Criado pelo governo federal para desburocratizar os processos do departamento de recursos humanos das empresas e diminuir os erros das informações, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) integra todos os dados do quadro funcional das empresas, folhas de pagamento, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), contribuição previdenciária, admissão, aviso prévio, entre outros. Essas informações eram enviadas individualmente para o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência ou para a Caixa Econômica Federal, gerando muita burocracia e troca de informações.

Desde janeiro de 2018 as empresas com faturamento anual maior do que R$ 78 milhões estão obrigadas a registrar as informações no sistema. As demais empresas, incluindo micro e pequenas cadastradas no Microempreendedor Individual (MEI), que possuam funcionários, devem aderir ao sistema a partir de 16 de julho. As empresas que não se adequarem estão sujeitas a penalidades.

“Um dos maiores benefícios para as empresas são as substituições de vários documentos e obrigações exigidas hoje pelo Fisco, tais obrigações serão unificadas, facilitando assim a rotina diária da empresa. Além disso, acaba com a obrigação da guarda de documentos em arquivo físico”, explica José Ferreira de Souza, coordenador do setor encarregado do Departamento Pessoal na ProLink Contábil.

Ele lembra que as informações para o eSocial devem ser precisas e entregues no momento exato, isto demanda eficiência do profissional de recursos humanos (RH). A mudança exigirá mais velocidade na troca de informações entre cliente e escritórios de contabilidade, por exemplo. Tudo precisa estar alinhado entre os dois para haver conformidade nos processos e evitar penalidades.

“A chegada do eSocial obrigou as empresas a fazerem uma revisão dos dados cadastrais dos trabalhadores, qualificando assim as informações para que sejam evitados futuros problemas no saque de FGTS, seguro-desemprego etc. Com os dados atualizados haverá mais rapidez na concessão de benefícios do INSS e aposentadoria, por exemplo. Também é mais fácil para a Receita Federal encontrar irregularidades”, pondera Souza.

Para garantir que tudo seja feito no prazo e as informações sejam entregues de maneira correta, as empresas precisam fazer uma revisão na área tributária, previdenciária e trabalhista, para reduzir ou eliminar riscos. “As empresas devem cuidar da adequação da infraestrutura de redes, servidores, velocidade de internet e segurança e capacitar os profissionais envolvidos”, recomenda o coordenador.

Fonte: Diário do Comércio

Baixe o eBook para saber mais sobre o assunto: