Após conversar com uma líder de uma empresa do ramo da saúde, a autora do livro Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization (Onde a Ação Está: As Reuniões que Podem Melhorar ou Quebrar sua Empresa, em tradução literal para o português), Elise Keith, escreveu um artigo sobre os quatro passos mais importantes nos primeiros cinco minutos de uma reunião.

Segundo ela, o início é crucial para o sucesso de toda e qualquer reunião. Desde as saudações aos participantes nas salas de reunião até mesmo à criação da atmosfera para o ponto principal do encontro: o engajamento de todos ali presentes. Veja a seguir os quatro passos essenciais para uma reunião de sucesso.

Traga todos para a sala
Você não pode ter um consenso na reunião se as pessoas não estão focadas nela. Lembre-se: cada pessoa que foi à reunião estava fazendo alguma outra coisa antes dela começar. As pessoas chegam com as cabeças cheias de necessidades e tarefas inacabadas.

Um bom começo deve capturar a atenção de todos. Desligam-se os telefones, param de digitar e os olhos se conectam.

Por exemplo, alguns líderes recebem todos na porta. Recebê-los pessoalmente e dar boas vindas em reuniões funciona tanto quanto receber pessoas em casa. Os times no Starbucks costumam colocar o café um do outro para uma degustação rápida antes das reuniões começarem. Até mesmo começar deixando a proposta da reunião clara, funciona mais do que explicar a logística dela, dessa forma cria mais energia.

Defina expectativas
Há diversas maneiras de gerenciar a atenção de uma sala, mas ler o roteiro da reunião não é uma delas. Não nos reunimos com o intuito de cumprir uma agenda; nos reunimos por um propósito. Reuniões são para criar um entendimento geral, tomar decisões e definir planos em andamento.

Precisamos nos reunir para tomar essas decisões porque queremos todos ali para participar, ajudar a encontrar a melhor solução e, então, comprometer-se com o objetivo. Se não precisássemos daquele ponto de vista ou engajamento, não nos reuniríamos.

O início de uma reunião de sucesso deixa o propósito claro. A agenda é o “como”. Nunca comece com o “como”, mas com o “porquê”.

Depois, para definir aquele propósito com cada pessoa, peça a participação dela. Se o seu time não tem se engajado muito, não assuma que eles sabem que você se importa com a opinião deles. Afinal, eles não precisaram se engajar antes. Sempre fico surpreso quando um líder procurando mais comprometimento admite que nunca pediu isso antes.

Mostre o engajamento que você procura
Então você conseguiu a atenção deles e deixou claras quais eram suas expectativas para a reunião. Agora, você deveria seguir o roteiro?

Não. Não ainda. Primeiro você precisa provar que o engajamento é bem-vindo ao fazer com que todos se engajem ali, na hora: todos na reunião devem engajar-se diretamente nos cinco primeiros minutos.

É por isso que muitas reuniões começam com uma pergunta simples feita a todos; não é provável nem educado que continuem no celular quando uma sala inteira começa a lhe observar à espera de uma resposta.

Outros times podem escolher começar com alguns minutos de meditação. Isso ajuda a limpar a mente de distrações, enquanto torna impossível continuar mexendo em um laptop.

Torne o engajamento seguro
Lutar contra distrações torna a produtividade possível, e esse é um objetivo que vale à pena alcançar.

Dê uma olhada novamente nos três primeiros passos e pense sobre a mensagem que você pode mandar nos cinco primeiros minutos da reunião.

• Atenção: Queremos você aqui e é importante ter o seu foco;
• Propósito: Essa reunião é importante para todos e precisamos da sua contribuição para alcançar o melhor resultado possível;
• Comprometimento: Todas as vozes importam aqui. Estamos todos juntos nessa. Estamos todos no grupo para atender a esse chamado e queremos você conosco.

Ainda tem mais um passo importante: o começo de uma reunião de sucesso também deve dizer às pessoas que é seguro dar sua opinião no grupo. Essa atitude manda o recado de que cada pessoa importa, que elas pertencem ao grupo e que as outras pessoas se importam com o que ela tem a falar. Deixar essa mensagem clara, define o perfil de tudo que está por vir, e o perfil certo faz com que as reuniões sejam mais produtivas e significativas.

Sabendo que você vai reunir-se com o seu time uma vez por semana, considere o impacto que investir nesses cinco primeiros minutos pode ter na cultura do grupo. E então, comece a experimentar. Não se preocupe em fazer uma reunião perfeita na sua primeira tentativa. Se você tem o propósito claro para você mesmo e pede para o seu time engajar-se, você não vai precisar fazer tudo dar certo sozinho. Você está se reunindo, então vocês podem avançar nisso juntos.

Fonte: Administradores
Imagem: Projetado pelo Freepik