As fronteiras que separam a vida pessoal e profissional são cada vez mais difusas. As pessoas tendem a passar mais horas no escritório do que em casa. Além disso, até um quarto delas realiza tarefas da empresa fora do escritório. Fica fácil entender por que o equilíbrio entre essas duas esferas da vida nos dias de hoje pode ser tão complicado.

A falta de separação entre as tarefas que realizamos no trabalho e em casa pode ser efeito do rápido aumento na quantidade de informações digitais que vivenciamos. Nossas vidas pessoais e profissionais agora dependem desses dados armazenados em mídias sociais e em contas de e-mail, documentos digitais e pastas compartilhadas. Nosso estudo recente mostra uma grande desordem digital nos arquivos dos negócios e no gerenciamento de credenciais.

O fim do equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Trabalhar em um escritório das 9h às 18h tem uma série de benefícios muito claros: um emprego estável, salário e horários definidos. Mas esse cenário não é realidade para boa parte das pessoas. Agora, espera-se que trabalhemos um pouco mais, seja para uma reunião extraordinária, um prazo muito apertado ou até mesmo para a festa de Natal. Milhões de trabalhadores precisam trabalhar até tarde para poder realizar seu trabalho com eficiência. De fato, estima-se que no México a quantidade média de horas semanais trabalhadas é de 43 horas por semana, os outros países que seguem essa tendência de perto são a Costa Rica, Grécia e Coréia do Sul.

Embora essas circunstâncias sejam “aceitas”, elas modificaram a forma que os profissionais lidam com suas vidas profissionais e pessoais. Deixar objetos pessoais no escritório e realizar tarefas domésticas em nossa mesa de trabalho é muito comum. A rotina é tão intensa que algumas pessoas possuem até um conjunto extra de roupas no escritório, então por que não deveríamos fazer o mesmo com a informação digital? Ter acesso aos dados dos quais precisamos, independentemente de seu uso, tanto em casa quanto no escritório torna as coisas muito mais fáceis.

O grande problema que as empresas podem enfrentar com esse comportamento é a negligência por parte da equipe no armazenamento de informações corporativas. Os profissionais que optam por armazenar essas informações em seus dispositivos pessoais nem sempre são tão cautelosos a ponto de garantir sua segurança. Obviamente, isso tende a acarretar consequências enormes para seu negócio.

Gerencie as informações e os funcionários de sua empresa
Enquanto os trabalhadores lutam para gerenciar as informações pessoais e da empresa, as corporações têm a árdua tarefa de monitorar e proteger um número crescente de arquivos e dados. Nosso estudo revelou que 80% dos funcionários não acreditam que sejam responsáveis por e-mails, arquivos e documentos com permissões de acesso adequadas, independentemente de terem sido criados por eles ou não.

Dados pessoais confidenciais, informações de pagamento e códigos de autorização são apenas alguns exemplos de informações sensíveis sobre as quais as empresas dependem para um desempenho eficiente. No entanto, a equipe não armazena esses dados com segurança ou corretamente. Um pouco mais da metade (56%) dos funcionários exclui regularmente objetos desatualizados de sua caixa de entrada de e-mail e apenas um terço (34%) se livra de arquivos obsoletos em seus discos rígidos.

Essa desordem digital é um problema ainda mais sério quando a informação é armazenada em locais onde é difícil controlá-la, como na nuvem ou em pastas compartilhadas, ou quando os arquivos são transferidos. Se você pensar nesse cenário junto ao rápido crescimento no número de arquivos que são criados, é mais complicado para as organizações gerenciar informações comerciais. Apesar disso, eles ainda são responsáveis por não liberar o acesso para pessoas externas à organização, nem as ajudar na localização de dados confidenciais com facilidade. Se um empregado pode descobrir os salários de seus colegas, por exemplo, o que impediria um cibercriminoso de fazer isso?

As empresas dependem do apoio de seus funcionários para a administração e manutenção da segurança dos de dados. Se os funcionários e as organizações puderem enfrentar o desafio da cibersegurança juntos, é mais provável que seja promovida uma cultura de ética e de negócios na qual todos estejam interessados em proteger a empresa e ajudar uns aos outros a alcançá-la. E é por isso que o treinamento de funcionários é tão importante: para que eles entendam a importância da segurança das informações, seu papel em tudo isso e as medidas que devem ser tomadas para garantir sua proteção. Só então os funcionários estarão prontos para separar suas vidas digitais do trabalho e de casa.

Aliviando a pressão
Em nossa experiência e opinião, a desordem digital não é o problema, seja na vida pessoal ou no trabalho. A falha parece estar na insuficiente responsabilidade do pessoal e na incapacidade de escolher e usar diferentes ambientes para diferentes propósitos.

A experiência de todos é diferente. As pessoas mais velhas, que muitas vezes se sentem menos confortáveis com as novas tecnologias, têm maior probabilidade de relutar em compartilhar suas senhas do que os jovens, mesmo aqueles que são jovens demais para assumir total responsabilidade por suas ações. Por sua vez, todos conhecemos pessoas que se sentem mais confortáveis trabalhando em espaços organizados e outras muito mais eficientes no meio de pilhas de papéis (não é uma bagunça total, mas um estilo de vida!).

Portanto, em vez de focar na instalação de soluções de negócios em dispositivos pessoais (o que é complicado, até mesmo impossível em alguns países), ou tentar mudar os hábitos dos funcionários assustando-os, precisamos criar ambientes onde exista equilíbrio entre segurança e conveniência para diferentes tipos de informações e processos de negócios. E ainda mais importante, devemos explicar a diferença entre o trabalho que é totalmente interno à empresa e os espaços em que os funcionários se comunicam e colaboram com pessoas externas.

Qualquer pessoa pode organizar sua própria geladeira (ou mesa ou solução de nuvem), mas isso deve ser confortável e seguro para todos. Para isso, é necessário adotar uma série de regras e conhecimentos comuns. E, obviamente, alguém precisa apresentá-los e unificá-los para que os hábitos dos funcionários não interfiram com as necessidades da empresa ou com a performance dos funcionários.

Fonte: Kaspersky
Imagem: Designed by Yanalya