da decisão que estava sendo tomada. Concluída a reunião, o moderador agradeceu a presença de todos e em especial a contribuição desse amigo. Achando estranho no momento, ele perguntou se não iriam discutir assunto X. Ele foi informado pelo moderador da reunião que esse assunto estava sendo discutido na sala de reuniões ao lado. Todos caíram na gargalhada.

Durante a minha carreira como executivo, escutei alguns comentários quando se trata do tema “reunião”. Escolhi alguns que compartilho abaixo:

– “Essa reunião poderia ser resolvida por meio de um e-mail”;

– “Estou cansado de participar de tantas reuniões improdutivas”;

– “Se eu ganhasse por participação em reuniões, eu já estaria rico”;

– “Mais uma reunião sem efetividade e nem sei porque fui convidado”.

Segundo pesquisa realizada pela Harvard Business Review e publicada no artigo “Stop the Meeting Madness”, esse não é um assunto discutido apenas no Brasil. Esse estudo aponta também que os executivos gastam aproximadamente 23 horas semanais em reuniões. Dos 182 gerentes seniores do segmento industrial que foram entrevistados, 65% afirmaram que as reuniões dificultam a conclusão dos seus trabalhos e 71% as classificam como improdutivas e ineficientes.

Motivado por tal cenário, apresento um estudo com pistas para a construção de um modelo de reunião que seja atrativa e produtiva:

Esse assunto requer uma reunião?

Há dois aspectos a serem pensados que nos ajudam a tomar essa decisão: se realizar essa reunião agregará valor para o cliente/organização e qual o custo dela.

Há de se considerar que se o custo médio da hora de cada participante for, por exemplo, de R$ 200 e você convocar 10 pessoas para a reunião, terá o custo de cada hora de R$ 2.000. Note que se você tiver 10 reuniões desse tipo, em um ano somará o custo de R$ 20.000 para a organização.

Preciso deixar claro que não sou contra a realização de reuniões, pois elas são importantes e necessárias para mover as organizações na direção dos seus objetivos. Uma vez que tenhamos desenvolvido a conscientização das pessoas sobre a importância da realização das reuniões, o próximo passo é classificar as reuniões quanto a formato, periodicidade e tipo.

1) Formato

Toda reunião pode ser realizada de forma presencial ou por videoconferência. Sobre as reuniões por videoconferência é preciso ter alguns cuidados para garantir sua qualidade:

– Os participantes devem conhecer a plataforma escolhida e saber o funcionamento e utilização dos recursos da ferramenta;

– A etiqueta digital recomenda que os participantes mantenham as câmeras abertas, os microfones desligados enquanto não estiverem falando e trajes adequados;

– Prática da escuta ativa: buscar compreender realmente o que está sendo dito para evitar desperdícios de tempo com repetições desnecessárias.

2) Periodicidade

Eventual ou Extraordinária sempre de acordo com a necessidade de debater um assunto específico. Para temas que requerem discussões com frequência determinada, proponho a criação de uma Governança para apoiar a sua gestão, definindo: Assunto, Frequência, Envolvidos e Duração, assim todos os participantes saberão com antecedência quanto à realização da reunião.

Cuidado com a reunião urgente! Esse tipo de reunião normalmente afeta diretamente a agenda dos envolvidos. Líderes acometidos pela urgentite influenciam diretamente suas equipes e, ao examinar esse quadro, tanto líderes quanto colaboradores nessa situação são verdadeiros bombeiros, pois passam o dia apagando incêndios e prejudicam a organização devido à falta de planejamento.

3) Tipos de Reunião

Existem várias formas para classificar sua reunião. Apresento a seguir uma lista das reuniões mais conhecidas: Corporativa, Novas Diretrizes, Centricidade no Cliente, Informativa, Acompanhamento de Plano de Ação e Resultados, Gestão Diária, Solução de Problemas, Criativa – Brainstorming, Desenvolvimento de Projetos, Feedback, Avaliação de Desempenho. Cabe uma ressalva que cada área da organização tem suas reuniões específicas.

Normalmente as reuniões improdutivas são as que não têm pauta e tampouco foco, os participantes são convocados de forma equivocada e sem qualquer critério. Para ter uma reunião produtiva, é preciso trabalhar nas três fases: Planejamento, Execução e Acompanhamento.

Dentro do Planejamento, são pensadas e decididas as questões quanto à Estrutura da Reunião (Assunto, Objetivo, Pauta, Participantes, Horário e Local e Tempo de Duração).

Com relação à Execução, toda reunião deve ser conduzida por um Facilitador, Líder ou Moderador, que pode usar a técnica do “quebra gelo” para que todos se sintam mais confortáveis e interessados. Esse facilitador deverá zelar pela pontualidade de início e término, pelo cumprimento da pauta e por manter o foco. Recomenda-se que, para reuniões longas, a cada duas horas seja feita uma pausa estratégica e, caso se perceba que a reunião está desviando do tema, sugerir colocar o assunto num “estacionamento de ideias” para ser discutido em outro momento.

Existem pessoas que são multitarefas e acreditam que podem realizar outras atividades durante a reunião, como por exemplo responder e-mails, trabalhar nos seus notebooks e celulares. Essa postura deve ser dialogada ou até coibida pelo facilitador, para não perder o foco da reunião, aproveitar ao máximo a atenção e conhecimentos de todos os participantes e também por uma questão de respeito.

O Facilitador deve abrir espaço para que todos expressem suas opiniões. Dependendo da maturidade das pessoas que participam da reunião, encontramos os seguintes participantes:

– Espectador: participante entra e sai sem dar nenhuma palavra e contribuição;

– Coadjuvante: participante oferece suas contribuições desde que seja estimulado a dar a sua opinião;

– Protagonista: participante ativo que contribui adequadamente com sua experiência e conhecimento para realização da reunião;

– Estrela: participante egocêntrico que extrapola querendo chamar a atenção de todos para si, porém fala muito e contribui pouco.

O Facilitador inclusivo é aquele que equilibra as participações durante a reunião e consegue a contribuição de todos os participantes por meio de boas perguntas. No final da reunião, é recomendado que se faça uma retrospectiva do que ficou combinado para que não haja dúvidas, assim como seja preparada uma minuta com o sumário dos pontos definidos e encaminhada aos envolvidos para que seja feito o devido acompanhamento. Se for recorrente, sugiro que no início da próxima reunião seja feita a leitura da minuta da reunião anterior.

Um recurso lúdico interessante, se a empresa busca direcionar os seus esforços para que as organizacionais sejam realizadas de acordo com a perspectiva do cliente, é separar uma cadeira com algum objeto que simbolize a presença do cliente na reunião.

Nem sempre as reuniões transcorrem como planejamos. Caso, por algum motivo, os ânimos se alterem e as emoções ultrapassem o limite aceitável, é melhor interromper a reunião, e a questão polêmica deve ser tratada em outro momento.

Levando em conta os pontos que refletimos aqui, certamente suas reuniões se tornarão mais efetivas, atrativas e produtivas. Uma boa reunião a todos!

Fonte: administradores