Uma Gestão de Documentos eficiente é fundamental para fortalecer nossas empresas por diversas razões. Ao manter os documentos organizados de forma sistemática, facilitamos o acesso a informações importantes quando necessário, assim como economizamos tempo e evitamos frustrações ao procurar por documentos específicos.

Se nos aprofundarmos um pouco e considerarmos a perspectiva da gestão da qualidade, então, há alguns aspectos adicionais que podem ser vitais não só para garantir conformidade como também para demonstrá-la em momentos de auditorias.

Assim, é importante garantir que a gestão de documentos não apenas atenda aos requisitos operacionais e regulatórios, mas também contribua para a melhoria contínua, a padronização e a consistência dos processos organizacionais. No artigo de hoje, vamos conhecer alguns benefícios de uma gestão de documentos realmente eficiente!

Garantia da Segurança da Informação

Ter uma Gestão de Documentos eficiente significa se preocupar com a documentação em todos os aspectos necessários, assim, implementar medidas de segurança para proteger documentos confidenciais e sensíveis é crucial. Isso pode incluir a criptografia de dados, controle de acesso e backups regulares para garantir a integridade dos documentos.

Quanto isso acontece, diversas vantagens são percebidas. Por exemplo:

• A empresa elimina a chance de perder informações importantes e garante que somente os colaboradores certos acessaram os documentos;
• A distribuição de informações é facilitada, o que aumenta a velocidade dos processos e a produtividade das pessoas;
• Informações sensíveis são protegidas e a confidencialidade dos processos é assegurada;
• Todas as informações ficam centralizadas e são muito mais facilmente gerenciadas;
• Entre outros benefícios.

Aumento do trabalho em equipe e produtividade

Muitas informações que circulam na empresa precisam ser visualizadas e trabalhadas por vários colaboradores, tal qual planos de ação, projetos ou não conformidades. Uma gestão de documentos eficiente permite que múltiplos usuários acessem, editem e compartilhem documentos de forma colaborativa.

Esse fator promove a eficiência e a produtividade, especialmente em equipes distribuídas em setores diferentes da empresa. A possibilidade de localizar e acessar informações em qualquer lugar a qualquer momento faz com que o trabalho em equipe flua mesmo sem a presença física das pessoas. Isso permite que elas interajam em momentos específicos, mas trabalhem de forma descentralizada, priorizando e organizando suas rotinas da melhor forma possível.

Automatização de processos e redução de custos

Uma gestão de documentos eficiente oferece recursos de automação e pode otimizar fluxos de trabalho, dando velocidade aos processos enquanto reduz erros humanos. Por exemplo, a automação do fluxo de aprovações de documentos, algo extremamente comum na área da qualidade, pode acelerar muito o ciclo de vida do documento e sua utilização.

Além disso, a gestão de documentos eficiente pode resultar em uma economia de custos significativa a longo prazo. Isso inclui a redução de despesas com impressão, armazenamento físico de documentos, assim como o tempo gasto em processos manuais, como o gerenciamento e distribuição dos documentos.

Por exemplo, ao invés de o colaborador passar horas apenas checando quais documentos estão atrasados ou quais cópias controladas estão no processo, ele apenas checa no sistema e descobre essas informações em segundos. Sem nenhuma dor de cabeça.

Manutenção da conformidade regulatória

Sabemos que se manter em conformidade com regulamentações, e demais normas específicas, é crucial para evitar penalidades legais e proteger a reputação da empresa. E também sabemos que isso nem sempre é uma tarefa fácil!

Porém, uma Gestão de Documentos eficaz pode ajudar a garantir que os documentos estejam em conformidade com requisitos legais e dentro dos prazos. Da mesma forma, ela assegura o correto controle de acesso, organizando e indexando o que for necessário e protegendo documentos, certidões, contratos e outros. Isso tudo garante auditorias mais tranquilas e todos os recursos necessários para organizar, proteger, reter e auditar documentos conforme as leis e regulamentos aplicáveis ao seu negócio.

Análise de Dados e compreensão do contexto organizacional

Como diria o William Edwards Deming, “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. Quando ele proferiu essa frase, já era difícil medir e analisar o desempenho das empresas. Porém, hoje em dia, o volume de informações aumentou drasticamente, tornando muito mais complexo analisar tudo que acontece.

Bons sistemas de gestão da informação tem a capacidade de armazenar grandes volumes de documentos de forma organizada. Assim, as empresas podem aproveitar ferramentas de análise de dados para extrair insights poderosos.

Isso pode ajudar na tomada de decisões estratégicas e no desenvolvimento de melhores práticas empresariais, bem como aumentar a eficiência das pessoas e processos.

A melhor forma de ter uma Gestão de Documentos eficiente?

Uma Gestão de Documentos eficiente pressupõe uma série de atividades que vão desde a organização inicial até a manutenção do sistema, com controle dos prazos e das informações, onde devido à grande quantidade e complexidade/risco desse processo é praticamente impossível conseguir eficiência utilizando planilhas, por exemplo.

Por isso, a melhor forma é contar com um software, algo que foi criado para isso e tem todas as funcionalidades pensadas para garantir que sua gestão de documentos vai atender aos três pilares da gestão de documentos:

• Confidencialidade: somente as pessoas certas têm acesso aos documentos e informações, evitando vazamento de informações da empresa e partes interessadas;
• Integridade: os documentos estão protegidos e seguros, sem risco de serem destruídos, perdidos ou corrompidos;
• Disponibilidade: estão disponíveis de forma fácil e prática, garantindo a produtividade das pessoas que deles necessitam.

Fonte: 8Quai