Esta semana iniciei mais um processo de coaching com um novo cliente que, dentre outras coisas, espera, administrar o seu tempo com mais objetividade, pois tem a clara consciência de que é a única coisa que o ajudará a concluir os seus projetos de maneira eficaz. No entanto, tem dificuldades de concentração e autodisciplina, o que compromete os seus resultados. É possível que, assim como ele, inúmeras outras pessoas estejam enfrentando a mesma situação, por isso, seguem algumas dicas úteis para que você seja mais produtivo com atitudes que fazem a diferença.

1- Crie uma lista de prioridades:
Sabe aquelas atividades que precisam ser feitas, mas, por algum motivo, nem é dado o pontapé inicial? Pois é, simplesmente liste-as, não se preocupe agora com os seus desdobramentos, pois a única coisa que importa nesse momento é reconhecê-las e olhá-las de frente.

O que precisa ser feito?
Área/setor

Importante: Compreenda que não há um número limite, você pode tirar uma semana se quiser só construindo essa lista que pode ser em qualquer área da vida ou da empresa.

2- Alavanque as suas prioridades:
Quando a sua lista estiver pronta, defina três ações principais que devem se tornar prioritárias dentre as demais, depois, dentre essas três ações escolhidas, defina uma, para ser a prioridade dentre todas as prioridades.

3- Defina os seus desdobramentos e seja mais produtivo com atitudes que fazem a diferença:
Agora sim, crie um objetivo que deve ser claro, específico, mensurável, alcançável, relevante e com um prazo para a sua conclusão, em outras palavras, defina um conjunto de ações para alcançar esse resultado:

O que?
Descreva, nesta coluna, todas as ações necessárias para alcançar o seu objetivo proposto.

Por que?
Defina aqui a importância de cada ação para atingir o resultado final;

Quem?
Com certeza, você, não necessariamente deverá ser o responsável por todas as ações, algumas podem (e devem) ser delegadas, assim você dá agilidade ao plano.

Como?
Pontue a forma com que cada ação deve ser executada.

Quando?
Defina um prazo para o cumprimento de cada ação específica que pode ser de três formas distintas, podendo ser:

1. Um dia específico: No dia 12 de outubro farei essa pesquisa.
2. Uma data limite: Até o dia 12 de outubro terei concluído essa tarefa.
3. Um período de tempo: No período de 09 até o dia 12 farei a pesquisa.

Quanto?
Qual o custo para realizar cada etapa (ação) definida nesse planejamento? Essa etapa é muito importante para evitar surpresas desagradáveis no tocante ao aspecto financeiro.

Recursos necessários?
Que recursos tecnológicos, materiais, intelectuais (ou qualquer outro) serão necessários para executar e concluir cada etapa?

4- Concluindo:

Com essas orientações e uma ação efetiva, tenho certeza absoluta que você compreenderá melhor o que está acontecendo, podendo agir de forma maneira mais focada, organizando-se e comprometendo-se verdadeiramente com os seus resultados.

Fonte: Administradores