Avaliar a eficácia de um projeto é uma etapa fundamental para determinar se os objetivos propostos foram alcançados, bem como para identificar possíveis falhas e oportunidades de melhoria.

Quando pensamos no PDCA (Plano, Do, Check, Act), a avaliação de eficácia representa a etapa de verificação, ou Check, do ciclo de vida de um projeto.

Por onde começar uma avaliação de eficácia de um projeto?

Primeiramente, é preciso definir os critérios de sucesso para o projeto. Esses critérios devem ser claros, objetivos e alinhados aos objetivos estratégicos da organização, permitindo uma avaliação precisa do desempenho. Alguns exemplos de critérios de sucesso:

• Projeto concluído dentro do prazo estabelecido;
• Projeto concluído dentro do orçamento estabelecido;
• Gerar pelo menos R$55.000,00 de receita em novas vendas;
• Retorno sobre o investimento (ROI) de pelo menos 15%;
• Aprovação da entregue por parte do cliente do projeto.

Se o resultado esperado do projeto não for claro fica impossível determinar a eficácia de um projeto. Afinal, para quem não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve, certo?

Ah, e é altamente recomendável usar mais de um critério de sucesso, inclusive que sirvam de suporte uns para os outros. Se um dos critérios do projeto é gerar receita, talvez ROI e satisfação sejam bons critérios de sucesso para garantir que não sejam feitas vendas de baixa qualidade a qualquer custo.

Em seguida, é importante coletar dados relevantes para avaliar o desempenho do projeto. As informações que precisam ser coletadas vão depender dos critérios de sucesso do seu projeto. O que você quer alcançar define o que você precisa medir/coletar.

Avaliação de eficácia na prática

Agora que temos os critérios de sucesso e nosso projeto foi concluído basta realizarmos uma comparação entre a expectativas dos critérios e a realidade alcançada.

Se o nosso critério de sucesso era, por exemplo, gerar pelo menos R$55.000,00 de receita em novas vendas e ao término do projeto evidenciarmos que foram geradas R$50.000,00 então sabemos que esse critério não foi atingido e por tanto o projeto não foi eficaz.

Por que avaliar a eficácia de um projeto?

Existem diversos benefícios em avaliar a eficácia de um projeto:

• Tomar decisões informadas: a avaliação da eficácia do projeto fornece informações valiosas que podem ser usadas para tomar decisões informadas no futuro. Isso pode incluir decisões sobre investimentos futuros, aprimoramentos nos processos e operações ou mudanças na estratégia organizacional.
• Prestação de contas: a avaliação da eficácia do projeto é importante para garantir a prestação de contas aos stakeholders, como investidores, clientes e colaboradores. Isso pode ajudar a construir uma reputação positiva para a organização e aumentar a confiança das partes interessadas.
• Identificar oportunidades de melhoria: a avaliação da eficácia do projeto pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria nos processos, operações e produtos/serviços entregues. Isso pode ser importante para otimizar recursos e aumentar a eficiência da organização.

Por fim, o principal objetivo de avaliar a eficácia é gerar aprendizado, para errar menos ou para maximizar ganhos nos próximos projetos. Dessa forma garantirmos que a cada projeto a organização se torna melhor a mais experiente.

Alcance os objetivos do seu projeto. 

Avaliar a eficácia de um projeto é uma etapa fundamental para garantir que ele alcance os objetivos pelos quais ele foi criado. 

Para isso, é necessário definir critérios de avaliação claros e objetivos desde sua concepção. Estabelecer indicadores de desempenho, coletar e analisar dados e apresentar os resultados de forma clara e concisa para não cometer o erro de “pintar o alvo” depois que o projeto foi concluído.

Ao adotar uma abordagem sistemática de avaliação, os gestores de projetos podem identificar melhorias.

Além disso, é importante lembrar que a avaliação da eficácia de um projeto não é um processo pontual, mas sim contínuo e iterativo e o principal objetivo de avaliar a eficácia. O resultado de uma avaliação bem-feita é o aprendizado gerado, para errar menos e para maximizar ganhos nos próximos projetos.

Fonte: Blog da Qualidade