Uma empresa que quer ser bem-sucedida deve fazer uso, ao máximo e da melhor forma, dos recursos disponíveis. No entanto, ainda que isso inclua pessoas, equipamentos e tecnologias, a administração dos recursos não fará sentido se não estiver ligada à gestão por processos.

Pode parecer complicado, mas se a instituição não se importa com essa vertente da gestão, ainda que a estrutura e as pessoas sejam altamente capacitadas, se não há processos claros e simples, a produtividade entra em declínio.

Neste artigo, vamos ensinar cinco passos para que você implante a gestão por processos em sua empresa. Continue acompanhando e aproveite o conteúdo

O que é a gestão por processos?

Resumidamente, a gestão por processos é a definição, verificação e melhoria contínua dos processos em busca de atender as demandas dos clientes. Trata-se de um modelo de gerenciamento que prioriza a interação entre as diversas atividades realizadas pela instituição.

Com a descentralização de poder, a organização ganha em dinamismo e flexibilidade. Desse modo, fica mais fácil se adaptar às múltiplas oportunidades ou ameaças externas.

Quais são as principais vantagens da gestão por processos?

Aqui, vamos ressaltar as principais vantagens do cuidado com os processos, que refletem diretamente no aumento da eficiência da sua empresa como um todo. Vamos lá?

Otimização do tempo

Se você é um bom administrador do tempo em seus projetos, sabe definir prioridades e fazer decisões estratégicas para fazer crescer a efetividade das tarefas em tempo reduzido.

Parece uma equação difícil? Sim! Reduzir a quantidade de recursos gastos e ver o aumento da produtividade não é uma tarefa fácil. No entanto, para quem foca na gestão por processos, essa vantagem se torna mais acessível.

Trabalhadores concentrados nas atividades principais eliminarão retrabalhos, assim como tarefas automatizadas. É a gestão de processos que analisa as oportunidades de proporcionar uma melhor distribuição e organização das tarefas na empresa, simplificando projetos mais complexos.

Integração entre as áreas

Uma característica importante nesse assunto é a capacidade que a integração entre as áreas tem para dissolver problemas processuais na corporação. Isso porque as relações interpessoais dentro da organização precisam ser tratadas com cuidado e de forma pessoal.

Pode parecer clichê, mas uma empresa unida caminha muito melhor. É fundamental que as partes interessadas tenham uma visão macro da firma, encontrando liberdade para sugerir e compreendendo seus papéis na existência da empresa.

Rapidez na tomada de decisão

Como a gestão por processos estimula a análise de dados e mensuração de resultados, consequentemente, a tomada de decisões acertadas entra em destaque.

A escolha de prioridades é importante para nortear os processos em diferentes estágios, do estratégico ao operacional. Utilizando essa técnica, o gerente de projetos conquista a desejada habilidade de antecipação, potencializando suas oportunidades de negócios ao responder às inquietações do mercado em tempo hábil.

Como implementar essa gestão em 5 passos?

Antes de tudo, vale saber que qualquer mudança na gestão por processos deve ser implementada de modo gradual. Ciente disso, confira 5 passos que ajudarão você nesse sentido.

1. Elabore o Mapa Geral dos Processos

Você nunca vai conseguir gerir uma empresa sem conhecê-la, não é mesmo? Elaborar o Mapa Geral de Processos é um dos passos mais importantes para estabelecer essa gestão com eficácia.

É nesse mapeamento que você definirá os padrões, a fim de incentivar o potencial de integração e de automação. O cuidado nessa etapa fará com que o gestor conheça melhor os atributos dos processos da empresa, estabelecendo melhor os custos de atividades e dimensionando a equipe na medida certa.

2. Identifique os clientes do processo

Identificar os clientes no processo é tão importante quanto rastrear sua jornada. Fique atento aos “momentos da verdade”, as famosas interações com a clientela feita para gerar percepção de valor.

Nesse passo do mapeamento, tente responder as seguintes perguntas:

• Quem é o cliente?
• Como ele decidiu participar do processo?
• Qual é a expectativa dele com o processo?
• Quantas vezes ele se envolve no processo?
• É possível que o cliente aponte melhorias no processo? Como?

3. Implemente indicadores de desempenho

É óbvio que não poderíamos deixar de lado o fato de que uma das principais funções do gestor é exercer controle. E, por conta disso, a definição e utilização dos indicadores de desempenho é crucial na gestão por processos.

Se você quer ver a melhoria e a otimização da empresa, aprenda a monitorar. De acordo com a análise dos procedimentos internos, estabeleça quais são os indicadores importantes para medir a performance desejada. Jamais ignore essa etapa, ou seu trabalho será incompleto.

4. Ofereça o treinamento necessário

Mais um ponto que é preciso ficar em destaque é que a implementação da gestão processual vai requerer a adoção de uma nova postura da empresa. Estamos falando de toda uma cultura que entrará em transição, e que precisa ser acompanhada.

Equipes internas de controle para revisar as práticas inseridas não serão suficientes, se você busca sucesso nessa empreitada. Vá além. Foque na conscientização de todos os colaboradores quanto à importância do novo fluxo de atividades. É essencial que as equipes estejam engajadas com as mudanças, afinal, a empresa depende do trabalho que os colaboradores podem oferecer.

5. Identifique melhorias

Por fim, chega a hora de checar aquilo que está dando certo e o que não está funcionando no processo. Atrasos, não-conformidades e gargalos precisam ser apontados sem medo. O mesmo serve para a identificação das atividades críticas e das que agregam mais valor.

A boa gestão por processos é aquela que é realizada de forma planejada, com objetivos de curto, médio e longo prazo. Por sua vez, a conquista dessas metas está atrelada à verificação, principalmente, das atividades em que se faz contato direto com o cliente. Isso porque ele deve ter a melhor experiência possível.

Lembre-se de que as pessoas que atuam na operação diária darão as melhores sugestões de melhorias no processo. Portanto, mantenha o foco no lugar certo.

O objetivo principal da gestão por processos é cumprir as metas e estratégias da empresa com eficiência. Como consequência, você se transformará em um gestor que entende com muito mais propriedade as relações de causas e efeitos entre os erros, bem como os impactos ao longo da cadeia e os efeitos registrados pelos clientes.

Fonte: Projectbuilder