O segredo da produtividade não está em revisar sua agenda ou em se tornar um especialista em multitarefas. Em vez disso, para realizar mais trabalho em menos horas e sem se esgotar, o timeboxing pode ser a solução.

A técnica, conforme artigo da CNBC Make It, é simples: cada tarefa de uma lista de afazeres recebe um determinado período de tempo. Para isso, elas são agendadas em um calendário e quaisquer distrações são bloqueadas enquanto durante o trabalho, que deve ser feito até que o período previsto termine. Em seguida, é hora de avaliar o progresso e passar para o próximo item da lista de tarefas.

Definir diretrizes claras sobre como você gasta seu tempo e energia é a maneira mais fácil e eficaz de aumentar a produtividade, de acordo com uma nova pesquisa da Slack, subsidiária da Salesforce, e da empresa de pesquisa Qualtrics.

Independentemente do nível de trabalho, a pesquisa realizada com mais de 10.000 funcionários administrativos e executivos encontrou um equilíbrio ideal entre tempo de foco, tempo de colaboração, conexão social e tempo de inatividade para ser produtivo e, ao mesmo tempo, manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.

Em média, os trabalhadores administrativos dizem que a quantidade ideal de tempo de concentração é de cerca de quatro horas por dia, enquanto a maioria concorda que no máximo duas horas devem ser gastas em reuniões e em colaboração. Em uma típica jornada de trabalho de oito horas, restam duas horas para serem divididas entre o convívio social, como tomar um café com um colega de trabalho, e o descanso.

“O tempo de foco, o tempo de colaboração, a conexão e o descanso são como os macronutrientes de um dia de trabalho”, diz David Ard, vice-presidente sênior de sucesso dos funcionários da Slack e Salesforce, para a CNBC Make It. “O equilíbrio certo dá a você a energia necessária para dar o melhor de si”.

Agendar proativamente blocos de tempo em sua agenda para se concentrar – e algumas pausas ao longo do dia para restaurar sua capacidade de foco – é “realmente crítico” para a produtividade, diz Christina Janzer, vice-presidente sênior de pesquisa e análise da Slack.

“É aí que você tem tempo e espaço para ser inovador e criativo, para realizar com eficácia as tarefas que lhe cabem e refletir sobre objetivos de carreira de longo prazo”, explica ela.

Pular os intervalos não é apenas contraproducente – também pode ser prejudicial à sua saúde mental. Funcionários que raramente ou nunca fazem pausas no trabalho têm quase duas vezes mais probabilidade de se esgotar do que aqueles que o fazem.

Aqueles que fazem pausas, por outro lado, apresentam pontuações mais elevadas em termos de equilíbrio entre vida pessoal e profissional, produtividade, satisfação no trabalho e uma maior capacidade de gerir o stress e a ansiedade.

O timeboxing, é claro, não é uma ciência perfeita. Você precisará ajustar as alocações e fazer algumas compensações para criar um cronograma realista, mas mesmo tomar pequenos passos para incorporá-lo em sua vida pode “fazer maravilhas” para seu bem-estar e foco, diz Janzer.

“O que vemos a partir dos nossos dados é que as pessoas estão sobrecarregadas ao tentar fazer demais e equilibrar todas estas prioridades concorrentes. Esta é uma abordagem que pode ajudar”, afirmou. “Essa sensação de precisar estar sempre ‘ligado’ para fazer tudo pode realmente prejudicar tanto os funcionários quanto as empresas.”

Fonte: Administradores