A folha de pagamento é um documento muito detalhado e que demanda diversos conhecimentos de outras áreas, como direito e até ciências exatas. Com tanta complexidade, destacamos quais são as principais falhas que os setores de departamento pessoal das empresas têm apresentado na produção do contracheque:

Erros nos cálculos
São muitos percentuais que incidem sobre a remuneração dos profissionais. Taxas de imposto de renda, benefícios, contribuição sindical, INSS, faltas, horas extras e adicionais são apenas alguns dos fatores que são considerados para você definir o salário do colaborador.

É comum que no momento de cálculo da folha algum número saia errado ou a faixa de desconto selecionada não seja a que condiz com a situação do trabalhador. Isso ocorre principalmente nos casos em que a empresa faz o cálculo manualmente ou por meio de planilha.

Categoria e enquadramento incorretos
Para cada categoria de trabalho (como indústria, comércio) há uma convenção coletiva diferente, ou seja, normas que são únicas para cada caso. Se o preenchimento deste campo não é realizado corretamente, toda a folha de pagamento já fica comprometida, pois as normas observadas vão ser as de uma condição que não corresponde à do trabalhador.

Além disso, é importante colocar o colaborador no enquadramento adequado. No caso, ele pode ser um assalariado, uma pessoa jurídica, um freelancer, dependendo do acordo realizado. Falhas nesse enquadramento podem ser tão prejudiciais quanto as de categorias, já que as regras variam com cada situação. Por isso, tenha atenção a esses detalhes!

Não acompanhar as mudanças na empresa
Um erro muito comum é o não acompanhamento da mudança de situação dos trabalhadores. Muitas vezes, o profissional já se desligou da empresa e acaba recebendo uma remuneração indevida em sua conta. Pode ocorrer também o recebimento de benefícios como vale-transporte e vale-alimentação no caso de afastamento, férias ou licenças.

Outra situação recorrente é quando o colaborador é promovido, mas recebe a remuneração anterior ou quando há um reajuste salarial e a empresa esquece de atualizar os dados. Esses processos podem ser corrigidos, mas a custo de muito trabalho e desgaste, tanto para o empregado quanto para a empresa.

Falhas na previsão dos custos
Muitas empresas controlam bem a folha de pagamento ao longo dos meses, mas não se preparam para o décimo terceiro. Isso mostra uma grande deficiência no planejamento financeiro e pode gerar uma situação complicada. Afinal, é muito dispendioso ter que recorrer a empréstimos para pagar a remuneração de fim de ano dos contratados.

Nessas situações, os juros são muito elevados, o que pode prejudicar as finanças do seu negócio. Em qualquer porte empresarial, é importante ter uma previsão de gastos para você não ter dificuldades com a gratificação de Natal. Até mesmo porque este tipo de falha pode prejudicar também a imagem da sua empresa.

Centralizar os dados em um só computador e em um só profissional
Deixar todos os dados da folha de pagamento em apenas um computador pode oferecer um risco muito alto para o seu empreendimento. Se a máquina tiver algum defeito ou for invadida por vírus, todos os registros podem ser perdidos. Para evitar esse tipo de problema, é fundamental fazer cópias e backups dos arquivos.

Outro grande risco é ter apenas um profissional expert. Se esse colaborador faltar ou se desligar da empresa, como os outros vão continuar?

Por isso, é importante que no departamento pessoal um número maior de pessoas esteja habilitado a lidar com este documento. Para isso, é fundamental ter uma cultura de compartilhamento de conhecimentos.

Não acompanhar mudanças fiscais e legislativas
Não só a situação dos colaboradores muda constantemente. A legislação trabalhista e fiscal está sempre sofrendo alterações. Muitos gestores podem cometer erros por seguirem normas que já foram revisadas e atualizadas. Isso pode gerar diversos problemas, como causas trabalhistas e o pagamento de multas.

Os profissionais dos Recursos Humanos precisam se manter atualizados sobre a situação fiscal do país e também sobre as normas da clt (Consolidação das Leis do Trabalho) para evitar dificuldades nesta área. Assim, sua empresa não tem que arcar com sanções.

Fonte: Jornal Contábil
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